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せっかち式仕事術

僕はせっかちです。「気早(きばや)」っていうんですかね。何かタスクが発生すると後回しにすることができず常に最優先事項にし、時間に余裕がない状態を回避したいと思うタイプです。

はやく余裕を生み出したい、何かあったときのための備えがほしい…。その気持ちが強いため作業を急ぎ、結局空いた時間に仕事を入れてしまって忙しいスパイラルから抜け出せない…なんてこともしばしばですが(汗)、これはなかなか直せるものではないですね。

今回はそこを前向きに「せっかちな性質を生かした仕事術」として、信頼を獲得して、いいアウトプットにつなげて、仕事早く終わらせて、みんなで幸せになろう!というお話です。(決して、せっかちの押し付けではありません笑)

わし

かつての同僚イラストレーターやデザイナーが僕のイラストを描くと、かならず手がこうなります…。よっぽどだな。。
せっかちというより、仕事が早いというのを表現してくれたようですが。


クイックレスポンスは、信頼獲得ポイントが大きい

仕事をためるのがイヤなので、ボールを長く持っていたくありません。メールや問い合わせ対応が早いのは、ビジネスの「Time is Money」的価値観からしてもせっかちさんがもつ最大の武器といえます。「何社か声をかけたけど、御社が一番レスが早く、内容も丁寧だった」とお褒めの言葉いただき、土俵にあがるまえに勝負アリといった経験は一度や二度ではありません。

webから新しい引き合いがくることも多くなっている昨今、見知らぬ人と突然コミュニケーションを取る機会が増えていますが、とりわけファーストコンタクトに対するクイックレスポンスは、信頼獲得ポイント<初回限定>がとてつもなく大きいといえます。


すぐ着手し、着想のきっかけを長時間常駐させる

何か案件が発生したとき、まずは瞬間的にできるインプットと、落書きレベルでもいいからアウトプットしておくと、進捗はわずかでも心理的にはかなり進んだ安心感があります。せっかちさんには心配性が多いと思われるので、はやめに安心を得ることは大切なのです。

早く着手することの効能として、いったん手をつけることで、与えられた残りの時間のなかでそのことが頭の片隅に常駐することになり、アイデアの着想に火がつきやすいというメリットがあります。


朝イチでトップスピードに持っていく

僕はいま、朝6時過ぎには出社してなにかしらの朝活をしています(従業員は始業時間と終業時間をきちんと守ってます。念のため)。朝活というと聞こえがいいですが、実際は先に述べた「早くタスクを終わらせたい」「朝は誰もいないので作業がはかどる」というのが一番の理由で、仕事しちゃうのですが…。

ただ、朝は脳が疲れていないから、やる気があるかどうかに関係なく仕事にスムーズに入ってトップスピードに持っていきやすいです。ただし終業時間までもたないこともあります。ピークをなるべく早くに持っていきたいので、個人的にはそれでいいのですが…。

チームとしては、朝礼で脳を刺激すると全員が朝からスイッチ入っていいのかなと思います。うちのチームではこんな取り組みしています。毎朝心地よい離陸をしている実感があります。


時間は「使う」のではなく「作る」

せっかちだからといって、効率的に動けるかといったらそうでもないかもしれません。日々たくさんのタスクに忙殺・翻弄されるのを防ぐのに、目の前のことをただ「早く早く」と無計画に手をつけるのは得策ではありません。僕自身も、目の前のことが多すぎてどこから手を付けていいかわからない…という状況に何度も陥ったことがあります。

そこで大事なのは「先読み」です。先のことを見越して組み合わせを考えながら作業・仕事をすると、むしろ+αの時間が創造できます。「忙しい人に仕事を頼め」「忙しい人ほどすぐ対応してくれる」とよくいいますが、それができるのは仕事を効率的に早くこなすのはもちろん、時間を「使っている(=消費)」のではなく「作っている(=創造)」からなのです。せっかちさんが「先読み力」を身につけたら、相当のパフォーマンスが発揮できます。


作業の順番を法則化してみる

そこでおススメするのが、作業を分類するということ。僕は毎朝付箋にToDo書くのですが、エリア分けしていて、

①すぐできる作業
②すぐできる仕事
③あとでいい作業
④じっくりやりたい仕事

の順で書いて、①から順に消化するようにしています。1日のはやい段階で①②が次々マジックで消されていくのが小さな快感で、仕事をためずに気分よく④にいけます。


時間の満腹中枢をいったん満たす

食事しててつくづく損な性格だなぁと思うのは「はやく満腹になりたい」と、満腹がゴールになってしまうこと。過程より達成感。それは仕事でも言えます。「早けりゃいいってもんじゃない」仕事においては、その性質を利用する工夫が必要です。

僕はデザイナーですが、作業自体はとても早いです。ただ、やっぱり作業中に「はやく満腹になりたい」という気持ちが心を支配してしまい、近道を選んでしまう誘惑にかられます。それはほんと良くないな…と。その性質は避けられないので、逆らわないようにしてみました。途中で中間ゴールを作ってしまうのです。

ラフ描く→デザインつくる→腹八分目で止めておく→一晩寝かす→冷静に見直す→ブラッシュアップ。といった具合。いったん満腹中枢を刺激させておいて、翌日見直す、というルールを自分に課しています。


<小ネタ>せっかち式ショートカット術

1. 独自の略字、省略語
メモをとるときや指示を書き込むときなど、字を丁寧に書くのは時間のムダと思ってしまうので、ギリギリ判別可能な殴り書きをマスターしつつ、独自の略字や省略語を使います。たぶん僕、社内では「すごく字が下手な人」で通ってると思うけど(苦笑)、ちゃんと通じてるので気にしません。
ちなみに、校正記号表は覚えるのはおススメです。

2. 画面の中で最短ルートを見つけてから作業する
PCでの反復単純作業は、1秒でも1クリックでも短縮できるルートを見つけてから、無の状態で鋭く速く一定のリズムで繰り返す、というゲーム感覚で。単純作業なのにすごくテンションがあがります。

ふたつしか思いつかなかった…。(いませっかちさん発動中。はやく公開したい…苦笑)


さいごに

せっかちにはいいところ、悪いところ両方あります。悪いところでいえば、

・人の話を聞かない
・自分の都合を優先しがち
・人に仕事を任せられない
・結論を早く出してしまう
・相槌が常に食い気味

とかですね。自分はよくても、相手にとって良くないことが多いな…汗。

自分は経営者でありディレクターなので、いろいろなプロジェクトを引っ張っていく立場です。僕のなかでは「相手に迷惑をかけないようにしよう」「自分の怠慢で仕事が遅れないようにしよう」「ちゃんとした答えを出してあげなきゃ」「すぐに答えられないと気まずい」という気持ちが強いのですが、必ずしもそれがいいというわけではありません。「相手に合わせる」「メンバーの成長を考える」という気持ちが大切ですね。自分をちゃんとコントロールできるようになれば、みんなもっと幸せになれるかな。

できることなら、せっかちな分、空いた時間は人のために使いたいな…と思います。


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デザインスタジオ・エル代表取締役。webチーム「ウルトラエル」ディレクター/デザイナー。著書に『クイズで学ぶデザイン・レイアウトの基本(翔泳社)』など6冊(海外版含め累計17万部)。自社サイト5500ページのコツコツ派。経験に基づくデザインの思考・Tipsを発信します。