新年度に知っておきたいお仕事効率化のコツ！

こんにちは！すっかり春ですね！🌸

春といえば新生活。

・部署が変わった
・後輩ができた
・新人に仕事を教えなければいけない
・昇進して管理職になった　　

このように仕事環境が変わった方も多いことでしょう。

新生活は出会いと別れの季節。
様々な人と関わり何かとバタバタする時期でもある。

私がこの時期に掲げているキーワードはズバリ「効率化」
でも「効率化」ってやり方を一歩間違えるだけで、逆に効率が悪くなったり、コミュニケーションがうまくいかずに仕事が止まってしまったり、地獄をみることもしばしば。

そこで今回は、これまで効率化に人生をささげてきた私が得た学びを新生活を始めるみなさんにシェアしたいと思う。
新生活のお供にどうぞ👍

プレアクションルーティーン

さて、みなさんは「プレアクションルーティーン」という言葉を知っていますか？

「人間はいつやってもよい正当化される仕事（暇つぶし）を無意識にしてしまう」という現象である。

例をあげると

・朝出勤してとりあえず「ごみ箱のごみを捨ててみる」
・一日に何度もなんども無意識に「メールフォルダを開いてみる」
・打合せの予定を入れるときに〇〇時30分からという中途半端なところから予定を入れてしまう。

皆さんも思い当たることはないだろうか。
ある調べによると、平均プレアクションルーティーン時間は「週10時間」にも及ぶという。週に10時間も無駄にしている計算だ。
時間ないよ、暇がないよという人も無意識に暇つぶし（プレアクションルーティーン）している可能性は大いにあるのです。

・メールチェックをする時間は、1日の中で決めておく
・打合せ予定は〇〇時ジャストから予定を組む

これだけでも暇つぶし時間を大幅に削減できる。

アスリートは毎回同じパフォーマンスを出すために願掛けのようにルーティーンをつくります。
逆に、我々ビジネスパーソンはアスリートと違って無意識なルーティーンを「やらないこと」をルーティーンする必要がある。
これを意識するだけでも、思った以上に多くの時間が捻出できる。

それでは次に「捻出した時間をどうやって効率的に使うか」という話に進んでいこう。

仕事は細分化したほうが効率的

「仕事はまとめてやった方が効率的だ」
「キリの良いところまでやらないと気が済まない」

こんな考え方の人はいないだろうか。
実はこの考え方はとても危険である。

限られた時間を最大限有効に使うには、大きなかたまりを詰め込もうとするより、小さなカケラをたくさん作って詰め込む努力をしたほうがよい。

図で表すとこんな感じだ。

大きなかたまりのままでは、予定の中に組み込めなかった企画書作成の予定が、

与件の整理・アウトライン作成・執筆・デザイン

と小さな仕事に分けるだけで、パズルのように空いた隙間時間に組み込むことができる。

【良い癖】
「大きな仕事を細分化して、小分けに使う」
「小さな仕事は時間を有効に使うための大切な財産として捉える」
「十分な時間がなくても途中まで進めれば確実に仕事は前進すると考える」

ちなみに仕事は細分化できる極限まで細分化したほうが良い。

細分化しておけば後で組み合わせて大きくすることは簡単にできるので・・・
では続いて一番肝心な「伝え方」の話に進んでいこう！

「過剰品質」ができあがる原因

「ここまで情報は詰め込まなくてよかったのになぁ」

「自分が想像していたものと違うものがあがってきた」

人に仕事を頼むとこんな現象が良く起きる。
皆さんのなかでも思い当たる人は多いだろう。

誰かに仕事を頼んで自分が想像しているものと違うものが出来上がったら、相手に修正を依頼しなくてはいけなくなったり、最悪の場合”やり直し”になる場合もある。

これは時間の使い方としては一番もったいない。

まず、立場が上の人から下の人に仕事を依頼するとかなりの確率で「過剰品質」な成果物が出来上がります。
それはなぜか、人間は立場が高い人からの指示を受けると指示者の期待に応えようとあれもこれも詰め込もうとするからです。

過剰品質とは「その仕事の成果につながらないことがてんこ盛りになっている状態」付加価値とは違います。同じ時間をかけるなら成果につながる付加価値をつけたいですよね。

ではなぜ指示者と作業者で行き違いがおこるのか。
それは、日本人は「病的なレベル」で抽象的だからです。

例えば「おごるよ！何食べたい？」
と聞かれたら大体の日本人は

「こってりしたもの」
「麺類」
「辛いもの」

このように答えます。

ちなみに私のアメリカ人の友人はこのように答えていました
「〇〇（お店の名前）のチーズがたっぷり乗ったピザが食べたい」　

このように具体的に答える日本人はごくごく少数だろう。

日本人は言いたいことよりもひとまわり大きく言う癖があります

このことから相手の第一声で動くと、相手の本当にやってほしいことが掴めていない状態のまま仕事を進めることになるため「過剰品質」が出来上がってしまうのです。

ではどうすればいいのか。
これは指示者と作業者でそれぞれ注意すべき点がある。
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◆指示者が気を付けること　

①仕事の目的を明確に示す　※これが一番忘れやすい！！！

例えば提案書作成において、「クライアントに提案して買ってもらうための資料」なのか「社内の役員会議用の資料」なのかで資料内で協調すべき点が全く異なります。簡単な表の作成だとしてもどんな点を伝えたいのかということによって作り方が変わってきます。
目的をしっかり伝えることはたとえ小さな仕事でもとても重要です。

②仕事のアウトライン（概要・要点）を示してあげる。

指示者の考えていることの5割ほどしか作業者には伝わっていないと思ったほうがよいです。指示する側がイメージしている概要と要点を示してあげるだけで明確に伝わるようになります。なお、資料の構成を示すときはパワポなどにまとめる必要はなく、簡単なメモ書きでも構いません。

③納期を明確に示す

納期は必ず伝えるようにしましょう。納期がわからないまま進めると納期トラブルにつながる危険性が高まります。作業者は自分の中で優先順位をつけて作業を行っていきます。その中で優先順位を決める指標の１つが納期です。「なるはやで」という指示は最悪です。必ず明確に日時を示してあげましょう。

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◆作業者が気を付けること

①とにかく「聞く」「聞く」「聞く」！！！！！！

成果物がクリアにイメージできるまでとにかく聞くことが大事。全体像がぼやけているのに分かりましたと二つ返事で作業を始めるのは危険です。高い確率でやり直しになります。

②１回～２回やり直しがきくタイミングで１回確認をはさむ

全体がふわっと仕上がったタイミングで１度指示者に確認をはさみます。
「認識の違いはないか」「構成が指示者のイメージ通りになっているか」「軸がブレていないか」などを確認してもらってから続きを進めると、大きな事故にはなりにくく指示者のイメージに近づけることができます。

指示をする側ができること、作業をする側ができることを相互に行うことで初めて認識の違いを埋めることができるんですね。

特にタイトなスケジュールで動いている案件では、メンバー間の認識の違いによる「小さなミス」は、のちのち大きなトラブルに繋がります。

認識の違いによるトラブルを起こさずスムーズなコミュニケーションを行う為に何をすれば良いかということについて常に考えていく必要がありそうですね！

ここまでお付き合いいただきありがとうございました。
みなさんの新年度のお仕事の進め方を考える一つのきっかけにしてもらえたら幸いです。

さて話は変わりますが、ライスカレーも新しいメンバーと共に新年度を迎えています。

ライスカレーは今年は飛躍の年になる予感です❤
新たな取り組みもどんどん予定しています！　乞うご期待！！

バタバタする新年度ですが皆さん頑張って乗り越えていきましょう！
それでは次のnoteで会いましょう！

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最後まで読んでいただき、ありがとうございます！
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