滞りなく、無理なく仕事するために記録している9の時間軸

経営、案件、日々のタスク。長期、中期、短期。と、仕事にはいろいろな時間軸があります。それらが滞りなくかつ無理なく進行させるには時間の管理は欠かせません。そして、時間に追われるのが嫌な性分なので、不安や心配を解消することも、自分が平常心でいられるために大切なこと。
今回は、僕自身が日常行っている様々な時間軸についてまとめてみようと思います。
たぶん、いろいろ便利なアプリあるのでしょうけど、僕は自分の好きなようにカスタマイズしたいタイプなので、運用しやすいスプレッドシートを役割ごとに作り、全員で共有するやり方が多いです。

業務に関する時間軸

1. 中期の案件把握

■スプレッドシート
日程を横軸、案件を縦軸にした半年先ぐらいまでのカレンダーを作って、メンバーがどの案件にいつからいつまで関わるのか、担当メンバー（パートナーさん含む）ごとマスに色塗りしていきます。粒度は粗いですが、混雑状況、いつから誰が空くのかを把握するのにちょうどよいです。メンバー全員が、他のメンバーの仕事入り具合が理解しやすく、メンバーアサインするとき役立ちます。

👉ポイント
・先読み力が大事
・案件と案件の重なりを調整しやすい
・メンバーの予定を空けないように、詰め込みすぎないように
・メンバーのスキルなどによってラインの引き方を調整する
・新しい案件が「◯月ごろから着手できる」がわかる

2. 案件ごとの進行管理

■Backlog（+TypeTalk）
案件ごとにBacklogでプロジェクトを作り、課題を細かく分けてガントチャートで管理。また、TypeTalkと連携できるので、同じ名前のスレッドを立てておくとBacklogの投稿がTypeTalkに流れてきます。チャットと併用できてとても便利。

👉ポイント
・進捗管理
・タスクの共有と、抜け漏れ防止
・メンバーとのコミュニケーション
・案件ごとに必ずプロジェクトを作成する
・全体像の把握をしてから作業に入る
・今何をすべきか、この先何をすべきかが常に確認できる
・ちゃんと使わないと意味ないから、見る癖をつける
・Wikiには関連資料やリンクをもれなく記載する

3. メンバーの予定

■Googleカレンダー
メンバーのスケジュール確認用。全員の予定が一覧できるように。ミーティングや外出、有給などの予定を確認。なお、Googleカレンダーには「会議の迅速化」という機能があり、カレンダーに入力する予定の所要時間を自動的に短く（30分→25分、1時間→50分）登録してくれます。

👉ポイント
・予定が入ったらすぐ入れる
・Zoomなどオンライン会議のURLを入れる
・メンバー全員とスケジュールを共有する
・関連するメンバーは、スケジュールをコピーする
・「会議の迅速化」を設定。なるべく短く設定する

4. 今日の案件

■スプレッドシート
「今日の仕事（案件）」をまとめたシート。これもメンバーごとに一覧できる一覧表にそれぞれが書く形式にしていて、朝礼でひとりずつ、今日やる仕事を順番に聞いて報告してもらいます。

👉ポイント
・ひとりひとりが「今日◯◯の仕事します」を口に出すことで仕事にはいりやすくなる
・各メンバーが順調に仕事するんでいるかの確認

5. 今日のタスク（ToDoリスト）

■メモアプリ
細かいタスクを記入するToDoリスト。昔は付箋を使っていましたが、いまはiOS標準のメモアプリを使ってます。チェックした項目を自動的にリストの下に移動してくれる機能がいいです。1日20くらいタスクあるので、ボール受け取ったらすぐメモ→完了したらポチポチ押す。未了と完了がきれいに仕分けされる感じがたまりません。

👉ポイント
・とにかく、抜け漏れ防止！
・日中どんどん入ってくるタスクに優先順位をつけて処理
・チェック入れるのが快感
・いまのタスクと、今週のタスク、預けているタスクなどで分類する

6. 案件ごとの工数打刻

■Timecrowd
その日にどの案件をどのぐらい時間かけたかを記録するアプリ。全員で使っています。これを行うことで、見積もり金額の精度向上、作業効率の向上、バックオフィスのデジタル化、人材育成での活用、労務管理業務における活用などに役立っています。詳しくは取材を受けたこちらの記事をご覧ください。

👉ポイント
・生産性をあげるため、まずは「時間を意識する」が大事
・あとから記録はできない（覚えていない）ので、リアルで記録するか、退勤時にまとめて記録する
・最初からわかっている予定は事前に入れてしまう
・記録つけることによる、ダラダラ防止

経営に関する時間軸

7. 決算予測

■スプレッドシート
期末までの売上・利益などの状況を把握する時間軸。税理士さんから毎月月次で数字があがってきて、その表でも理解できるのですが、すぐに自分専用の表にまとめながら自分なりに咀嚼し、現在の状況を把握します。
新しい期がはじまったら、その期の期末から逆算して常にチェックする感じ。○ヶ月先に売上目標の○％、という具体的な数字を決めて営業を調整するようにしています。

👉ポイント
・数字を理解し、体に染み込ませる
・予測力をつける

8. 売上確認

■スプレッドシート
横軸に12ヶ月、縦軸にクライアントの表を作り、月ごとの売上数字を管理。仕掛りや前受金などもわかるようにし、請求額と売上がそれぞれ出るようにしています。決算カレンダーと併用して見るようにしています。

👉ポイント
・経理のときの数字突き合わせ
・今期の売上の把握
・遡って数字を参照しやすい（◯年前の◯月にいくら請求したとか）
・保守費をあらかじめ入れておく

9. 経理・労務業務の進行

■スプレッドシート
経理・労務業務はだいたい、毎月どのぐらいのタイミングで何をするかが決まっています。会計ソフトへの入力、請求書の発行、税金の支払、買掛金や未払金の集計と振込、給与計算と振込…これらのスケジュールを一覧表にしておいて、もれなく手続きできるように管理。また、給与計算など社労士さんとのやりとり用にスプレッドシートに月単位でシート作って質問・回答形式でやりとりしています。たぶん、次の同じ時期にも同じ質問しそうなので…笑。

👉ポイント
・苦手分野なので、タスクを必ず実行するために作った

思いつくまま、洗い出してみました。実際はこれらの時間軸を複合的に見ていろいろな計画を立てたりしています。

終わりに

こうしてみると、いろいろ時間に縛られてるなぁ…と思いますが、時間を意識し、予定を考え、記録することは僕自身の不安や心配を解消してくれること、メンバーにとって無理のない労働環境を提供すること、大きくこの2点で欠かせない僕の大事な仕事です。

時間は有限で貴重で、二度と帰ってこないもの。だから、時間を大事に、過ごしていきたいなと思います。

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