メールはインボックスゼロで管理【対応モレも無くなる】
コロナによりテレワークが一般化してからというもの、他人のパソコン画面をみる機会が多くなりました。
Microsoft Teamsなどを使うと資料画面だけでなく、デスクトップ画面を共有することができます。打ち合わせで複数の議題があるときなど、資料の切り替えが面倒くさいときはデスクトップ共有が便利ですね。
んで、この他人のパソコン画面が意外と面白いのです。乱雑にアイコンを配置している方もいれば、まったく配置していない方もいます。壁紙に家族写真を張っている方もいれば、アニメキャラを張っている方もいます。場合によっては、付箋紙アプリで機密情報やパスワードを書いている方もいます。テレワークでの情報漏えいには気を付けましょう(笑)
さて、そんなかんじで他人のPC画面をみるのは楽しいのですが、見ていて気になることがたくさんあります。その中でも、もっとも驚いたことのひとつとして「メールの管理方法」があります。
今回は「メールの管理方法」について考えてみたいと思います。
① メールにはどんな管理ポリシーがあるのか
あなたは仕事メールをどういうフォルダ構造で管理してますか。
よく見かける管理方法としては、
* 管理方法① 差出人・組織毎のフォルダを作って管理
* 管理方法② プロジェクト毎のフォルダを作って管理
* 管理方法③ よくわからないポリシーでいっぱいフォルダがある
とかになるかと思います。
営業部門や定型業務が多い方は①の管理方法が多くて、非定形業務が多い方は②の管理方法が多い気がします。仕事をしていて「この人、話があっちこっち飛ぶんだよな・・」という方は③の管理方法が多い気がします。僕の勝手な偏見ですが女性に多いですね。プロジェクトの下に組織別サブフォルダがあったりなかったりして、どういう脳みそで仕事を見ているのか不思議な気持ちになります。
また、これは面白いなと思ったのは、とても仕事ができる方の管理方法で、
* 「★★」フォルダ : 超重要案件のメールを保管
* 「★☆」フォルダ : 重要案件のメールを保管
* 「☆☆」フォルダ : あまり重要じゃないメールを保管
という感じに重要度別でフォルダを区切って管理していました。この方の仕事は正確で早いのですが、なるほど、こういう仕組みで仕事をしているんですね。自分の依頼メールが「☆☆」にあったら凹みますけど(笑)
それぞれ一長一短があるとは思いますが、
僕のメール管理ポリシーも共有しようと思います。
② インボックス・ゼロ型のメール管理
僕のメール管理方法は極めてシンプルで、フォルダは2つだけです。
* 受信箱 : 未読・仕掛中・依頼中のメールはここに残しておく
* アーカイブ : 対応不要・対応完了のメールはここに放り込む
要はGMAILと同じです。メールは周知や依頼なので、周知なら読み終わったらアーカイブにいれますし、依頼なら対応完了したらアーカイブにいれます。それだけです。
こういう管理方法を「インボックス・ゼロ」というらしいです。インボックス・ゼロに正確に従えば、受信箱の他にメールの「状態」に応じたフォルダを何個か作りますが、僕的にはシンプルに受信箱だけでいいんじゃないかと思います。
この方法のメリットは3つあります。
1. コウモリ問題から開放される
プロジェクト別フォルダにしているとき、しばしば発生する悩みとして「どっちのフォルダ？」があります。
メールによっては、プロジェクトAにも関係するしプロジェクトBにも関係するので、どっちのフォルダにいれたらいいか悩んじゃうやつですね。んで、よく分からないから新しく「プロジェクトA&B」フォルダを作ったりして、どんどん乱雑で不可解な構造になっていきます。
こういう問題を一般に「コウモリ問題」といいます。経済学者・野口悠紀雄氏のベストセラー「超整理法」が有名です。人類にとって、分類することはムリ・ムダなわけです。
「終わったらアーカイブ」なら、どこのフォルダに入れるとかは関係ないので、コウモリ問題から開放されるようになります。
2. 「あの件、対応した？」に即答できる
フォルダ構造が複雑になると仕事のモレが起きやすくなります。対応が必要なメールのときは、未読のままにするとか、メーラーでフラグを付けるとか、別途TODOリストに転記するなどの工夫で対応するのかと思います。
でも、ぶっちゃけ面倒くさいですし、割り込みタスクが発生すると転記忘れをしたりしがちです。で、結局忘れて信用を失うわけです。
「終わったらアーカイブ」なら、転記の手間もありませんし、受信箱に無ければ終わった案件なので「あの件、対応した？」にも「ああ、終わりました」と即答することが出来ます。受信箱が簡易TODOリスト扱いですね。
3. 未対応がないという安心感
悪魔の証明という言葉があります。「あなたは、やり残したタスクがないと証明できるか？」と言われると不安になるのではないでしょうか。
やり残しタスクを探すために、プロジェクト別フォルダを上からひとつひとつ確認して、このプロジェクトは大丈夫、こっちも大丈夫、あ、こっちのプロジェクトはまだ出来ていないのかあった。なんてやってたら日が暮れますし、万が一、見落とししたら大変なことになります。
「終わったらアーカイブ」なら、受信箱をみるだけで、自信をもって「もう、やり残しはありません」と答えられます。「まだあるかもしれない」という精神的なストレスから開放されます。そしてもうやり残しがないと確信できれば、安心して帰ることができます。
そんなわけで、インボックス・ゼロ方式では、メール管理に関する様々な悩みだったり、精神的なストレスが激減します。
とはいえ、過去メールはアーカイブフォルダに放り込んだだけで全く整理できていません。そうすると「過去メールを参照するときに面倒くさいんじゃないの？」と考えるのではないかと思います。
ですが、実際これで運用してみるとそんなことはあまりなく。そもそも過去メールなんてあまり見ませんし、最近のメーラーの検索機能は優秀なので、まったく困ったことがありません。一時期よりはメールは減りましたが、過去、一日500通くらいのメールを見ていた中でも、この方法で困ったことは一度もありませんでした。
まとめ
簡単にまとめます。メール管理にはインボックス・ゼロという方法があって、この方法で管理するとメール運用がだいぶ楽になります。
* コウモリ問題から開放される
* 「あの件、対応した？」に即答できる
* 未対応がないという安心感
最近はチャット・コミュニケーションが多くなり、メールを使う機会も減ってきましたが、社外とのやり取りではまだまだメールが主流です。効果的かつラクに管理できると仕事が捗るのではないかと思います。
おわり。
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