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事前予想は「否決」。ハードル高い合意形成(マンション共用施設の用途変更⑦)

がすたま

前回までのまとめ
マンション共用棟2Fに「居住者専用ミニコンビニ」を持つ当マンション。
店舗面積が狭く(50㎡未満)居住者だけでは採算が取れないことから、維持するため補助金を運営業者A社に支出していましたが、次回契約更改時に条件見直しを示唆されていました。

他社との交渉を行うも店舗面積の狭さ/商圏人口の少なさから他に運営可能な事業者は存在しないことが確定しており、その打開策として共用棟1Fのキッズルーム(160㎡余)を活用し、店舗化(外部利用が可能な出入口を新設)することで、持続可能なコンビニの設置を検討することになりました。

前回は売主・施工主・管理会社の協力に焦点を当てましたが、今回は分譲マンションの事業推進において最大のネックとも言える「合意形成」を中心に記載していきます。

マンション管理組合で重要な「合意形成」

この話を進める上で、1Fのキッズルームをコンビニ化する転換工事の実現可否が重要なのは言うまでもないのですが、次に重要なのはマンション管理組合側の「合意形成」です。

「合意形成」って言うけど何やねん?

さて、「合意形成」というと何をイメージされるでしょうか。

・理事会で意見交換をして擦り合わせを行うこと?
・説明会や意見交換会を複数回やってみること?
・細やかなアンケートで皆に聞いてみること?

このように、いろいろとお考えが出てくるものと思います。

私は、マンション管理組合の合意形成とは、
① 定められた手続きに基づき、理事会で審議・検討を進めて、
② 区分所有者が賛否を判断できるよう、判断材料の提示・質疑応答機会を設け、
③「総会」で議案成立要件以上の賛成を得ること
と定義させて頂きます。

①と②はイメージしやすいと思うのですが、大切なのは③です。

【「総会」で議案成立要件以上の賛成を得られないと・・・】
例えば、高齢化が進むマンションの理事会が「エントランスを自動ドア化するバリアフリー工事を行いたい」と考えたとしましょう。
事前アンケートでは7割を超えるニーズがあることを確認し(①)、説明会では高齢者を中心に多くの区分所有者が「助かる!」と喜んだとします(②)。

しかし、反対する一人が「保守費用が発生するから私は反対だ!」、「もし子供が手を挟んだら理事会は事故の責任が取れるのか!」と発言したことをきっかけに、数人が理事会役員を詰めるような様相を呈してしまい、説明会は大荒れ。

結果、理事会提案を喜んでいた多くの方は委縮し、検討メンバーの意欲が減衰して中断してしまいましたとさ。

上の事例のようなことが、テーマは異なれど多くてマンションで起きているのではないかと思います。
この「一部の大きな声」に必要以上に左右される現象こそがマンション管理組合における合意形成を困難にしているものと考えています。

先ほどの事例であれば、
・ 保守費用は見込額を参考情報として提示して総会に上程すれば事足ります。
・事故の責任は、注意喚起を適切に行い、万が一の場合に備えて保険の加入を行えば良いのです。

意見に対して回答が用意できるのであれば、反対派の発言は「議案に反対している一区分所有者の意見」に過ぎず、定められたプロセスで検討し判断に必要な情報を提供して、最後は総会に上程して議案成立要件以上の賛成を得る。
最後の総会で必要以上の賛成を得られるまでが「マンション管理組合における合意形成」と私は考えます。

一部の反対の声で断念せず、総会上程までがお仕事!


共用部分の変更=特別決議(3/4以上の賛成)

今回の話は、マンション内の共用施設の用途を変更する内容です。
共用施設の用途変更は、「特別決議」という呼ばれる決議が必要です。

マンションにより細部は異なるかもしれませんが、一般的には組合員(区分所有者)総数と議決権総数のそれぞれに対して75%(3/4)以上の賛成が必要になります。
(出席は議決権行使書や委任状等も提出されたらカウントされます)

みんな大好き「区分所有法」☺

ここで高齢化が進むAマンションを例にご紹介しましょう。
今回の総会は、普通決議の議案がいくつかと、特別議案(マンションにエレベータを設置するバリアフリー化工事)が1つあります。

王様住戸とは分譲時の価格が高い等の理由で議決権数を他より多く持たせている住戸です。また、海外転勤中の人は総会の議決権行使をしないマンです
普通決議の賛成数の母数11個は、総会出席数11個と同じ
特別決議は組合員総数と議決権総数を母数にして、賛成が75%以上必要

【補足】
組合員は10名いますが、実際に議決権行使をした方は9名。1名の海外転勤マンは欠席してしまったんですね。

総会の「普通決議」であれば、議決権の過半数を持つ組合員の出席と、さらにそこから半数の議決権の賛成があれば良いので、普通に可決します。
しかし、特別決議であったエレベーター設置・バリアフリー化工事は、現役世代の王様住戸・区分所有者が工事費用が高いことを理由に反対。
賛成の議決権数が要件に満たず、否決されてしまいました。

海外転勤マン(欠席者)が議決権行使書か委任状を出してくれれば、もしかしたら成立したかもしれないのに・・・他のお年寄り8名はとてもがっかりしました・・・おしまい。

可哀そうな話かもしれませんが、マンション居住者属性がバラバラである以上は賛成・反対の意思表示もまたバラけますし、外部居住の住戸が多ければ賛成・反対以前に意思表示すらされない場合もあります。

ここでの話をまとめますと、特別決議の議案を上程するためには、以下の点に留意して進める必要があるということです。

  • 区分所有者数および議決権総数のうち75%の賛成を集める必要がある

  • 価値観が割れるような議案は賛成要件に満たない可能性が出るため、極力反対が出にくいスキームにする必要がある

  • 外部居住が一定数を超えないうちに進める必要がある

【余談】
Twitterに生息する管理クラスタだと100.00%をキープする猛者もいるのですが、普通のマンションでは80%を超えたら優秀。90%を超えてたらとても管理組合への参画意識が高いと言えるんじゃないかと思います。

↑ 普通の基準が壊れている例 ↑


「合意形成」の難易度はマンション毎に異なる

過去の議案から見る区分所有者の判断

繰り返しになりますが、今回のコンビニ移転に関する内容は間違いなく共用部分の変更に該当するため特別決議の議案となり、75%の賛成が必要です。

そこで、過去の総会実績から今回の「共用部分の変更」を占ってみることにしました。

上記は議決権個数に対する割合


A:管理費改定
端的に言えば管理費を約5割値上げしますというもの。
こちらは、「一番最新の総会議案」でかつ「金銭に絡む議案」だったのでピックアップしたのですが・・・約2割近い方が反対票を投じています。
管理費改定は避けようがなかったので、「必要悪」でも取り組まなければならなかったのですが、本件はこの逆風下の中で進める必要があり、タイミングとしては最悪です。

B:移動式販売の車寄せ利用
キッチンカーや移動式販売を誘致しますよというもの。
既にトライアルで近隣マンションの皆さんも多く使われていたことから、外部利用を前提としたセキュリティ面での抵抗感を図る上でピックアップしました。
(本件は普通決議議案でしたが)結果としては特別決議でも可決できるくらいの賛成率でしたので、外部利用については「セキュリティエリア外で行うこと」、「認める以上の便益があること」が可決に必要だと推察できます。

C:居住者専用ミニコンビニの業務委託契約(覚書)
ミニコンビニの評価を図る上でピックアップ。
結果を見る限り、シンプルにミニコンビニは多くの方が欲しいということでしょう。
但し、本件はコンビニブランドを選択する趣旨ではなくあくまで契約内容の覚書に関する議案なので、仮に今回の対応でコンビニブランドが変わる場合には反対票が増える可能性があります。

D:旧居住者専用託児所撤退に伴うNPO法人契約
過去の記事の通り、このマンションは居住者専用託児所の撤退で居住者が分断された歴史を持っていました。
その撤退にあわせて新たな運営事業者を選定し上程する議案があり、参考までに確認してみましたが、託児所の受益者(=預けている人)が全戸に対して少ないので、議決権行使された方のそれなりが反対で提出されており、当マンションの総会議案ではワーストの賛成率でした。

また、この時の補足説明に「保育所から用途を変えるとのご意見については、特別決議の賛同を得るのが難しいため断念した」という悲しい検討結果が書かれており、共用施設の用途変更がいかに高いハードルかを想像させます。

受益者が限られる議案は反対が生まれやすいのです


厳しい議決権賛成率見込み

これらを基に議決権行賛成率見込みを、直近の総会参加率(約9割弱)を前提に考えてみました

  1. ミニコンビニを1Fキッズルームに移転します!(品揃え拡充)
    工事費を負担してまでやるのかという反発が起きて「否決」と予想します。
    (賛成率見込み:約65%)

  2. 項目1+外部利用を前提にミニコンビニの補助金支出がなくなります!(支出抑制)
    外部利用を可能とする点でセキュリティ面での抵抗感はしかるべき対策を施せば賛成率の許容範囲ではあり、工事内容の細かい突っ込みが入るとしても支出抑制から工事費回収目途を立てられることから、大勢に影響は及ぼさないと考えられます。よって、「可決」と予想します。
    (賛成率見込み:約80%)

  3. ミニコンビニ跡地をキッズルームにします!
    これは店舗化とミニコンビニ跡地利用の議論を分けて行い、跡地利用を議案として独立させた場合の想定ですが、工事費に対して受益者以外が反対に回る可能性が高いことから、「否決」と予想します。
    また、キッズルームではない別の何かだとしても、受益者以外は反対する性質を考えれば、賛成率は大きく変動しないと推察されます。
    (賛成率見込み:約60%)

  4. 項目2+項目3(一体整備)
    これは、店舗化するときにキッズルームがなくなることから、ミニコンビニ跡地利用までが議案の一部として跡地まで指定して一体的に整備するやり方です。
    恐らく多くの方が悩む気がしますが、保守的に見込めば「否決」と予想します。
    (賛成率見込み:約70%)

整理してみると、この時点で合意形成が大変なのは1Fへのコンビニ移転そのものではなく、ミニコンビニ跡地の利用ということになりそうです。
また、後述しますが「ミニショップ跡地」の利用方法まで固めておかないと廃墟化のリスクを背負うことになるため、現在は否決見込みである項目4「一体整備」で賛成率75%を超えるような議案としなければなりません。

【補足】なぜ議決権賛成率にこだわるのか?
この感覚は理事長経験者とそうでない方で大きくギャップがあるような気がしていますが、議決権賛成率にこだわる理事長はそれなりにいます。

これは、「①一度否決されると再度議案を上程するのが困難になる」ことと、「②判断が割れた議案は腫れ物扱いになってしまう」からです。。

①一度否決されると再度議案を上程するのが困難になる
先に例として挙げた「エレベータ設置のバリアフリー化工事」では、外部居住者が賛否を示さないこと、また一部の議決権を多く持つ方が反対に回られたことで否決されました。
仮にその後外部居住者が海外転勤から戻ってきたとして、再度エレベータ設置議案を上程しようとすると、「前に否決されて終わった話ですよね?」みたいな意見が出てきて、そこから再度議論を再開させることが困難になります。

②判断が割れた議案は腫れ物扱いになってしまう
私のマンションで過去に存在していた「旧託児所」。
この活用方法は託児所運営業者撤退以降は、長らくキッズルームとしての運用されていましたが、賛否が割れた関連議案が存在し大荒れした歴史があることから、この場所に話題が振れるのすら嫌な方がやはりそれなりにいらっしゃいました。
キッズルームのコンビニ化という話も、「過去いろいろとあった場所を蒸し返すな」と反発される方が多くいらっしゃったのもまた事実だったのです。

判断を割っちゃうと後遺症が残るんですわ・・・


オーソドックスな進め方と少しの工夫

合意形成を図る上での注意ポイントは先ほどの内容で整理しました。
議案可決に向けたハードルは高いものの、合意形成の流れはオーソドックスであるものと思えました。

【当時考えていた大まかな流れ】

  1. 行政手続き/ハード対応はプロ集団(売主・施工主)に協力を仰ぐ

  2. 理事会は各課題に対しメリット/デメリットの整理を行い、審議・決断を重ねて提案をまとめる

  3. 本構想の意思確認や、ミニコンビニ跡地の需要はアンケートで確認する

  4. 上記条件が整い次第、店舗運営事業者候補の選定を進める

  5. 過去の経緯から重要議案であるのは明白であり、総会上程前には説明会を行う

  6. 総会で議案として上程して、議案成立要件を得る

(オチを最初に言えば、こんな簡単にいきませんでしたが・・・)


収拾が付かなくなりがち「跡地利用」

前回の話まででプロ集団への協力要請と理事会審議は着々と進んでおり、次はアンケートでの意識確認と需要調査を行う段階になりました。

しかし、先ほどの議決権賛成率の事前予想の通り、真に課題として残りそうなのは「ミニコンビニ跡地活用」です。

跡地活用を単体で検討しようとすると、多くの居住者が受益者になるような青写真が描けず結局は棚上げになり・・・居住者専用店舗の抜け殻をそのまま他の用途で転用することは困難であることから・・・ミニコンビニ跡地という廃墟が残ってしまう可能性が考えられました。

私が師として仰ぐはるぶーさんのマンションですら、ミニショップを廃止した後の跡地活用(ラウンジ化)に10年近くかけられていらっしゃったことから、その跡地活用のハードルの高さがうかがえます。

また、普通のマンションであれば、毎年理事役員が入れ替わり、その都度「私はこう思う!」と主張が始まり、議論がまとまらなくなります。
「跡地利用」は収拾がつかなくなりがちなのです。

価値観を問うような議論はまとまらないものです

一方で、既に理事会からは「ミニコンビニ跡地はキッズルーム化を想定し、アンケートで需要を確認したい」という答申が出されています。

そのため、最終的に提案者たる理事長の立場としては、アンケートはその筋書きが大きく狂わないように作成することが合意形成の上で重要であると判断しました。

命名「コンビニ・キッズルーム一体再整備計画」

その結果が、「コンビニ・キッズルーム一体再整備計画」という計画名称です。
この用語は、2020年冬の理事会議事録~オーナーアンケートでいきなり登場しました。

このネーミングを設定した背景は、「1Fキッズルームを店舗化できるよう工事を行いコンビニを誘致、2Fのミニコンビニ跡地を竣工10年を経過した状況を鑑みて適切な機能にすることで共用施設の最適化を図る」といった構想を説明するのが面倒で分かりやすい名称を付けることにありましたが、同時に旧ミニコンビニ跡地の活用までを計画範囲として示すことで個別議論化を避けることも目的とするためです。

【メモ】
今になって振り返ってみると、計画の範囲を示したことで議論が分散しなくてすんだのではないかと前向きに評価しています。
考えてみれば、多数の工事や設備更新が含まれるものも一般的には「大規模修繕工事」とか一体的な名称で呼んでいるわけですから、何か大掛かりなことをやるときには計画の名称を付けることをお勧めします。
余談ですが、思い付きで口にしたのでネーミングがダサいとか後から思って少し後悔していたりします・・・。

アンケートから始まる合意形成

さて、先のような合意形成に支障が出ないような形でのアンケート案の作成が必要となったのですが、ここでアンケートの目的の整理です。

一般的には、居住者やオーナーからアンケートを取得しようとする場合には、以下の3つの目的があります。
(同じ内容を書くのもあれなので、はるぶー先生のツイートを貼らせて頂きました!)

今回の作成にあたっては、以下の内容を確認できるよう作成しました。

  1. 現在のミニコンビニに関する内容(利用状況確認、評価、補助金の認知度)
    アンケート自体は、本計画(共用棟1Fキッズルームに店舗区画/コンビニを設ける計画)に関するヒアリングが主目的ですが、このアンケートを取得する時点では電気動力問題に解決の目途がついておらず、賃料交渉もまとまっていませんでした。完全に見切り発車です。
    そのため、検討を中断して現在のミニコンビニを存続させる方向に舵を切ることも意識し、現在のミニコンビニの利用状況や評価(あって良かったか、今後も必要か等)を確認する項目を入れることにしました。
    なお、「ミニコンビニの運営に補助金を支出しているのを知ってましたか?」とか「既に他のコンビニ事業者から提案を断られているのを知ってましたか?」とか、周知を図る目的の質問も並べています。

  2. 本計画に関する内容(意向調査)
    本命はこれです。
    先の前読みで計画に対して前向きな回答が多いと予想していましたが、後ろ向きな回答が多いと検討中断になってしまうため、油断はできません。
    建付けについては、本計画の構想の説明を先に入れた上で質問することで、計画そのものの認知向上と、後の総会で議案化した際に生じる「イキナリ感」の抑制を狙ったものとしました。
    なお、設問は「この計画を前向きに検討できますか?」1つだけです。
    判断を迷わせるような余計なことはごちゃごちゃ聞かないことです。

  3. 2Fミニコンビニ跡地の活用に関する内容
    要約すると、キッズルーム化で良いかという需要確認と、その他自由記載欄を設けることでニーズの確認を行うような建付けにしました。
    こちらも余計なことはごちゃごちゃ聞かないが鉄則です。

予想以上のアンケート結果

アンケート結果は以下のような感じでした。

  • アンケート対象(全区分所有者)の内、4割以上が回答
    母数としては十分参考になる数値です。
    ミニコンビニとはいえ生活インフラとして定着していますから、関心の高さを伺わせます。

  • 計画を前向きに検討できると回答した人は約8割後半
    計画の検討継続には十分な数値です。
    予想通りではありましたが、発案者としては本当に安堵したのでした。

  • ミニコンビニ跡地のキッズルーム化は約6割後半が理解に前向き。自由記載欄ではテレワークスペースの要望が多い
    こちらも想定内の数値であり、また自由記載欄も(私が要望していたこともあり)予想通りです。
    舵取りは難しいのですが、ミニコンビニ跡地はキッズルーム化で進める他なさそうでした。

  • 一部の居住者からご協力の申し出
    ありがたいことに「本業でテナント誘致経験があるため、もしご協力できることがあれば相談してください」と自由記入欄で申し出てくれた方もいらっしゃいました。
    最終的にこの方にアドバイスを頂くことで本計画は大きく進むことになり、これだけでアンケートを取得して良かったなと心から思えたのでした。

【利用者の固定化=需要は限定的】
前回の記載通り、私はミニコンビニ跡地のテレワークスペース化を希望していました。

そのため、アンケート作成時においても心の片隅で未だ想いを捨てきれず、当マンションに既に存在していた勉強や仕事に使えるラウンジの利用状況調査を裏でしていたのですが・・・ラウンジの利用者が固定化しているため、ちょっと難しそうだなと思い直していたのでした。

利用者の固定化とは、仮にテレワークスペースを増やしたとしても、利用者+αしか受益者に成り得ない現実を示しています。
(本当に使いたい人が多ければ、利用者は日によって入れ替わっているものです)
そのため、アンケートの自由記入欄で要望が上がったとて、キッズルーム化の理解をひっくり返すような熱量ではないなという印象が拭えなかったのでした。

残念ながらラウンジ改修時にあわせて行うべきと判断せざるを得なかったのです😢

さて、アンケートで方向性が見えたのですが、この計画はまだまだ色んな問題を巻き起こしながら検討が続きます。
(書いていて思うのですが、この話題、長すぎ・・・)

(次回⑧へ続く:11月中旬頃公開予定?)

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