会議の生産性を上げる３つのこと

新しい1週間が始まりましたね。
月曜日は朝7時からの幹部ミーティングから始まり、様々なミーティングや会議が目白押しです。定例会議や、進行中のプロジェクトの進捗共有など、スクランブル交差点にいるような感じでミーティングをこなしています。

気付いたらほぼ1日中しゃべっていた、何てこともざらにあります。
ただ、僕は基本的に月曜日にしかミーティングを入れないので、このように集中してしまうのは仕方がないかな～とも思っています。当然、火曜日以降もミーティングは入るのですが重たいものは全て月曜日に集中させています。なので、月曜日の夕方はいつもヘロヘロします。

ということで、今日は会議の話しです。

会議の生産性

「生産性」という言葉が注目されていますよね。
注目というか、世の中全体でやんや言うてますよね。（えらいこっちゃ）

僕も会社でやんや言うてますｗ（どないやねん）

「生産性」を妨げる天敵として真っ先に上げられるのが会議やミーティングですよね。

会議やミーティングにも目的があり、種類があります。

❶ 報告・共有が目的の会議
❷ 議案や問題を解決するための会議
❸ アイディアを出すための会議

ざっくり＆シンプルに整理するとこんな感じかと思います。

僕は経営をやっていることもあり、❷の「議案や問題を解決するための会議」に出席することが多いです。当然そこにはマネジメントレベルのスタッフが集まってくるので、コスト的にも超リッチな空間になります。

参加するスタッフはそんなこと思わないかもしれませんが、僕なんて「このメンバーでアウトプットゼロの会議とかマジないわ～」って普通に思いますし、「アプトプットに付加価値無かったらマジクソだわ～」って思います。（言葉が汚くてすみません。。。）

会議やミーティング下手な会社に遭遇すると「この会社、仕事下手やな～」って思います。（お前は誰やねんｗ）

でも、そんな自分の会社が実は一番ヘタクソだったりします。（泣けてくる。。。）

なので、上手くなるように会議のグランドルールを作成しています。

徹底まではいってないのですが、それでも「生産性」という観点ではかなり上がったと思います。

そんな会議のグランドルールを紹介したいと思います。

このグランドルールは恩師であるグロービスの堀さんのアイディアを参考にさせてもらい、そこに僕なりの修正点を追加したものです。今後もやりながらガシガシ自社に合うように変更していこうと思っています。

① アジェンダの告知とオンタイムのスタート！

・議案は会議オーナー宛てに会議開始の48時間前までに起案すること。
・会議オーナーは、必ず24時間前に参加者に議題と目的を告知し、必ずオンタイムにスタートする。
・会議オーナーは、まずミーティングの目的を確認する。「今日のミーティングの目的は、」で始める。
・ミーティングの終了時間を予め確認する（どんなに長くても1時間30分を目安にする。）。

② 超集中して建設的なディスカッションを！！

・異なる意見やクリエイティブな意見を即座に否定せず、一意見として尊重する。
　→聞きたいのは、議題から外れない範囲で、最大限に幅広い意見である。
・参加者は積極的に発言し、議論を深めるための問いを立てる。（聞き役は要らない）
・感情的な発言、合理的・論理的ではない発言、必要以上に冗長な発言は慎む。
　→会議に集中するために討議以外のタスクは一切持ち込まない（PC、携帯、メールの返信などは厳に慎む）

③ 決まったら全員で全力コミット！！！

・決めることが何よりダイジ。コンフリクトのある課題こそ、スピード感をもって決めることの価値を意識する。
・決定事項に賛同しなくとも、一度決まったら全員でコミットして、行動する。
・誰がいつまでに何をするのか、次のアクションも会議中に決める。 （やりっぱなしを許容しない）

決定事項の周知にこだわる

決定事項は速やかに関係者に告知するのも大事です。

・原則 24 時間以内にslackで議事録を送付する。
・レポートは不参加者にも送り、異議を唱える場を確保する。
・意思決定に不服がある場合には、会議の再招集を要請し、場合によっては決定を覆すことができる。
→議事録公開後48時間経っても異議がない場合は承認されたものとする。

こんな感じです。（当たり前やん）

課題解決の会議では冒頭にチェックインとして、どんな会議にしたいか、どんな場にしていきたいかを一人ずつ話す時間を設けています。理由は議論がスタートした瞬間にすぐ爆発したいからです。

チェックインの効用は以下の2つです。

１．全員が一言しゃべることで発言のハードルを下げる
２．場づくりと、クリエイティブなマインドセット

僕的にはおススメです。

やっぱり有効48時間ルール

あと、地味にslackの48時間ルールも有効です。
会議に限らず「こうしたい」とか、「こう変えたい」とかの提案がマネジメントチームのslackに投稿されます。

誰からもレスがなく48時間経過した場合には「承認」されたことにしています。意思決定を早めたいことが最大の理由ですが、こうすることで提案に対する注目度は俄然あがります。

異議も承認も、タイムハードルは48時間が僕らにとっては調子がいい感じです。

皆さんはどんな方法で会議の生産性をあげていますか？
よかったら是非とも教えてください＾＾