最近、実は秘書が最強だと思う理由。

水曜日お疲れ様でした。平日の折り返しですね。

本日は僕の経験から、秘書の仕事って実は大切で価値がある、ということをまとめてみます。

多くの方が憧れる職業ってコンサル、投資家、商社マン、マーケター、経営者、企業家、があがると思います。

特に男性は、なかなか秘書になりたいという人は多くないのが現実です。

そんな僕は、最近は異動もあって経営者のサポートを行う仕事の中で、スケジュール管理、文書作成、雑務をやるようになりました。

いわゆる”秘書的な仕事”です。

異動の前は、同僚や上司から”秘書”=“雑務をやらされる人”というイメージがあったようですし、僕もそれを多少懸念をしていました。

今、数ヶ月経ちますが、秘書の仕事って相当な意義があると思いますし、めっちゃ楽しいです。

その理由を説明していきます。

1、経営者のパフォーマンス=会社のパフォーマンス

会議の段取りやスケジューリングと聞くと雑務と思われる方もいると思います。

しかし、経営者のスケジュール、タイムマネジメントは、経営者本人のパフォーマンスに寄与します。

一方で、あらゆる部署が経営者と会議をしたいので、どんどん会議入れてきます。それが、経営者の時間と体力を奪い、会社のパフォーマンスが低下させてしまう時もあります。

現在、僕は経営者に入る会議をほとんど自分で管理するようにしました。

なぜなら、経営者のパフォーマンス=会社のパフォーマンスだからです。

ダフリやモレがないようにするのは当然ですが、経営者も人なので休憩時間の割当や考える時間の確保も気にするようにしてます。

疲れ果てた経営者に正しい判断はできません。そして、その中でされた意思決定が時に大きな影響を会社に与えます。

ですから、休憩や大事な意思決定を行うMTの時間割当などは秘書がある程度コントロールしないといけません。

なるべく同質系のMTを曜日ごとで分けるなどの、頭の切り替えがスムーズに行えるようなスケジューリングも必要です。

30分前にシステムの話していたのに、次にマーケティングの話されたら頭がごちゃごちゃになります。スムーズに移行できるように同質系のミーティングは同日日にセットするのがベターです。

そのため、すでにブッグ済みであっても経営者が働きやすい、かつ無理のないスケジュールを考え抜き、必要なら全部リスケする。

秘書がマネージする経営者のスケジュールが、会社の意思決定に影響を及ぼす。

秘書の仕事は、そんな大事な仕事のひとつです。

2、会議のスケジュールとハンドリング=会社の実行力

会社の意思決定は、ほとんど会議の中で行われます。重要な意思決定がメールで決められることはありません。

そして、会議の質と量は会社の実行力に関わります。

まずは、質です。

秘書として、会議をハンドリングすることは会社の重要戦略の意思決定の質に関わります。

共有なのか、議論なのか、意思決定なのか目的が不明な会議、アジェンダとタイムライン、決定事項の共有がない会議。

会議の質を上げて、会議後に責任者と実行内容が参加者全員でアラインできる会議を秘書自身が作りあげていく。それが非常に大事です。

そして、量です。

意思決定の場、戦略スケジュールがあなたがセットする会議によってひかれると考えたら、どうでしょう。

しかも、さりげなくそこに自分の意思も入れてしまいます。

この意思決定はいつまでに、この意思決定はこの人を巻きこみたいなど、自分が理想とする戦略スケジュールや実行メンバーなどをある程度意思入れできます。

どの戦略を優先して会議をセットしていくか、それは秘書の会議のスケジュールラインに影響されます。

会議をコントロールできるというのは、あなたがやりたいことを実行できるというのと、ニアイコールです。

これが割と楽しいです。ポンポン決まって行きます。

そして、中身である会議の在り方にも踏み込めば、スムーズかつ適切な会社の意思決定プロセスを改革していくということになります。

目的、アジェンダ、決定事項、などに自分も入り込み会社が正しい意思決定をできるようにするか否かは秘書の力によるところが大きいです。

実際に、秘書になると経営者との会議のルールや基準をセットできるようになりますので、質と量の両面での改善に秘書が貢献できるところは多大にあります。

あなたは、会社の重要な意思決定に貢献できるわけです。

秘書が、会社の実行力を握っていると考えると、わくわくしませんか。

3, 戦略に関わる。

1,2が功を奏し、ある程度経営者からの信頼を得られるようになると、経営者の方から戦略や戦術に関する意見を述べていただいたり、時より意見を求められることが増えていきます。

経営者の意向を当然踏まえながらですが、自分の考えや意見をジャブ打ちできるようになります。

これも実はすごい学びがあって、経営者に関心を示された提案とそうでない提案を検討していくと得られるものが大きいです。

大きくは、伝え方と提案内容になります。

伝え方は、自分の意思が滲みでるような提案はダメで、相手がどんなことを考えているのか、やろうとしているのか、そこに自分の提案をスライドして入れていきます。

そうなってくると、いよいよ自分が会社の戦略に関与できるステージになってきます。

結果、会議の場で発言したり、提案できるという状態になります。

そして、今度は経営者だけでなく、プレッシャーはありますが、周りからも信頼を築けるようになります。

そこで、この人は意見を言う人だと、思われればこっちの勝ちです。

あなたはすでに、会社の重要な意思決定に対して自分の意見を乗せられる人材になりました。

これは、非常にやりがいがありますよね。

つまり、何が言いたかったかと言うと、

めっちゃ楽しいですよ。ってことです。

また、意外と自分でやる手作業は少ないので、割と早く上がれます。

経営者によりけりですが、資料作成でパワポ作ったり必要するないですし、メンバーが少ないので社内政治にも巻き込まれない。

やりがいもあって、早くあがれる仕事、秘書。

ぜひみなさんも、チャレンジしてみてはいかがでしょう。

本日もありがとうございます。