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リモートワークする上でやったほうがよさそうなことを調べたら【16個】あった

こんにちは、もりぞーです。

リモートワーク、してますか?

コロナウイルスの影響で自宅でリモートワークを始めた人も多いとおもいます。

かくいう僕も、先週から全社的にリモートワークになりました。1日家で作業をしていたところ、

・ヤバい…通信つながらない!ネットおそすぎる!
・あれ…気づいたら終業時間に!仕事終わらない…!

などなどいろいろと問題が。

そのときは、目の前に起きた課題はどれも無事解決しました。

けれども「これからリモートワーク、けっこう続くかも……」とおもうと、ちょっと心配。

「今後リモートワークする機会って必ずあるよな……じゃあいろいろ起こるであろう課題を先回りして調べちゃおう!」

「課題、悩み、解決策、いろいろある!ありすぎる!w」
※たとえばnoteで「#リモートオフィス」で調べるといろいろ出てきます

「こうした個別的な悩み、集約して整理したい!!!」


というわけで、

今後に向けての整理もかねて、よくあるリモートワークの課題や参考になりそうな情報などをざっと100記事ほど読んでみました。

すると「リモートワークする上でやったほうがよさそうなこと」はわりと共通していたので、大事そうなものから順にリストアップしてみました。それではどうぞ。

(全部で5000文字以上になってしまいました…目次など活用して、がんばって読んでください!!!!!)

1. 「そもそもリモートワークにまだ慣れていない」という認識を持つ

これ、今の自分に一番言い聞かせたいことなのですが、いろいろと記事を読んでいると、リモートワーク開始時期に仕事がうまくいかない原因は「リモートワークに慣れていないから」かなと。

以下の記事に書いてあったこの内容が印象的でした。

今までの仕事のやり方は「オフィスにいることを前提として最適化されたチームワーク」。
リモートワークを技術的問題だと捉えると、「効率が上がるって言うからやってみたけどうちには合わなかった」となります。でも、リモートワークが機能しない多くのケースは適応課題だからなんです。適応課題は“adaptive challenge”なので「うまくいくまでチャレンジするもの」です。

要するに「適応課題」なので、「うまくいくまでチャレンジ」していきましょう、という話です。

2. 自宅の環境をできるだけ整える

オフィスとの物理的な違いで一番大きいのはここです。先週はじめて家で作業してみて、以下のことに気がつきました

・机・イスがない(床で作業すると腰が痛くなる)
・サブディスプレイがない(圧倒的に効率が落ちる)
・いい感じで空調効いてない(空気も淀みがち。今は花粉のシーズンなので換気もできない……)

オフィスのありがたみを感じました……といっていてもリモートワークはいつまで続くかわからないので、とりあえず机とイスを早急に注文しました。

※他にも「ラップトップスタンド」など、効率化につながりそうなグッズはいろいろと試してみたいところ↓

3. 自宅に作業スペースを複数持つ

「複数」持つ、というのがポイント。リモートワークしていると、ずっと同じ姿勢になりがちです。以下のnoteで紹介されていたのですが、「床」「テーブル」「ソファー」と作業スペースを複数持っておくとよさそうだなとおもいました。

4. チャットツール・ファイル共有ツールを導入する

自分の会社はもともと導入していたのでよかったのですが、これがないとリモートワークはけっこう厳しいだろうなーとおもいました

具体例については以下のnoteにまとまってます

5. ネット通信を良好にする

ネット通信が遅いと業務全体のパフォーマンスに影響します(実際に僕も昨日「よし!リモートワークはじめるぞ!」とおもったら通信が遅すぎて一時的に何も手が付かない……となりました)

あと、通信環境にも注意が必要です。会社内だと安全性高くても、外だとけっこう低くなります。

(注意点の例。全社的にリモートワークが始まったタイミングで、社内の人が周知してくれました)

* ネットワークの盗聴のリスクがあるため無料Wi-Fiを使用しないようにしてください
* パソコンから離れるときは必ずスリープモードにしてください
* スリープ後の復帰時のパスワードは必ず有効にしてください
* 個人情報が含まれる情報をダウンロードした場合は、使用後必ずパソコンから削除してください
* ゴミ箱にも残らないようにしてください
* データ単体や組み合わせで個人が特定できるものは、個人情報に当たります

6. 情報をオープンにする

多くの社員がリモートワークするとなった場合に重要度高いのはこれなんじゃないかなーとおもいます。たとえばSlackを使っている場合は、やり取りは極力 public channel で行いましょう。心理的安全性も保たれるし、何よりチームでの課題解決スピードが早くなります。

※社内のアーキテクト 兼 技術広報のおかしょいさんが全社LT会で話していて、激しく感化されました

必要以上に private channel や DM を使うことを避け public channel でやり取りできないか?を検討しましょう 

※もちろん例外もあります。たとえば人事・労務情報、個人情報、お金に関することなどはプライベートのほうがよさそうです。


また、「情報をオープンにする」という意味合いだと、「日報」「分報」などもいいかもしれません

例)「10秒の会話」がなくなった
→日報制度の義務化
→分報文化「times_」(自分の日常の主観を「times_」で発信するもの)

※「分報」、以前からちょいちょい試しにやってみてはいるものの、結局Twitterでええやん!ってなって使ってないです。このあたりは組織・個人の文化にフィットするものを取捨選択するしかありませんね…

(気持ちとしてよくわかる……)

7. オンラインMTGの作法を学ぶ

リモートワークとなると、オンラインMTGをする機会も増えるかとおもいます。そんなときにふだんのMTGと同じように進めると「なかなかうまくいかなった」ということも多いはず。

前提として

・ちゃんとオンラインMTGできるか事前に確認
・イヤホンやヘッドセットを極力活用

した上で、オンラインMTGならではの、MTGをスムーズに進めるための作法があります。

「オンラインMTGの作法」の例

・マイクは原則「ミュート」。喋るときのみ「ON」にする
・ビデオは「ON」にしておく
・サインをたくさん活用する 例:うなずきやOKサイン(親指と人差指で輪を作る👌)、サムズアップ(親指を立てる👍)、挙手(✋)など
・アジェンダのドキュメントは必ず開いておき、その場で打ち込んでいく
・質問・疑問は音声ではなく、ドキュメントやSlackに書き込む

※参考

組織・チームによって取り入れるべきかそうでないかは微妙に異なってくるとおもうので、一番フィットするやつを選んでいくといいです。

8. あえて積極的にMTGする・カレンダーおさえる

リモートワーク慣れない内は、あえて積極的にオンラインMTGする、カレンダーおさえて同じ時間で作業進行する、などはありかもしれません。リモートワークはじまったタイミングでちょうど社内の関係部署で、
・相手の返信を待つ時間が出る
・Slackで議論すると話がまとまらない
・長文打つのに時間がかかる
・緊急度高いタスクの確認が遅延する

などの課題も出ており、その際の解決策として「あえて積極的にMTGする・カレンダーおさえる」はありかもなとおもいました。

9. チャットにはいつもの3倍増しでリアクションしてあげる

僕自身はあまり感じないのですが、チャットだけのやりとりでよくある悩みとして、以下が多くの職場であるみたいです。

・チャットちゃんと相手見てるのかな?
・オンラインだけでのやり取りだとなにか心もとない
・相手の温度感がわからーーーーーーーんんんんん!!!

解決策の一つとして多くの記事・SNSに上がっていたのは、「チャットに感情を乗せる」です。理由は基本的に発信側は反応が見えにくくてやりづらくなるからです。個人的にもだいぶ実感知として有効です。

「チャットに感情を乗せる」テクニック

・「!」や「ーー(伸ばし棒)」、絵文字を多めにつける
・絵文字・スタンプ増し増しでリアクションする
・テンションを上げる発言を増やす(例:「おおおおお!」「やばい」「すごい」「いいね」「やろう」)

※参考


10. 雑談する機会を持つ

リモートワークやってみると、以下のことが起きがちです。

・コミュニケーション量が減った
・気軽に相談しづらくなった
・仕事していてなんか寂しい……うえええん……

これを解決してくれるのが意外にも「雑談」です。実は雑談って、仕事の生産性にもつながっているので結構大事なんです。

※以下のnoteにとてもわかりやすくまとまってました

雑談の機会を持つために、「雑談専用のチャットグループつくる」「オンライン飲み会開催する」などのアイデアについてnoteでは触れられてます。

リモートワークでチームの雑談が減ったのでボイスチャットサービス『Discord(ディスコード)』を使ってみた という以下のnoteで紹介されていた Discord というサービスも気になってます。

※余談ですが……
オンラインホワイトボードの「miro」というサービスもおすすめです。よくMTGでホワイトボードに書き出したり、付箋はったりしますよね。そんなことがオンライン上でできたりします。

11. 適度に運動・ストレッチする

リモートワーク中だとどうしても運動不足になってしまいます。Twitter見てると「ラジオ体操やってみた」「YouTubeの筋トレ動画めっちゃ見てる」みたいな人が多かったです。

(楽しそう……)

(この記事でSmartHRの宮田さんが紹介されてた筋トレ動画を最近めっちゃ見てます)

12. 食べすぎに注意する

人によっては「自宅にいるとついついお菓子とかごはんとかが近くにあって食べちゃう……」という方もいるようです。そうです。僕もついつい食べちゃいます。

※これについては解決方法まだ見つかってないので、もしあれば教えてください……

13. 朝起きたら着替える

「ルーティンを変えない」ためにすることの一つとして有効だったりします。「なんで寝間着のまま仕事すると生産性落ちるんだろ?」と考えてみたのですが、「寝間着のまま何かするのは休日のルーティンだから」かもしれません。はい。今から着替えます。

14. 積極性を持つ

リモートワークだと「仕事の強制力が働かない!」という人も多いと聞きます。そうなるとタスク・プロジェクトの進捗が悪くなってくるなど、困ることばかりです。いつも以上に積極性の意識を持つくらいがちょうどいいかもしれません。

15. 時間に区切りを設ける

リモートワークだと通退勤など分かりやすい時間の区切りがなく、漫然と業務にあたってしまうことも。「時間に区切りを設ける」ための方法についていろいろ調べてみたところ、「The Pomodoro Tracker」のツールを使った「ポモドーロ・テクニック」という手法がありました。

(「ポモドーロ・テクニック」とは?)
・25分の作業と5分の休憩、計30分がワンセット
・25分が経過したら、作業をバッサリやめること
・5分はとにかく休むこと

(こんな画面↓)

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16. リラックス度合いを適度にコントロールする

基本的には「テレビはつけない」「お菓子を用意しておく(※食べすぎ注意←自戒)」などでしょうか。「無音だと緊張してしまう!」という人は気にならない程度にBGMを流しておくといいかもです。

※おすすめ①(Spotifyのプレイリスト。名前の通り、激しく集中できます)

※おすすめ②(世界の絶景でDJする音楽配信プラットフォーム「Cercle」。これならFire TVなど使ってテレビで流していてもいいかもです。下のはウユニ塩湖でライブしている映像。ヤバい。)

追記)17. Slackのステータスを「今してること」にする

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「情報をオープンにする」と少し関連しますが、「Slackのステータスを【今してること】にする」とよさそうだなー、とおもいました。

例)
・「リモート中」
・「ランチで外出中」
・「会議中」

リモートワークしてると「相手が今何しているのかわからない問題」があるので、その解決策となるのではないでしょうか。ステータス見て、「あ、今返信ないのは会議中だからか…」と知れるなど。

(こちらのはいぼーるさんのコメント見て知りました↓)

何よりSlack公式がわかりやすくまとめてくれています↓

追記)18. 「会社では着れない服」を着てテンションを上げる

ちゃおずさんがnote見て楽しいTipsをひらめいてくれました!!!これはぜひ試してみたいです。眠たくなったらタンクトップに着替えるなど、1日に複数回着替えてみるのも楽しいかもです。


まとめ

以上、リモートワークでやったほうがよさそうなことリストでした。調べてみると無限にノウハウがあふれていて、整理するのに苦労しました(笑)。究極的にはリモートワークでやった方がいいことの多くは、リモートワークじゃなくてもやった方がよさそうだなとおもいました。

おまけ:プライベートの自宅での過ごし方

プライベートを自宅で過ごす機会が続きそうだな……というわけで気になった自宅での楽しそうな過ごし方についてのコンテンツを少し紹介して終わりにします。

(メモ:家での過ごし方も前向きに捉えたいところ)


(以下、自宅で楽しめることアイデア)

(これも気になるw↓)


・Twitterやってます↓


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もりぞー

(最後まで読んでいただけただけで十分です…!ありがとうございます!)

ありがとうございます!
ウィルゲートというマーケティング・DX支援の会社で広報・コンテンツ制作を担当している新卒4年目。広報/マーケ💁・Notion📝・サウナ⛺の話をよくします。スパイスカレーが好き。【プロフィール詳細はこちら👉 https://morizooo.me/