来年のスケジュール帳を買う今の時期。仕事術について”ちょっと”思うこと。
2022年も残りあと2か月を切り、早くも年の瀬が近づいてきました。近所の書店でも、2023年のダイアリー売場が出来ています。あと書店に並ぶのが、スケジュール帳のノウハウや仕事術の書籍ではないでしょうか。
先日、日本経済新聞のシリーズ「学び×部長の倒し方」をご紹介しましたが、仕事を進めるうえで会話術とスケジュール管理術も欠かせない要素。人によってやり方は全然違い、その証拠にスケジュール帳のレイアウト形式も多種多様。今回ご紹介する内容はその一例です。「仕事術」と大層なタイトルですが、ただの雑感、気軽にお読み頂ければと思います。
１．日本経済新聞「学び×部長の倒し方」振り返り
2021年7月に日本経済新聞で「学び×部長の倒し方」が全4回でシリーズ連載されました。内容としては読者層が入社1年目なので、教科書として良書ですが、ベテランのサラリーマンにとって、ちょっと物足りないかも。よって「ちょっと物足りない部分」をイラスト記事にしてみました。
1-1.チームマネジメントする立場だったら･･･
もし仮に、皆さんがチームマネジメントする立場だったとしましょう。人は当然、対人関係で「合う人」「合わない人」は出てきます。仕事で極力、「合う・合わない」を顔に出さないようにしても、合わない新人には塩対応(Salt)なってしまう場合も少なからず、あるかもしれません。
他方でチーム内の仕事の納期もある。保身のため正論を貫こうとします。下図①の通り、「合わない新人」がチームメンバーにいると正論で返します。そして上職（例えば本部長）にも正論で報告します。表向きの正論が罷り通り、「ムラ社会」は自分にとって良いように機能します。
「正論自体は正しいが、それを振りかざす人は間違っている」
確かにマネージメントの仕事で「例えば5人の新人のうち、1人でも優秀な新人を見極め、育てることができたら立派だ」という組織文化もあるかもしれません。もちろん、その文化も尊重します。組織の生産性を上げるには合理的だからです。しかし「ムラ社会」で、このマネジメントの論理を適用すると、おかしなことになります。組織の生産性とムラ社会は相容れないものではないでしょうか。
1-2.もしチームメンバーの立場だったら･･･
逆に、もしチームメンバーの立場だったらどうでしょうか？いくら就職活動や転職活動で頑張って、ホワイト企業に入社しても、ブラックな職場に身を置く危険も当然あります。このための仕事術（コミュニケーション術）として「上手にSOSを発信できるスキル」をおススメします。題して「SOS－OKコミュニケーション術」と名付けました。
サラリーマンとして働く上で、いろんな人が上司になります。下図②では女性上司を想定してみました。もし困りごとが発生した場合、ただSOSを発信しても上司は困るだけ。通常、困りごとに対する課題も整理してお話しないと上司と部下との信頼関係は築けません。出来れば、対応案まで整理して報告し、上司にアドバイスを求めるのが理想的ですよね。
しかしSOSを発信するシーンは、課題や対応案まで整理する余裕がないのが現実ではないでしょうか？そこでSOSの内容を、SOS→課題→対応の3つに分解し、1回目のコミュニケーションで「ちょっと良いですか？」の声かけと同時にSOSを発信、後の課題と対応について、お時間を頂く旨をお伝えし納期をコミット。2回目のコミュニケーションで、自分なりに整理した課題と対応を報告のうえ、アドバイスを伺うのが現実的ではないでしょうか。
重要なのは、上司からOKを取り付けること。問題が複雑になればなるほど、課題や対応案の整理も大変になります。そこでSOSの内容を分解して上司からOKを取り付けることが、上司とのコミュニケーションのハードルを下げる一つの手段として紹介させて頂きました。
２．会話術とスケジュール管理術について
先ほど「１．日本経済新聞「学び×部長の倒し方」振り返り」で、「上手にSOSを発信できるスキル」を説いてきました。しかし日々の仕事を進めるうえで、常にSOSの発信と隣り合わせなんて精神衛生上良くないですよね。そこでSOSを出す前の事前防止策として、会話術とスケジュール管理術をご紹介します。
2-1.余裕ある自分を”演技”する会話術
まず会話術。ここでは決して話術の向上の技術論を論ずるわけではありません。どちらかと言えば精神論に近いかも。英会話と同様、流暢な会話も大切かもしれませんが、これ以上に「相手の意図を汲み取り」「分りやすく伝達」することが重要だと考えています。
特に相手の意図を正確に汲み取ることが重要で、自身の「心の余裕」が一番大切ではないでしょうか。よくビジネス書で紹介されるテクニックとして「人前では常に、調子の良い自分を演技する」と書かれていますが、まさにこの事です。さらに相手の意図を復唱・確認まで出来ればより良いですよね。また、調子の良い自分を演技できるために適度な運動など、日々のストレス管理も大切になってくると思います。
もし「心の余裕」が無い場合はどうでしょうか？例えば、先ほどの図②「SOS－OKコミュニケーション術」の場合で、SOSに対して深掘りして聞かれた場合、ドツボにハマって正常なコミュニケーションができず、大切な「自分と相手の時間」を無駄に奪いかねません。そうならないよう対話時に、今の自分に調子の良い自分を演技する「心の余裕」があるか、常に確認する習慣をつけたいですよね。
2-2.自身で”納得”した上でのスケジュール管理術
次にスケジュール管理というと、まずスケジュール帳を連想しますが、Excelやスケジュール管理アプリも併用されている方も多いのではないでしょうか。私の場合、ベースはExcel。結構アナログです。Excelを個人メモに使いますが、時には引き継ぎなど特定の人に伝えるのに便利だからです。レイアウトは活動計画表（ガントチャート）のイメージで入力します。しかし形式を自分なりにアレンジするので、日々のスケジュール共有する上で見せづらい等の不具合もあり、補完的にスケジュール管理アプリを使用しています。
スケジュール管理アプリを使用で特に注意したいのは、チームメンバー各自が”納得”していること。チームマネジメントの視点で犯しがちなのは、とにかくチームメンバーに細かく入力を指示。しかも上手く指示しないとチームメンバーごとに入力の粒度はバラバラ。一時的にスケジュール表を作っても、継続的な運用にはなりません。
スケジュール管理術も、技術論は他のビジネス書に割愛します。精神論になりますが、表面的な「やっている感」では全然ダメで、マネジメント側もメンバー側も「”納得”感」に重きを置きたいですよね。
例えば、マネジメント側では進捗管理に必要な情報を極力絞り、メンバーに負担をかけさせない。対して、メンバー側では「段取り八分」の意識でスケジュールを出来るだけ緻密に考える習慣（例えば、週単位で計画し、約30分でA3用紙にアイディアスケッチする等）を持つイメージで考えています。
以上、いかがだったでしょうか？いよいよ年の瀬が近づき、来年のスケジュール帳を検討する時期になりましたので、改めて会話術とスケジュール管理術の雑感を描いてみました。いったん記事にしたものの、自身のスタイルを常に進化させていきたいので、今後は他の人のnote記事のノウハウ等も取り入れ、吸収していこうと考えています。
表紙はハイブリット型総合書店hontoのホームページよりお借りしました。
＜以上となります。最後まで読んで頂き、ありがとうございました。＞
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