高校生人事が仕事のすっぽかしを防ぐためにすることとは？

皆さんこんばんは。 寒くなってきていよいよ冬が本格的になってきましたね。
さて今日は高校生人事の僕がタスクを忘れてしまうのを防ぐために考えた取り組みを紹介したいと思います。
僕たちはグルックとして今商品の制作や広報を行っています。
そして今問題として浮き彫りになっているのが，「 タスクを忘れてしまう」ことです。

僕たちの場合は毎週日曜日に， 今週1週間かけて何のタスクをやるのかを書き出してLINE のグループにて共有します。 そして次の日曜日になったらそのタスクのうちどれぐらい終わってるか確認します。短いスパンで仕事を行うことも時には大事なので，この仕組みは非常に有効なものなのですが，一つ問題が。

「一週間の仕事をしている途中に入ってきた仕事をこなし忘れる」または「完璧に頭から離れてしまっている」ということがたまにおきます。
そこが非常に問題で，仕事自体は終わっていたとしても， 他の部署との連携が取りきれていなかったり，仕事の分配が曖昧になった状態で日曜日を迎えてしまうということが起きています。

そこで考えたのが「仕事をする側だけでなく，そのメリットを享受する側にも仕事をしてくれる人の進捗状況を確認する」というルールを作りました。

テキストではよくわからないので具体例を用いて考えてみましょう。

例えば A さんが仕事を引き受けることになったとします。

A さんの仕事は同じ会社の中の B さんや，Cさんの仕事の中で A さんが得意とする分野です。従来の場合だと，一週間のタスクに入るのは，「A さん自身が仕事をする」というタスクだけですが，ここにB さん，Cさんに対して「Aさんの仕事の進捗を確認する」というタスクを設けることにしました。

従来のタスクの場合何が問題になるのでしょうか？

①タスクの確認の時に初めてAさんの状況がわかること，
②タスクが終わっていないと A さんのみに責任が生じてしまうことです。

それぞれ見ていきましょう。
まずタスク確認の時に初めて A さんの状況がわかることのデメリットは何でしょうか。
それはサポートできる可能性があるからです。
もしあなたが A さんの同僚だとして，
週の途中で A さんから「この仕事の資料作成少し手伝ってほしいんだけど...お願い！」と言われたらあなたはその誘いに乗りますか？
もちろん自分の仕事との兼ね合いで断ることもあると思いますが，そこまで忙しくなかったら承諾すると思います。
でも週の最後の方(僕たちの場合だと土曜日など)にいきなり
Aさんから「この仕事の資料作成少し手伝ってほしいんだけど...お願い！」と言われたらおそらくあなたは誘いを断るでしょう。 自分が一切の責任を負うというのも少し辛いですし，そもそも期限の前日にお願いされても，それはお願いをする姿勢ではないということで断ると思います。

つまるところ企業というのはチームだと思っています。だからこそ，相手のサポートをできるならするべきです。 そのためにはタスクはある程度どういう状況で進んでいるのかを確認する必要があります。仕事の恩恵を受ける側に確認の義務があればいち早く仕事のサポートをすることができます。

そして2つ目。
これはよくありがちなことなのですが，どうしてもミスが起きると「誰のせいなのか？」ということを考えてしまいがちです。昨日のこちらの記事でも紹介したように，本当に問題解決をしたいのなら「誰」ではなく「なぜ」を意識しなければなりません 。
しかし意識の問題だけでは解決できない場合もあります。
自分に責任を負いたくない場合や，完全に相手のミスが起きた場合はどうしても「誰」 ということを先に考えてしまいます。

ただいろいろ振り返ってみると，僕はタスクの恩恵を受ける側もサポートが少なかったことでモチベーションが下がった事例が何個かありました。

ですから，仕事が終わってそこでその人の責任になるのは会社としても良くないですし， その人のモチベーションを大幅に下げることになります。その負担を下げると言うのもなんですが，責任の所在を考えたとしても自分の責任になると考えたら，頑張ってサポートをすると考えました。
こちらに関しては色々反対意見もあると思いますが， 今のところこの解決策が最もベターなのではないかと思い，この記事を書いております。

ということで「仕事をする側だけでなく，そのメリットを享受する側にも仕事をしてくれる人の進捗状況を確認する」

こちらを覚えてくれれば幸いです。今日は以上です。最後までお読みいただきありがとうございました！最後に宣伝させてください！僕たちは「小さな力で明日をより良く」をコンセプトに，廃棄野菜から作った宝石石鹸を販売しています。この宝石石鹸はオンラインショップのBASE＆店頭で11月1日から30日にかけて販売します。Twitter，Instagram，TikTokでは私たちの新商品に関する情報がたくさん！是非フォローしてみてください！それではまた。