会議の中に潜む無駄　9/2

こんばんは
沖縄にまた大型の台風が接近しているようです。

今回はこの記事について取り上げさせていただきます。

参加者の多くが「内職」をしている会議は、なぜなくならないのか マイクロソフトが「30分」を掲げた訳

授業中の内職

学生の頃に授業中にほかの授業の課題を行ういわゆる内職をする人がいました。恥ずかしながら私もその日の課題を終わらすために内職をする場面がありあました。今考えるととても効率の悪いことをしていたと思います。

しかし、まじめな学生であってもそういったことをする人がいました。そういった人の感覚はわかりづらい先生の授業や作業的な課題は非効率なので、拘束される授業時間に課題を終わらせるという考え方でした。

その人たちは、他の場所で効率の良い勉強法を編み出していたか、もしくは自分にマッチする勉強をする機会があったのでしょう。確かに、そういった考え方はありです。正しいとは思いませんが。

無駄な会議とは

記事の中では、会議中に内職をしてる人が存在するのを例にだし、会議を良くしていくためにはどういった要素があるのか考察されています。会議の必要性を考える5つの要素やコストを定量化の方法が紹介されています。

会議の5つの要素として、目的、インプット、成果物、関係者、効率を上げています。また、会議のコストを見えるかするための人間×時間の考え方や主観と客観性の両立の重要性が示されています。

記事を読んで

私が気になったのは、会議の必要性です。学生でも、講義やイベントを開催するために、会議を行います。社会人の会議のレベルには到底及びませんが、その分、さまざまな会議があります。

事前確認の重要性

大学生の会議は無駄が多いです。それは共通の認識が少ないのが要因と考えられます。会社内の会議ではある程度、会社で働いている共通の認識や会議の内容が事前に伝わっているでしょう。

しかし、学生の会議は知識にどうしても差が出てしまいます。そうすると、一番知識のあるひと一人の意見か、あまり難しいことに触れない低層ない件しかまとまりません。

会議において前段階は重要なものです。時間がかかっている会議には確認でもない、確認の確認に時間をかけている場合が多いです。学生の会議において前段階に時間を取るのは難しいことが多くあります。

会議の方向性を示す

また、会議においての指針というものは重要だと感じます。会議の本題を木の幹とすると、その先にある枝のほうに話の時間をかけている場合が多々あります。

人間は話に流れがあります。その流れは時間をかけるごとに全然違うところに行ってしまいます。雑談した後に話の流れを追ってみるとわかります。会議でも同様なことが起きてはいけません。

流れに身を任せるのではなく、頻繁に今の流れが本題からずれてないか確認して指針を示し続ける人がいないといけません。記事の中でもあるように、その目標が具体的であるほうが指針がずれません。

会議は良い成果がなければならない

世の中にある会議の中に、多くの無駄が存在しているのは、会議中の内職を行っている人がいるので証明されています。良い成果には必ずその判断を下す良い会議が必要です。