プロジェクト進行におけるコミュニケーション計画の重要性
はじめまして。
アルファ室でプロジェクトマネージャーをしている 渡邊 です。
過去にもDMMinsideを使って、何度か記事を書かせていただきましたが、
今回はnoteを使って皆様にアルファ室の情報をシェアできればと思います。
※過去に記載した記事もよろしければどうぞ
📝コミュニケーションの準備してますか？
最近、いくつかのプロジェクトに携わる中で、進捗管理ができていない、情報を適切に吸い上げられていないプロジェクトを見る機会がありました。
それぞれ原因を紐解いていった結果、共通していた1つの課題として『コミュニケーション計画』が適切に定義できていない、そもそも計画を立てていない、なんてことがありました。
この記事では、私自身への備忘録も兼ねて、『コミュニケーション計画』の大切さと体験を書き記したいと思います。
💬 成功に繋がるコミュニケーション計画の要素
コミュニケーション計画は、プロジェクトの全構成員が必要な情報を適切なタイミングで得ることができ、互いの期待を理解し、共通の目標に向かって効率的に働くためのフレームワークです。
大事な情報とはなにか
挙げればきりがないですが、最低限、以下の要素を含むべきだと私は考えます。
タイミング（いつ / どこで）
口頭報告なのであればいつ開催される会議なのか、テキスト報告なのであればいつどのツールを使った報告なのかを明確にする。誰が
情報を発信する側と受け取る側は、それぞれどのチームの誰なのかを明確にする。何の情報を
報告すべき情報がなんであるかを明確にする。どのように
情報の受け取り手が理解しやすい報告フォーマットが何であるかを明確にする。
上記を事前に計画すれば、プロジェクト内の誤解や情報の欠落を防ぐことができ、プロジェクトの進行を円滑にすると考えます。
💡 私のコミュニケーション計画
せっかくなので、私が普段行っているコミュニケーション計画書の一部を紹介します。
計画書なんて言うと少し構えてしまうかもしれませんが、以下で紹介するイメージのようにシンプルなものでも、十分認識合わせをすることが可能です。
会議の定義
主に会議の開催理由と実施しないことでのリスクを最初に定義し、私自身が不要な会議を生み出していないかを整理する役割も果たしてます。
そして、明文化することで関係者の会議に参加することで得られる成果の理解と、期待値をコントロールしています。
また、今回は秘匿情報があったため共有できませんでしたが、プロジェクトによっては報告テンプレートを用意し、情報を受け取る側が常に決まった粒度の情報を受け取れるような計画を立てることもあります。
Slackチャンネルでの役割
弊社で使っているコミュニケーションツール、「Slack」での各チャンネルでの役割を明記した計画も用意し、関係者が適切な場所でのコミュニケーションが行えるよう配慮をしています。
エスカレーションフロー
とあるプロジェクトで実際に使ったテンプレートになります。
各プロジェクトの中には複数の工程が存在し、これら各工程ごとに、誰がその作業の担当者で、もし問題が発生した際にはどのようにエスカレーションを行うかをまとめています。これにより、プロジェクトが円滑に進行し、無駄な時間を使わずに問題を解決できる環境を整えています。
🚨 コミュニケーション計画にこだわるのはなぜか
ここまで偉そうに計画の重要性を語りましたが、私自身がこの計画の重要性を理解できるようになったのは、とある大きなプロジェクトがきっかけでした。
思い返せば、PMPの資格を取った時、事の重要性は学んでいたはずなのになぜ活かせなかったんでしょう。ここでは、そのプロジェクトでどんな失敗をしたのか、なぜ私はこれまで出来ていなかったのかを書きたいと思います。
私がやらかしたプロジェクトでの失敗談
当時、私がやらかしたプロジェクトは、DMMにある8割近くの事業に影響があるもので、関係者の数でいうと4桁近くの人数がいたかと思います。
当時の私は、この数に圧倒されて、関係者各位に対して満足な認識合わせをしていなかったわけですね。
もちろん結論は、言うまでもなくボロボロでした。
関係者がプロジェクトの目的を理解しきれていなかったり、発生したトラブルに対してのエスカレーション先が明確にできていなかったりと、会話（コミュニケーション）にとにかくカロリーを使いました。
結果、トラブルの対処に時間を割くことができず、相談や報告ばかりに時間をかけていたことを覚えてます。
なぜコミュニケーション計画は立てられないのか
背景は様々かとは思いますが、私がこれまで立てられてなかった理由を書いてみようと思います。
今思えば、私は以下の2つの理由が原因だったかと思います。
時間と経験の不足
コミュニケーション計画を策定する時間を捻出できなかった。そもそも、計画を立てないと困ってしまう大きなプロジェクト経験がなく、重要性も大して理解していなかったのかもしれません。
計画を過小に評価していた
計画を立てることの価値自体を過小評価し、策定自体を後回しにしていました。どこかでどうせなんとかなるでしょ。なんていう慢心があったんだと思います。
正直、やらなきゃいけないとはわかっていても実態は…。ということが多かったです。
やはり私は、痛みなくして反省はできない人間なんだなとも、このプロジェクトを通して理解できました。笑
📢 まとめ
如何でしたでしょうか。
組織や会社によって情報共有の粒度は異なるかと思いますが、今回ご紹介したコミュニケーション計画の策定は必ず役立つスキルだと考えます。
これまで行ったことがなかった方はもちろん、すでにご存知の方も、改めて適切な計画が策定できているか見直すきっかけになれば幸いです。
さいごに
アルファ室では一緒に働く仲間を募集しています。
カジュアル面談も受け付けておりますので、60事業以上を展開するDMMでPMとして挑戦することに興味がある方はぜひご応募ください！
