人事の仕事を「定量化」 | エンジニア用語からヒントを得た ”組織ベロシティ” というアプローチ
皆さん、こんにちは 🙋🏻♀️ ポテンシャライトの阿部です！
日頃より採用パートナーとして、各企業様の様々なポジションの方とお話する機会があります。その中でよく「人事の仕事って、具体的には何してるの？忙しさってどれくらいなの？」と質問を受けることがあります。
確かに、人事 / 採用担当の仕事は採用業務から既存メンバーのフォローまで多岐に渡りますが、営業実績のように数値化されておらず（採用人数のKPI等を除く）具体的にどれぐらい忙しいのかはイメージしにくいかもしれません。
そこで、今回はポテンシャライトのオリジナル施策である「組織ベロシティ」という考え方を用いて、人事 / 採用担当の業務を定量的にイメージするアプローチを紹介します。
あくまで参考程度にはなりますが、人事 / 採用担当がどれぐらいの仕事量を労働時間内に抱えているかを予測した数値を記載します。これらの数値が、今後の人事 / 採用担当のリソースを考慮するきっかけになれば幸いです。
それでは早速はじめます！
1. 人事 / 採用担当の仕事を「定量化する」とは
読者の皆さまの多くは既にご存知かもしれませんが、人事 / 採用担当の業務は多岐に渡ります。人事 / 採用担当の業務を突き詰めると ”HR（human resource）” 領域、つまり人材に関わることはほぼ網羅することになります。
以前、ポテンシャライトで人事 / 採用担当の業務内容（スキル）を取りまとめたところ、2019年時点で 124個 ありました。（現在はもっと増えていて、細分化もできるかもしれません。）
1. 要件定義設定スキル
2. 採用手法/採用予算策定スキル
3. 会社概要作成スキル
4. 求人内容作成スキル（求人票作成）
5. 母集団形成スキル
6. 採用広報スキル
7. 書類選考実施スキル
8. 選考結果催促スキル
9. 面接日時調整スキル
10. 面接スキル
11. 面接フィードバックスキル
12. 最終面接ディレクションスキル
13. 内定前後のディレクションスキル
14. 適切な年収提示スキル
15. 入社までに必要なリストアップスキル
16. オンボーディングスキル
17. エンゲージメント向上スキル
18. 人事評価構築スキル
これらは大項目ごとに18分類をし、さらに、大項目により詳細な業務内容を記載しております。※ 詳細は出典ブログをご参照くださいませ。
18項目 - 124業務を
- ●回 / 時間 と “定量的” に算出できるもの
- 数値で計測できない “定性的” な内容であるもの
に、さらに分類してみた表がこちらです。
定量的 / 定性的 な業務の振り分けは「思考時間」つまりクリエイティブな要素が多く含まれているか？という基準で行いました。書類選考や日程調整など、比較的オペレーティブな業務に関しては、日次で実施時間を担保したりなど、1件の対応にどれぐらいかかったかを算出できるため、今回は ”定量的” に分類しています。
※ また人事の業務内容には、一般的に労務領域も該当することがあります。今回、所謂バックオフィス系の業務内容はこれらに反映させておりません。
皆さんの想像以上に「いつどれぐらい時間をかけて」行っているか不明瞭な業務もあるのではないでしょうか？（個人的には、入社オンボーディング関連の業務を定量的に伝えられたらな…と感じました💦）企業様の多くは、人事 / 採用担当の仕事を明確にイメージできていない方も多いはずです。
それではここから、今回の本題である「組織ベロシティを用いて業務を定量的に計測する」内容を記載します！実際どれくらいの負荷がかかっているか、目安の数値と合わせて業務の解像度を上げることができればと思います。
2. "組織ベロシティ" というアプローチ
前提として、今回ご紹介する ”組織ベロシティ” という考え方は、エンジニア用語からヒントを得た「業務内容を定量化（ポイントで算出）する」ポテンシャライトのオリジナルの方法です。まだまだ改善 / 改修を続けており、組織の生産性を永続的に高めるために検証をしております。
詳細は、下記ブログをご覧くださいませ！
ベロシティとは
プロジェクトマネジメントにおいて、チームが作業を進める速度のこと
開発期間と業務内容から全体の工数を見積り、数値（ポイント）として算出することが可能です。
2-1. ポテンシャライトの "組織ベロシティ" 詳細
”組織ベロシティ” 設定の目的は、「仕事内容を定量的に変換する」ことであり、KPI（人事 / 採用担当の方が設定している採用決定目標など）とは異なります。
つまり、自分が「どれぐらいの業務をひと月に担当しているか？」を可視化したものです。
ポテンシャライトのHRパートナーは、採用ご支援のプロジェクトとして、1社のクライアントにつき、目安 30 ~ 40 ポイントを担当しております。
※ オリジナルのポイント配分をしておりますが、30 ~ 40 ポイントは、25時間 / 月 程度を想定しています。
また労働時間から鑑みて、月間の担当するベロシティは 200ポイント前後 を基準としています。（入社後6ヶ月以上のメンバーを想定）
[実例]
▼ HRパートナーがエンジニア採用のご支援として2媒体を担当した場合
- Wantedly
- Green
▼ 上記媒体の業務内容詳細
Wantedly
- 募集ページ作成
- 募集ページの運用
- スカウト候補者のピックアップ
- スカウトメッセージ作成
- 送信
- 効果検証（PDCA）
- エントリー対応
Green
- 求人管理
- 気になる送信対象のピックアップ
- 気になる / 会いたい用メッセージ作成
- 気になる / 会いたいの送付
- 効果検証（PDCA）
- エントリー対応
▼ ポテンシャライトの ”組織ベロシティ” ：合計 42ポイント
- Wantedly ：24 ポイント
- Green ：18 ポイント
週次で現状の業務内容を入力し、数値を管理 / 運用しています。
ポテンシャライトのHRパートナーは、エンジニア採用のみならず、採用ブランディング / 採用広報 / 人事組織支援など、上記以外のご支援に携わる機会も多いため月間の業務内容は100種以上になることも頻発します。
そのため、全体の担当 “組織ベロシティ” を 200ポイント前後 と目安として設定しています。補足として、HRパートナーの多くは 4 ~ 5社 を担当しています。
2-2. ”定量化” した仕事内容をどう活用するか？
ここまで、ポテンシャライトのHRパートナーがどれぐらい月間で動いているかを可視化してきました。次に、「人事 / 採用担当が月間でしっかり業務にコミットできるベロシティ範囲を 200ポイント前後」を基準とした場合の詳細を記載します。
人事 / 採用担当の仕事を “組織ベロシティ” で 例えると…
まずは、基本的な月間の労働工数の整理をします。
- 月間の労働時間 160 ~ 176 時間（1日8時間計算）
- 面談 / 面接時間 30時間（1日1面談 / 面接以上を担当すると仮定）
- その他業務（労務等）の時間 30時間 / 月
⇨ つまり定性的な業務を行なっている時間は、100時間 / 月 程度です。
※ 面談 / 面接時間は、企業様によって大きく異なるので、参考数値として記載しております。（面談 / 面接の時間が多い方だと、1日に5件以上担当されているかもしれません。）
上記以外の100時間 / 月 を ”組織ベロシティ” で可視化するとどうなるか、ポテンシャライトで設定している各業務に対してのポイントを公開します！
人事 / 採用担当の業務が、月間で合計して 200ポイント を超えると「とても忙しい」と感じるレベルでリソースが逼迫と言えるでしょう。
業務内容と範囲が多岐に渡りすぎる場合は、人事 / 採用担当のリソースを増加させることを検討しても良いかもしれません。
人事 / 採用担当のリソース確保の手法
- 採用アシスタントの採用
- 外部リソースの活用
- 人事 / 採用担当の増員
- 現場メンバーでの対応 など…
3. 最後に
いかがでしたでしょうか？人事 / 採用担当の業務は多岐に渡り、思いの外「どれぐらい動いているのか？」が見えにくい状況です。ポテンシャライトでも、組織の業務を定量的に可視化することで、業務生産性向上のための施策実施や、事業計画 / 採用計画に役立てています。
私自身、ポテンシャライトの “組織ベロシティ” 管理を担当しておりますが、まだまだ最適解を模索している最中です。企業様によって “定量化したい / 可視化したい項目” は異なるかと存じますが、何かの参考になれば幸いです。
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