頭を使う時間と体を使う時間を明確に分ける

日々の仕事の中で混在する様々な仕事。考えることがウェイトを占めるものもあれば、淡々と作業に勤しむものもある、という話

「忙しい」その正体はなんだろう。やることが次から次へと舞い込んで処理するのに四苦八苦する状態だろうか。

任された仕事を頼まれた順に処理するとそのような事態に巻き込まれる。今手に持った仕事の内容を一度整理することが必要である。

緊急性の高いもの、その中でもじっくり考える必要があることが一番目、その次が時間に余裕はあるものの、ある程度考える必要があるものが2番目、その次はとりあえず手を動かせば処理できるもの、といった順番でザックリ分けてしまうのが私のやり方だが、人によっては能力の違いもあるので区切り方はまちまちだろう。

よくあるのが考えず、とにかく量をさばく仕事とじっくり思案する仕事を同時進行に行い、混同してしまうやり方だ。これではそれぞれのパフォーマンスの質は落ち、ケアレスミスから余計な時間を浪費し、あとから来た仕事に圧迫され「忙しい」はエンドレスに続いてしまう。

私の場合、アナログなやり方だが1日の終わりに次の日の予定をA4紙、1枚に落とし込む。その用紙はフォーマットを自作したものだが、朝から退社するまでの確定した予定を書き込み、その間には色違いのペンで時間が空いたら取り組むこと、あえて緊急の用事のために空けておく時間、などその日1日のスケジュールが無理なく遂行されるように流れを可視化しておくことで、日中はほとんど余計なことを考えず目の前の仕事に集中できている。

その可視化されたA4紙を書き込んでいくことで、仕事の種類を混同させることなく、時間の区切りをつけることができるのだ。例えば、9時までの時間は電話も鳴らず、誰かから邪魔される可能性の低い時間に考える仕事を入れる。9時から12時くらいまでは淡々と決められた仕事をこなす、など1日の中で仕事の内容を時間で区切るだけで効率や集中力は格段に上がる。

そして日中も小さな工夫をしていくことで余計な忙しさは減るだろう。

私がよくやるのは、外回り中に現地で撮った写真やその場でラフに書いた手書きの資料をLINEやメールで事務員や工事担当者に送り付けてしまう。一通り外回りをして帰社したころには、まとめるだけの資料の下地ができあがっている。それをあとはこちらで最終処理するだけで見積書や送付する資料は簡単にできあがる。忙しい中、なんでも自分でやろうと思うと体はいくつあっても足りなくなってしまうのだ。

ポイントはいかに自分がラクをして、効率化が図れるか、ということである。こう言うと丸投げばかりの嫌な社長に聞こえるかもしれないが、仕事をふる際は、いかに任された人間の負担にならないか、ということを考えて仕事をふることで、分業制も効率化が図れるのだ。お互いのちょっとした気遣いで全体の負担が減り、結果、無駄な忙しさから解放されると思うのだ。

「忙しい」と抱え込んでしまっている人がいたら、一度その忙しさを俯瞰してみることから始めてみてはいかがだろうか。

仕事の内容によって、時間や役割を分けて考える。すべてを抱えるからいつまで経っても体が空かないのだ。