会議の生産性をあげるコツ５つをご紹介

会議、、会社員である限り常について回る問題。

会議さえなけれれば、どんなに自分の仕事に集中できることか、残業時間を減らせることか。

悩んでいる方も多いはずです。

ドラッカーはこんなふうに述べています。

何よりもまず、会議は原則ではなく例外にしなければならない。みなが会議をしている組織は何事もなしえない組織である。時間の4分の１以上が会議に費やされているならば、組織構造に欠陥があると見てよい。

さすがに4分の1は厳しいかもですが、1日中会議で終わるという方も少なからずいるのではないでしょうか。

僕は、経営のサポートとして会議の設定をすることが多いので、会議については気を遣います。

会議を行うことが目的になってないか。

成果が目的になっているか。

原則としてこの考え方が大事なのですが、本日はそんな会議の生産性を上げるコツを紹介していきますね。

⑴会議の目的を明確にする。（共有、議論、合意）

まずは、会議の目的をはっきりさせます。

主に、会議の目的は３つあると考えています。

①共有：他部署や経営へプロジェクト進捗の共有
②議論：他部署や経営からの意見を求める議論
③合意：プロジェクトを進行するための合意

まず、会議の目的を３つの切り口で整理します。

当然、会議の目的は各々が100％独立して存在しておらず、共有60％、議論20％、合意10％のように重みが付けられることが多いです。

いずれにせよ、この3つの切り口で会議の目的を改めて見直します。例えば僕は、以下の基準で会議を見直していきます。

･共有が80％以上の会議

意外と多いのがこのタイプの会議。プロジェクトの進捗や数値レビューなどの会議です。

このタイプの会議に関しては中止、もしくは経営陣など多忙な方の参加は依頼しないように対応します。

会議をやらないと誰も資料を見てくれないという方は、そもそも誰もみない資料を会議で共有する必要性、その資料の価値を疑いましょう。

誰も見ないということは、大それた資料を作る必要はなくメールベースで簡易進捗やレビューだけを伝えれば良いという可能が高いです。

まずは、そこを疑います。どうしても確認して欲しい人がいる場合は、その人にチャットだけしておけば充分です。

・議論が40％以上の会議

複数のステークホルダーとの議論が40％を占める場合は、会議を実施したほうが良いです。

議論が必要というのは、相手の意見なしには仕事が前に進まない、成果が出ないという状態です。

会議で議論することの意義、メールとの違いは全員が同時に課題や問題の認識をアップデートし、最短で答えを出すためです。

議論が40％以上必要な案件については、メールでやり取りすると各人のリアクションや情報のインプットにタイムラグが生じ、時間がかかります。

そのため、議論が40％以上を占める案件は会議にて対応します。

・承認がある会議

承認が必要な場合は会議を設定しがちですが、そうでもありません。

ステークホルダーが３主体で、意思決定に影響を及ぼす人数が目安5人以下の場合は、メールでも対応可能です。Slackなども可です。

主体者が２名（２部署）で、経営から承認もらう場合はメールでOKです。会議の時間が無駄なので、メール等で承認を得るように進めます。

一方で、意思決定に関わる主体者が３よりも多く、人数も5人以上いる場合は会議をセットした方が良いと思います。

というのも、後の反発等が予想されるのと、人数と主体者が増えると先ほど述べた同時に情報をアップデートすることが難しくなるからです。

ですので、そのような場合は会議をセットした方が良いです。

上記は、僕の経験則なので100％正しいわけではありません。会議ひとつひとつを3つの視点で切り分け、自分なりの答えや基準を持つのが大切です。

大事なのは、その会議の時間は成果につながるか。という視点です。

⑵会議の人数は効率と成長のバランスを取る。

結論から申しますと会議の人数は少なければ少ないほうが良いです。

どのように人数を絞るか、どういう基準で線を引くかが難しいところですが、いくつか方法があります。

１、自己申告制にする：CCで招待する
２、人数制限、職階制限を設ける：上限を決める
３、意思決定に影響ある人のみ招待:発言者のみ

主にはこの３つです。

１、自己申告制

後のポイントとつながるのですが、資料とアジェンダの事前共有と、議事録の送付を約束した上で、参加を自己申告制にします。

何度がやったことありますが、実際にこれで人数が半分に減った会議もありました。個人で判断させる自律性をもたせる意味でも効果的です。

２、人数、職階制限

これは会議をセットする側で設けます。会議の人数は多くて6-7人程度。それ以上になると、無関心な人が出てくるのが僕の経験値です。

それ以上になりそうな場合は、職階や人数を敢えて定めて制約条件の中で、本当に必要なひとだけ会議依頼をするようにします。

３、意思決定に影響を及ぼす人のみ招待する。

これは、そのままです。その基準は発言する人のみ招待することです。発言しない人は意思決定に何も影響を与えませんからね。

ただし、気をつけないといけない点は効率だけでなく人材成長の観点も考慮することです。僕は敢えて、各部署No.1とNo.2を会議に招待します。

というのも、No.2の人材にとっては全社の意思決定プロセスに自分も招待されたということがモチベーションにつながるからです。

最初は本人もなかなか発言しないのですが、それは会議の主体者（自分であることが望ましい）が積極的に参画できるように発言を促します。

大概、組織を動かしている、また部下をグリップしているのはNo.2なのでNo.2を巻き込むことができると、タスクの遂行速度が格段に上がります。

会議の内容やタスクによって、効率と人材成長のバランスを考えながら、会議の人数と招待する相手を慎重に判断します。

⑶資料、アジェンダ、タイムラインは事前共有

会議の効率をあげる70％はこの準備で決まります。資料、アジェンダ、タイムラインの事前共有は鉄則です。残り30％はファシリテーターの実力次第です。

何が何でもルールとして守らせましょう。

たまにあるのが、会議がスタートしてからヨーイドンで資料の共有を始める会議。この共有が会議時間の最たる無駄です。

基本的には事前共有で相手に資料を読み込んでもらった上で会議に参加してもらい、会議時間を半分にするのをターゲットとします。

会議参加者が資料を事前に読込む時間を含めれば、結局同じ時間がかかると考えがちですが、そんなことはありません。

資料の読込みの時間を読み手の裁量に任せるのが大切です。アジェンダで議論したい内容は共有済みなので、読み手はそれに沿い資料を読めます。

得てして資料を作成した側は、余計な情報を会議の共有の時間で話してしまう傾向があります。（1-10まで）

しかし、実際に抑えるべきポイントは議論したい点（7-10）なので、読み手は圧倒的に時間を削減できます。

ある程度事前資料に基づき全員の認識がそろえることができていれば、基本どんな会議も30分で充分です。

会議中に周りを見ていると、内職しているのが多いのは共有の時間です。いかに、この時間を会議でミニマイズするかが鍵です。

そして、タイムラインを常に意識させます。

アジェンダのタイムラインは常に全員が見えるようにしておきます。ホワイトボート、在宅オンラインの場合はGsheet＊Gmeetのコンボで常に画面表示させる等の工夫をしましょう。

時間を意識させることで、ムダなことを話すひとが激減します。

⑷書記、ファシリテーターを買って出る。

この会議、、無駄だなぁ。。

そう考えている人は、書記なりファシリテーターに立候補しましょう。新人社員の方であれば書記なんかは高感度良いですよね。

先ほど、説明したホワイトボードやGsheetに会議の内容や議論ポイントを会議進行中にアップデートしていきます。

これで議論が明後日の方向に行くことは間違いなく防ぐことができます。全員が今どこの地点にいるのか共通認識を持つことが大切です。

誰かが議題に沿わない発言をしても、書記であるあなたの手が止まるので、なんともいえない気まずい空気になり、余計な発言を抑止できます。笑

これがレベルアップしてくると、会議開始前に事前にホワイトボートやGsheetに論点や出すべき結論を準備したマップを描けるようになります。

ここまでいくと、会議をコントロールできるようになるので、会議が脱線しなくなり、イメージ通りに会議を終わらせることができます。

書記やファシリテーターって最初はなかなか自信がわかないです。でも、だからこそ挑戦するべきです。

僕も自分でやりながら、指導をされながら、会議の運営や論理的に考えることを学んできました。成長のチャンスと考え、トライしましょう！

⑸最後の2分で要点・決定事項・責任者を整理する。

アジェンダにこの2分だけは必ず入れるようにしましょう。

どんなに準備をし、どんなに良い議論ができ、どんなに素晴らしいファシリテートしようとも、この最後の2分をもらすと水の泡です。

会議でまとまった内容（要点）、決定事項（結論）、誰の責任で行うのか（責任者）、を最後に必ず確認し、参加者内での合意を取りましょう。

この合意がないと、決定事項に対する認識の誤差、責任所在の曖昧性を残すことになります。

逆に、ここをしっかりと確認すれば会議の成果はかなり確度で約束されると思います。

あとは、議事録にこの3点をさくっと記載すればOKです。

ヌケモレを防ぐためにも大切なプロセスですね。

以上が、僕が実践や知識を通じて学んだ会議の生産性を上げるためのポイントです。

当然ですが、だからといって明日から会議の生産性があがるわけではありません。

しかし、上記のポイントを踏まえた会議運営の試行錯誤を続けていくと、必ず会議の生産性はあがっていくと思います。

無駄だなぁ、、、と思って今日の会議に参加された方は、是非どうすれば少しでも良い会議ができるようになるのか、考えてみてください。

実際に試してみると、自分の成長につながったり、学ぶことも多いです。

では、本日もありがとうございました。