【番外編】スタートアップ合宿の場所選び・準備 in 箱根 2021 by SPeak
2021年12月、SPeakでは創業以来初めての合宿を1泊2日 in 箱根の合宿レポート記事を書きましたが、本記事では、
「10名ぐらいでがっつりビジネス・チームのこと話せる場所が見つからない」「そもそも合宿のプログラム設計どうしよう？」
といった方に向けて、合宿場所選びのプロセスとプログラム設計などの準備について書きました。原体験として、10名未満のシードステージスタートアップとして、今回合宿を自ら全て準備した経験から書きます。
SPeakの合宿レポート【本編】は👇からご覧ください。
まずは、目的
1. 2022年ビジネス戦略2点を、インターン・フルタイム・副業の垣根なくブレストして議論すること
2. チームとしてのバリューや目指すべき姿を話しながら、コロナで失ったリアルなチームコミュニケーションをリモートメンバーも含めてリアルの場で深める
3. 2021年、SPeakのビジョン・ミッションを一緒に苦楽を過ごすメンバー全員のおつかれさま・楽しむ
💡「おつかれ」要素は３番目の目的だったので、がっつりビジネス・チームについて集中して議論できる環境かつ、夜はリラックスできる環境の両方を追い求めながら、予算低めで設定していたので、場所探しも苦戦しました。
わたしのGoogle検索スキルが低いかもですが、スタートアップ合宿に関する良い記事があまりないことに驚き。場所決めや準備段階で結構、時間をとられました。
現在のSPeakのような10名前後参加で本気の合宿したいスタートアップ向けにも情報提供しながら書いています。
調査開始：合宿開催から45日前 （週末の5時間を利用）
メンバーから1年前から話していた合宿やりたいの声からリサーチ開始。
リモートメンバーもいるけど交通費などの出費も考えると、箱根・湯河原あたりがちょうどいいので、周辺でリサーチしました。旅館が多い！
結論、今回は旅館を選ばなかったですが、
旅館のメリットと選ばなかった理由を挙げてみます。
・一泊ひとり最低1.0-2.0万円ぐらい（高いところはもっと）
・箱根となると旅館は多いので、選択肢は多い
・会議室は別料金（x時間x万円といった設定多い。結婚式の控室みたいな雰囲気のところが多かった）
・wi-fiやプロジェクターやホワイトボードなども、別料金レンタルあり
・ご飯は写真で見た感じ、魅力的な写真が少なかった
・お酒やドリンク代はもちろん、別料金
・温泉は絶対にある（ポイント高い!）
＊他にもワーケーション施設（宿泊なしタイプ）やワーケーション宿泊施設も探りましたが、予算オーバーのため、こちらは早々に断念。
まとめサイトもありましたが、掲載のみあまり良い情報源ではなかったです。上に書いた「別料金」が個人的にとてもひっかかっていました。なかなかいいところを見つけられなかった（週末の大事な5時間が・・涙）
場所決定：合宿開催まで40日前
全然いいところが決まらず、知り合いの方に教えてもらったりもしていたのですが、なかなか前述の3つの要素を満たす環境がなかったです。もうダメだ、「旅館の結婚式の控室的なところで手を打つか」と思っていた時に、PR Timesの記事に遭遇しました！
思わず、ひとりでいたオフィスで夜9時ぐらいに「おおっ！」と叫びました。まさか電話でないよなと思いながらも、すぐに電話すると、ものすごく丁寧なご対応をされる方が電話をとられて、その場で12月で空いている日を教えていただけました。
1人2万円で、旅館では「別料金」と書かれていた会議室や会議室に必要な設備（プロジェクターやホワイトボードなど）は含まれている上に、夜ご飯込み・夜ご飯の時はワイン・ビール・日本酒など飲み放題込み（わたしは酒飲めないですがみんなは大喜び）＋ 日中はソフトドリンクやコーヒー飲み放題込み ＋ とても良さげな温泉 ＋空いている日時は予約が少なく、1人一部屋ご用意可能とのこと。
即決でした！
予算的なこと、前述の3つの要素全てを満たしていることももちろんでしたが、直感的にメンバーが喜んで、イキイキと合宿できる姿が浮かんできたのが１番の決め手でした。
次の日には、メンバー全員の日程調整を行い、ぴったり10名が確定。
その日のうちに、Lime Resort Hakoneさんにお電話し見積・諸々の交渉の上、予約しました。
今回利用した10名限定プランは、2021年12月19日までとのことですが、今後もLime Resort Hakoneさんは積極的に様々なプランを展開されそうです。
本格準備：合宿3日前
プログラムを作る前に意識したこと
アジェンダなしのMTGは、SPeakではNGなので、しっかりと準備しました。もちろん「楽しみ」はメンバーの普段の努力をねぎらう意味で大事でしたが、投資対効果を最大限にするために頭をフル回転しました。今回の合宿に参加する10名の内訳は、フルタイム2名＋インターン7名＋副業1名。
目的を決める
1. 2022年ビジネス戦略2点を、インターン・フルタイム・副業の垣根なくブレストして議論すること
2. チームとしてのバリューや目指すべき姿を話しながら、コロナで失ったリアルなチームコミュニケーションをリモートメンバーも含めてリアルの場で深める
3. 2021年、SPeakのビジョン・ミッションを一緒に苦楽を過ごすメンバー全員のおつかれさま・楽しむ
心理的安全性を確保したプログラム設計
思い出したのは、数年前のベトナムでの暑い2週間。海外インターンシッププログラム「武者修行」に新規事業を教える立場で参画した際に、「チームビルディング」ワークの効果と「ONとOFFを切り替える」ことの重要性を体感しました。当時、わたしはビジネス側の人間なので、酷暑の夏のベトナムで冷ややかな視線で見ていたのですが、自己開示するワークを冒頭に入れることで、研修プログラムが円滑に本音でぶつかることを可能にすることを、目の当たりにしたことを思い出しました。またチームビルディングを専門にするコーチの方々は、ONとOFFを切り替えることで、プログラム参加者が、話しやすい環境を作り上げていました。残念ながら、病に倒れ、他界された武者修行プログラム創業者の和也さんとの熱い会話を思い出しながら、今回のSPeakの初合宿プログラム作成にとりかかりました。天国の和也さんにはこの場を借りて、心から感謝申し上げます。
実際に計画したプログラム
まずは、プログラムの流れを作りました。はじめて行く場所だったので想定外に時間をとられたり、大事な議論が白熱をしてもいいように、特に時間をさきたい部分「for Business Growthのため」には一番時間を割く予定にしました。
合宿ルールも作っておいた
ルールという言葉が、あまり好きじゃないので、Things to Remember (覚えておいて欲しいこと）としました。
意味のあるサプライズ演出
このタイミングでは、まだ「何を」するかは決めてないし、作ってもいなかったですが、せっかく創業以降いろいろなことがやいろいろな人たちが協力してくれて、失敗やよかったことなどを積み重ねてきたので、何かしらの形でサプライズ演出ができればいいなと考えていました。今回の合宿で交換留学・留学先へ帰国など卒業する長期インターンメンバーもいました。
こちらは別記事で、公開していますので、興味がある方がいればこちらをご覧ください！
最後に！
はじめての合宿だったので、ハプニングも発生したりして大変でした。
しかし、チームの結束や価値観の共有やビジネスの方向性の認識合わせができました！何よりもメンバーが嬉しそうにしている表情や気持ちをみれて、チームの士気もかなり上がりました。
10名未満ぐらいの時に、日頃の営業・CSやプロダクト開発などのタスクをやりながら、創業メンバー自ら合宿選びや準備をすることは少し大変ですが、間違いなく、コロナ禍でリアルなコミュニケーションが減った中で、初合宿の効果は計り知れないほど大きなものになりました。
この記事を読んでいる方とそのメンバーの皆様にとっても最高のスタートアップ合宿になることを祈っています！
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。 これからも無料でできる「スキ」や「シェア」をお願いいたします！