2020年を振り返って思う、コロナ禍でのコミュニケーション変革
こんにちは。デジタルフォルンのコンサルティング部門でデータ分析の傍ら、社内制度や企業文化を発展させる取り組みなどの企画立案などもしている岩崎です。
年の瀬に、2020年の1年間を振り返ってどういう1年だったか、いろいろ思いを巡らせました。私の役割のうち、社内制度やカルチャーについて中心に考えていましたが、この1年はやはり、コロナの影響やその対策が中心だった一方、そんな中で本当にいろんなことをやって駆け抜けたなという印象を持っています。
【コロナ禍の世の中と私たち】
会社全体としては在宅推奨をはじめとして、まず「社員とその家族の健康を最優先する」方針とそのための環境整備を行い、一社員として大きな安心を得ましたし、日常生活を営むうえで大きな不安を感じることはありませんでした。
一方で毎日会って、気軽に相談をし、合間で雑談し、ランチをしていた仲間と、ある日突然全く会わなくなることで、OnもOffもコミュニケーション不足に陥り、それに対処する必要がありました。また、業務のオンライン化を急激に推進していく必要もありました。これは私たちに限った話ではなく社会全体に言えることで、世界中が近しい課題を持っていたように感じます。
そんな中でしたが、私たちは昔から常に「より良くしていく」ことをモットーに仕事に取り組んできました（こうした精神は我々の部門独自に定義した行動指針にも盛り込んでいます）。課題もたくさん出て、ともすると暗い気持ちになりかねないコロナ禍において、ポジティブに改善しよう、新しいことに挑戦しようというマインドがあったことで、この難局も組織としてより強力にしていく糧にすることができたと感じています。
良いと思ったことはひたすらやる。やってダメならすぐ止めて別のことをやる。変化を躊躇しないし楽しむ。常に「良い方」を選び続ける。我々コンサルティング部門は、そのマインドをベースに、自らの手で数々の取り組みをしていきました。今回は具体例として、その中の一部をご紹介します。
【オンラインでのOffコミュニケーションの活性化】
まず、一般的にもオンラインでの飲み会が流行しましたが、もちろん我々もオンライン雑談（お酒を飲まない人も気軽に来れるように「飲み会」という表現はしませんでした）もすぐに試しました。テーマで分けたり、会長を呼んでみたり、いろいろ試してみました。
でも最初は盛り上がったんですが、割とみんな飽きちゃうんですね。なので「目的がある時に限定開催」として、例えば新たに入社する方がいた場合に自己紹介しつつ雑談して雰囲気を感じてもらうような場面に限定して実施するようにしました。また、いろんなテーマで分けて雑談したりしてきた取り組みの流れの中で、個人的にバンド好きな人が集まってオンラインでセッションしたり、ボードゲームを楽しんだりしている人も出てきていて、細分化した目的の中で各々が自由に楽しくコミュニケーションを取るようになりました。
【オンラインでの研修などのOnコミュニケーションの活性化】
こんな形でOffのコミュニケーションも推進しましたが、Onのコミュニケーションでは（オンライン会議は完全に一般化したのでここでは紹介しませんが、今クライアントとの会議もほぼ全てオンライン化しています）オンライン研修も活発にやるようにしました。
どうしても時間的な制約があるので、ランチタイムに食事の片手間で受講できるライトな研修をやってみたりして（出席は完全に任意で、テーマに興味を持った方が参加しています）多くの社員が受講しています。また、研修を実施した際には録画・動画化して後から見返せるようにしました。新しく入社した方へ研修をする場合にはその辺りの経験をかなり活用するようになり、動画と演習問題のコンテンツをしっかり整理し、簡単な説明と定期的な質問会を設定するだけで、効果的に新しいことを覚えてもらえる環境を整備・活用しています。
コンテンツの動画化というのは私たちが今とても重視しているポイントで、入社後の私たちの部門の説明や、社内会議なども録画して「後から見返せること」「同じ説明を繰り返さず効率的に同じ情報を得てもらうこと」を積極的に推進しています。
【テキストでのコミュニケーションの工夫】
テキストでのやり取りについては、元々チャットツールの活用は結構していたので、在宅勤務が増えてからは簡単な業務日報のやり取りはすぐに始めました。ただ、業務日報の運用を始めて負荷が高くなることと、長いスパンでみたときに、一体どんなことをやっているのか分からない…など、いくつかの意見が上がり始めました。そういった声を受けて、日報での記載内容は最低限にして、自分のやっていることを記事的に月に1度配信する月次配信というコンテンツを立ち上げました。そこでは業務以外の最近のマイブームなんかも楽しそうに語られ、なかなかに盛り上がりを見せているとともに「何をやっているかお互いにわかりにくい」という問題の解消もできつつあります。私個人も、月次配信で毎月投稿していますが、報告という感覚ではなく読み物として「読んで楽しい」とか「ちょっと役に立つことが書いてある」とかそういうのを意識して楽しみながら書いています（そして後から見返すと、毎月「前から気になっていた服」を買っていることに気づき、浪費に焦りを感じています…）。
テキストでもOffコミュニケーションは推進していて、社内SNSで気軽に雑談できるような環境も作りました。ここはもう本当に雑談だらけで、ミカンが綺麗に剥けないというお悩み相談（失敗したミカンの写真付きで）や、オンラインセミナーを2つ同時に聞いたら全然わからなくて聖徳太子の偉大さに気づいた話（私の上司です！）、私はサッカーの話ばっかりなど、ここでは本当に雑談しかしていません。元々On / Offの明確な切り替えとメリハリ、自由さを大切にしていた私たちらしい雰囲気に満ちています。
【これからも楽しみながら改善を】
会社全体でも、意識調査をして今からアフターコロナの働き方を考えたり、物理的な制約がなくなったことで経営会議の内容などをオンライン配信するなど取り組みを活性化させたりと、素早く、柔軟に、でも楽しみながら挑戦していくことを全面的に推進しています。まずは世の中が正常に動くようになることが第一優先ではありますが、コロナ以前とは世の中が大きく変わるでしょう。
大きく変革せざるを得なかった流れの中で、その変革そのものを楽しみながらやっていける、それこそが、唯一2020年を良い年にできる唯一の方法で、その点は大いに実践できた、そんな1年だったように感じています。
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