はじめてイベント担当になった人のための企画&プロモーションTips
こんにちは。オルトプラスCB部（コーポレートブランディング部）のやなぎです。
わたしたちCB部は2018年の11月からバックオフィス向けのイベントCBsyncの企画運営をしています。昨今さまざまなシーンでセミナーやコミュニティイベント、meet upなど『あるテーマや目的に基づいて人々があつまり何かをする』という場面が年々増えてきているのかなと思います。
一方で初めてイベント企画を任されたものの、何から手をつけたらいいかわからん！という方も少なくないのでは。
今日はこれまでのイベント企画＆運用で得たノウハウを元に、イベント企画のフローを一度アウトプットしてみようと思います！
イベントの企画をする
イベントを企画するときは、まず初めに5W1Hを意識すると、漏れなく検討ができると思います。
Why なぜイベントを開催するのか？目的は？
What イベントのテーマは？それを体現する内容は？
Who ターゲットは誰か？誰をブッキングするのか？
When いつ開催するのか？
Where 会場はどこか。
How（much） かけれるコストは？どのくらいの人数規模か？
ざっくり概要が固まったら、簡単で良いのでテキストにしてみましょう。
登壇者にアプローチをする
①とりあえず当たってみる
イベントの企画と登壇者へのアプローチは、同時並行だったり、順番が逆になることもしばしばあります。わたしの場合は、普段から「この人と一緒にイベントをしたいなリスト」をなんとなく心のメモに留めていて、開催イベントのテーマに合わせてアプローチをしています。
アプローチの方法は様々ですが、すでに繋がりがある場合はFacebookのメッセンジャー、繋がりがない場合は、知り合いに繋いでもらったり、その方が登壇するセミナーなどに行って直接アプローチすることもあります。
②登壇者と顔合わせ＆詳細打ち合わせをする
登壇の仮OKがもらえたら直接お会いして、改めてイベントのコンセプトや目的、ゴールのすり合わせ、その中で登壇者にどんな話をしてほしいか、逆にどんな話のネタを提供いただけるかを打ち合わせします。
その中でも必ず確認するポイントは、、、
・どんなネタで話せそうか、そのネタと今回のテーマのすり合わせ
・プロフィール写真、文面、会社ロゴの確認
・NGメディアの有無
これに加え、当日配布したいものがあるかどうか、何分の尺で話してほしいかなど確認をします。
③事前に登壇者で懇親会をする
これはマストではないのですが、可能であれば実施することをおすすめします。何人かの登壇者でイベントが構成されている場合、登壇者同士がはじめまして！のパターンも少なくありません。
事前に登壇者同士の顔合わせをしておくことで、登壇者の不安や緊張を取り除けますし、より具体的なイベントのイメージを固めることができます。
特にパネルディスカッションなど登壇者同士の絡みがある企画の場合は、事前に懇親会をしてお互いのことを知る場を設けることで当日のトークの盛り上がりが全然違いますのでぜひおすすめします。
プロモーションをする
①イベント支援ツールをフル活用
まずはイベントの受け皿となる場所を作りましょう。流入経路は多ければいい！というものでもありませんが、わたしたちは以下のサービスを使っています。
Facebook
Facebookでコミュニティのページを作成し、その中でイベントページを作成しています。一番気軽に周知ができる&広告も打てるのでイベント開催でFacebookページの利用はマストだと思います。
connpass
エンジニアのためのIT勉強会プラットフォーム。一度イベントページを作成すると、次回から参加者に対して新しいイベントがオープンするごとに自動で通知が飛ぶなどコミュニティ運営にはとっても便利なツールです。
Peatix
イベントでチケット管理が必要な場合はとってもおすすめ。また、Peatixは利用者数も多いのでオープンしておくとある一定以上の流入が見込めます。
EventRegist
こちらもPeatixと同じような時期にリリースされたサービスです。今のところPeatixとの機能差分はそこまで感じていませんが、何もせずに集客流入があるのはPeatixの方かなと。もう少し活用してみたら改めてレポしたいと思います。
Wantedly
わたしたちが行なっているのが人事バックオフィス系のイベントということもあり、Wantedlyのミートアップ機能も利用しています。
②メディアリレーション
メディア用のリリース文を作成し、自社HPへのアップ及びメディア配信をしています。特定のメディアが決まっている場合は直接メール、広く周知したい場合はPRtimesを利用するなどケースバイケースで使い分けています。
リリースを作成するときに気をつけているポイントは
・キャッチーな取り上げられやすいタイトルにすること
・なるべく定量的な実績の数値を入れること
・どんな内容のことが取材できるのかイメージしやすい内容にすること
などなど、編集者の方が少しでも興味をもってもらえるよう、工夫をします。
リリース配信後、特に取材に来てほしいメディアには広報担当から電話で詳細の説明とお誘いをしています。
③販促物を制作する
基本的にはインターネット上でのプロモーションが主ですが、リアル販促物もないがしろにできません。フライヤーやポスターを毎回制作して、地道なプロモーション活動に利用しています。
▼チラシの例
▼ポスターの例
チラシやポスターは色々な人に渡してどんどんばら撒いてもらいましょう！意外と紙でもらうと、後からふと見直したりとかして、「行ってみようかな」となることが多いツールです。紙の力をあなどるなかれ！
④Facebook広告
さらに、Facebook広告も活用しています。狙ったターゲットを絞ってリーチできるので、比較的安価（数千円とか）でリードを獲得することができます。
Facebook広告にもテキストが書き込めるので、日付を頭に入れる、キャッチーなタイトルにするなどどんなテキストにするとクリック率があがるかテストしてみるのがおすすめです。
⑤地道なリファラルやダイレクトメール
忘れてはいけない！実は一番大事なんじゃないかと思うのが地道なお誘いの連絡です。本当に来てほしいな、と思う人たちに対しては心を込めて一通一通お誘いのメールやメッセンジャーをします。
ある程度の内容は定型文にしますが、基本的には一人一人その方の顔を思い浮かべて連絡をすることが大事。（これスカウトと一緒かもしれませんね）
あとは「毎回お誘い送ったら迷惑かな」とか余計なことは考えないこと！笑。きちんと真心をこめて連絡をしてくれた人に対して迷惑って思う人はあんまりいないんじゃないかなと個人的にはポジティブに考えています。
まとめ
今回はイベント企画〜プロモーションまでのフローをアウトプットしてみました。ビジネスイベントに限らず転用できるノウハウですのでぜひ参考にしてみてくださいね。
ではではー！
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DJやってます。よかったらきいてみてください。
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