本・雑誌・書類をデータ化するとQOLと生産性が上がるという話（特に引越時）
（本日の写真: London, United KingdomのLondon Library内）
本記事のターゲット読者
【渡航先】全世界
紙媒体は全て電子化しよう
過去記事にも書きましたが、引越しにあたって何を持っていくのかは費用を極力抑えたい人にとっては悩ましい問題です。
その中で本や雑誌、そして多種多様な書類は上記記事の
「B. 生活に必要かつ、手元のものをキープした方が安いもの」
に大体入ります。
（海外で日本語の書籍を手に入れるのは難しいか、出来ても費用が高いです。例えばロンドンにも本屋はありますが大体日本の3倍位の値段で販売してます。）
ただこういった紙媒体というのは結構な物量にも重量にもなります。
そういった理由から個人的には紙媒体は極力電子化したものを利用することをオススメしています。
こう言うと「いや、私は紙の手触りを感じながら本を読むのが好きなんだ。」とか、「紙で書いてあった方が読みやすいし取り出しやすい。」といった声がよくあがるんですね。
ええ、その気持ちは分かります。
私も本の虫なので文庫本で小説を読む楽しさとかは良く分かっています。
でもやっぱり本来保管しておきたいのは紙そのものではなくて、そこに記載されている情報なんですね。
なのでソフトとハードそれぞれで持つメリット・デメリットを考慮して決める必要があります。
そしてソフト（電子化）には下記の3つのメリットがあります。
1. 保管スペースが0になる
2. （次回の引越し以降も含めて）荷造りが不要になる
3. 情報の検索や取り出しが格段に容易になる
1.と2.は自明の理だと思うので3.について以下説明します。
データ化すると情報の取り出しが楽！
契約書や転職後新しい職場で活用する資料などの書類関係は、引越しの前後で必要になることが多いのですが、紙媒体だとよほどきちんと整理していなければどこにあるか分からなかったり、整理しておいたつもりでも結構探すことが多いです。
「モノを探す」というのは時間の使い方の中でも最悪の部類に入るもので、特に引越し前後の繁忙期にそんなことで時間を浪費するのは自分で自分の首を締めているようなものです。
ところが然るべき方法で然るべき場所に電子化した書類を保存しておくと、インターネットで何かを検索する時と同じように指先ですぐ情報にアクセス出来るんですね。
そこのメリットは非常に大きいかと思います。
書籍・書類のデジタル保有
書類や書籍のデータ化について掘り下げて話す前に、そもそもデジタル版を保有してみては？というお話をします。
例えば本や雑誌。
代表的なのはKindle本ですね。
使用感とかUXの話の前に、
「Kindle本を購入する = 本の使用権を得る」であって、
「Kindle本を購入する ≠ 本を自身の所有物とする」ではない
のでAmazonや出版社次第ではその本を失う可能性があることは留意しないといけませんが、
- 場所や時間を問わずに購入出来る
- 端末の容量次第で何百冊でも持ち歩いて読める
- 現地の販売価格で購入出来る
などといったメリットは大きいかと思います。
Kindleコンテンツのダウンロード又はアクセスおよび当該料金（適用される税金を含む）の支払いが完了すると、当該コンテンツプロバイダーからお客様に対して、Kindleアプリケーションまたはその他本サービスの一部として許可される形で、Kindleストアより指定された台数の対象デバイス上でのみ、お客様個人の非営利の使用のみのために、該当のKindleコンテンツを回数の制限なく閲覧、使用、および表示する非独占的な使用権が付与されます。
AMAZON KINDLEストア利用規約より
雑誌に関しては、最新版を一読出来れば良い（特定のバックナンバーを任意に読むことが出来なくても良い）ということであれば下記のようなサービスもあります。
■ dマガジン
■ 楽天マガジン
後は書類を基本的にデジタルで作成するという方法ですね。
例えばメモやノートを取る時に下記のようなサービスを利用するという手です。（全て無料です。）
■ Evernote
■ OneNote
書類や本のデジタル化の際はOCRが必須
さて、手元にある本や書類のデータ化について話を戻しましょう。
データ化で大事になるのはデジタル化した紙媒体をOCR化することです。
OCRとは「Optical character recognition (光学文字認識)」のことで、画像や書類の中から文字を判別し、文字データに変換する技術のことを言います。
このOCR化をすることによってファイル内の文言の検索が可能になります。
デジタル化の具体的手段
さて、今まで紙媒体のデータ化を考えてこなかった人が一番躊躇して、諦めるポイントがこのデータ化という作業です。
書類や本をデジタル化する主な方法としては下記のものが挙がります。
■ 書類数枚をデジタル化するなら
A. アプリの使用
スマートフォンを使用して書類をスキャン→デジタル化していくという方法です。
巷には数多くのスキャナーアプリがありますが、個人的にはGenius Scanというのを使用しています。
使用方法等詳細は別記事等に譲りますが、OCRを有効化した上で写真を取ればすぐにPDFとして書類を保存出来ます。
ただ書類一枚・書籍1ページ毎に写真を撮る必要があるので、あくまでも数枚の書類のデジタル化に向いています。
■ 書類十数枚～百枚、または本のデジタル化
B. スキャナーの使用
デジタル化したい紙の量が多くなってくると、スキャナーの使用を考えるといいでしょう。
本をデジタル化する作業を「自炊」と言って多数のサイトがその具体的な方法を記述していますが、大抵オススメされているスキャナーが富士通の「ScanSnap iX500」（2019年3月販売終了。現在は後継機のScanSnap iX1500が販売中）です。
スキャンもまとめてやるとなると時間も手間も大きくかかるので、資料なんかは受け取ったその日/その場でスキャンすると楽です。
C. 外注（スキャン代行サービスの利用）
更に量が多くなってきたり、またそんなの自分でやってる暇も辛抱強さも無いよ！という人はスキャン・自炊代行サービスを利用しましょう。
データ化された書類等はクラウドに保存
紙媒体をデータ化するメリットの一つに情報の検索や取り出しやすさがあるというのは前述の通りです。
その為の仕掛けの一つがスキャンデータのOCR化なのですが、今度はその文字データを検索するプラットフォームが必要となります。
デジタル化された紙媒体はPDFとして外付けHDDやフラッシュメモリとかに保存してもいいのですが、メリットを活かしたいのであれば検索機能があるクラウドサービスを利用するのがベストです。
これも色々なサービスがあるかと思いますが、オススメの一つはGoogle Driveです。
Google Driveのすごいところは他社サービスのようにファイル名だけを検索対象とするのではなく、データの中身も検索対象にしてくれることです。
従って「あの〇〇について書かれたメモ、どこにいったかなー」なんてのも検索出来るようになります。
データ化も断捨離も日々コツコツやるのが一番楽！
メリットは分かりつつもそんなに時間と金をかけてやれないよー（＞＜）という人もいらっしゃるかと思います。
それでも今日受け取った書類、今日買った本や雑誌からデジタル化すると後々確実に楽ですよ！
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