組織に流通する情報量を動画で最大化し、コミュニケーションを活性化する

インナーコミュニケーション、社内広報担当者の方を対象に書いた前回の記事では、社員が知って助かる、楽になる情報にアクセスできるようにするために、社内に流通する情報量を最大化する必要について書きました。

流通する情報量を最大化するためには、社内で起きている様々な活動や、そこで獲得されている知識や経験をくまなく収集せねばなりません。そして、そうした情報を必要とする人々に届けるには、どんな情報が求められているかも知る必要があります。しかし、情報とニーズの収集という二つの仕事を、所与のリソースで行うには限りがあります。従来のインナーコミュニケーション、社内広報担当者主動の情報収集と発信。テキストと写真中心だった情報加工の方法を変える必要があります。
何によって変えるか？それは動画だ―。ということを実践経験とともにお伝えするのがここからの内容になります。

すべてのカギを握る、動画の“あるべき仕様”

動画によって情報量を最大化するために、情報が最大化するまでのプロセスを下図のように整理します。

収集、加工、流通それぞれのフェーズに各種業務があります。そして、これらのフェーズにおける情報量を最大化するためのKPIが、
収集フェーズでは情報の発信者数（を増やす）。
加工フェーズでは情報の制作時間（を減らす）。
流通フェーズでは情報の配信媒体（を増やす）になります。

一般的にカット数が増え、秒数が長ければそれだけ動画編集の時間がかかり、センスが要求されます。情報を短い秒数に圧縮するのにも情報編集能力が求められますが、最大化した情報を摂取・消化するコストを考えれば、情報の秒数は短く、構成はコンパクトにまとまっていなければなりません。

「少カット・短尺」動画は、情報の各フェーズに大きく影響します。
加工フェーズにおいて情報を制作するスピードを上げるには、手間のかかる動画編集作業を減らさねばなりません。流通フェーズにおいては、情報の校閲・チェックも早く済ませる必要があります。長時間動画を見ていてはいけないのです。摂取フェーズは上述したとおり、視聴時間が長くかかっていては情報を最大化した意味がありません。

テキストと動画による情報発信コストの差

具体的に「少カット・短尺」動画が社内に流通するまでに要する時間を、これまでのテキスト中心の情報と比べてみます。テキスト中心の場合、概ね下図のようなプロセスと時間を経るでしょう。

次に「少カット・短尺」動画にした場合。

これは私が支援してきた動画を活用したインナーコミュニケーション活性化プロジェクトの平均値のため、当然個人（企業）差はありましょうが、それぞれの方法の情報収集から公開までの時間と、そのあいだに制作される情報量は下図のような差が出てきます。

「少カット・短尺」の具体的なカット数と秒数は、インナーコミュニケーション・社内広報用途の場合、経験上、6～8カット、30秒～90秒が適しています。この動画制作と編集作業は高度なスキルを要するものであってはいけません。簡単な作業であるべきです。私たちが提供している動画制作・配信ソリューション「1Roll」は、その作業に最も適していると自負していますが、「少カット・短尺」動画を制作できる要件を満たしているツールがあれば、何を使っても問題ありません。

ここでお気づきの方もいらっしゃると思いますが、「少カット・短尺」動画の制作者は社員です。内製です。外注しません。「少カット・短尺」動画を大量につくることで情報量を最大化することを目指しているので、1本単価数万から数十万、数百万円のコストをかけるわけにはいかないのです。動画制作のインハウス化。これも大前提です。

プロアクティブな情報発信者を増やして、情報発信のベクトルを変える

「少カット・短尺」動画とそれに適したツールを使用することで、動画制作の心理的・技術的ハードルを下げ、制作時間を短くすることができれば、広報担当者でなくても、動画制作担当者でなくても、動画を制作できるようになります。テキスト・画像中心の情報発信であっても、広報担当者以外がテキストを書き、写真を撮影することはできましたが、「少カット・短尺」動画はそれよりもはるかに情報の発信スキルやリテラシーを必要としません。情報の発信者が一人増えるだけで、流通する情報量は倍々ゲームで増えていきます。

ここで注意したいのは、情報発信者が増えるなら、インナーコミュニケーション・社内広報担当者を増員すれば済む話―、ではないということです。
担当者増員策は、これまで情報が届くのを待っていたパッシブな他の社員の意識も行動も変えません。情報はこれまで通り、拾ってもらって届けてもらうのを待つばかりで、そのような意識ではいくら情報を動画にして情報量が増えたとしても視聴されることはありません。パッシブな状態の社員をプロアクティブに変えるため、自ら情報を発信してもらうのです。

このときのインナーコミュニケーション・社内広報が行う仕事は、自らが情報の収集・発信者であり続けることではなく、適切な動画制作ツールの選定と、そのツールのトレーニングを社員に行い、動画制作に対する社員の不安を払拭することです。かつては広報担当者が情報を収集し、制作までを行い、社員に対して情報発信を行っていたベクトルを、真逆に変えるのです。情報を発信したい社員が自ら情報を制作し、その情報を視聴できる場に流すことで、そのベクトルを強く太くしていきます。

そうして制作され、社内で流通する動画には以下のような種類があります。

社員紹介、部署紹介、部活紹介、研修内容紹介、研修者感想、研修実施報告、各種協賛、CSR活動報告、セミナー・勉強会報告、展示会などイベントレポート、社内アワード・コンテスト・表彰式、各種ナレッジ共有、社内倫理活動、福利厚生内容紹介、導入ツール説明、優秀営業マンインタビュー、普段顔を合わせない地域のメンバーへの感謝メッセージ、就任・退任挨拶etc...。

情報に接触する機会、視聴するチャネルを増やす

「少カット・短尺」動画によって、制作・加工される情報量が増え、チェックに要する時間が短くなったなら、あとは配信されるのを待つばかり。この配信先を多様に有しておかなければ、せっかく増えた情報が少しずつしか視聴されず、宝の持ち腐れです。
そこで活用したいのがイントラネットや社内SNS、サイネージ、メーリングリスト（以下ML）などのデジタルツールです。これは会社によって誰・どの部署が権限を持っているかによりますが、イントラネットで動画を配信し、社内SNSで動画の発信者をタグづけたり、見てほしい部署やクラスタにメンションしたりといったDJ役は、「この情報は、あの部署の人が喜ぶんじゃないか」「この情報は、あの人に知ってほしい」と思いつくことのできる、インナーコミュニケーション・社内広報担当者が行った方が良いでしょう。

まとめ

ここまでの話をまとめます。
●社内に流通する情報量を最大化するには、「少カット・短尺」動画をつくる。もしくはそのためのツールを導入する。
●それにより動画制作の物心両面のハードルを下げ、情報を持っている社員が動画を制作できるようにし、情報の発信者を増やす。
●従来の広報から情報が発信される流れを、社員から情報が発信されるという流れに変える。
●「少カット・短尺」動画によって短くなったチェックを経て、デジタルツールをつかって各所に情報配信を行い、情報への接触機会を増やす。

そうして、社員が知って助かる・得する・楽になる情報を社内に流通させることができれば、うんうん一人で悩んだり、高いお金を払って外部のセミナーを受けに行かなくてもいいようになります。

その鍵を握るのは、繰り返しになりますが、肝は「少カット・短尺」動画の制作です。ここになるだけ時間をかけさせないことです。
この方法を試してみたいと思われる方がいらっしゃいましたら、社内広報用の動画絵コンテをプレゼントしますので、お気軽にメッセージください。

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