「クラウド会計ソフトは不安」「会計知識がなくても使いこなせる?」freee 未経験者からのご質問にfreee社員が全力で答えました
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「クラウド会計ソフトは不安」「会計知識がなくても使いこなせる?」freee 未経験者からのご質問にfreee社員が全力で答えました

freee会計を使っていただいている皆さん、「freee会計ってどうなの?」と周りの方から尋ねられることはありませんか?

例えば、

 「簿記の知識に自信がないから不安」
 「クラウドの良さって何?」
 「会計知識に乏しい自分でも使える?」

クラウドサービスは身近な存在になりましたが、お金にかかわる会計ソフトに対しては慎重になる方もまだ多いかもしれません。

そこで、クラウド会計ソフト老舗企業のfreee のデザイナーが、デザイン視点も含めて、クラウド会計ソフトにまつわる「あるある質問」に全力でお答えします。

「freee会計ってどうなの?」と周りの方から尋ねられたら、この記事を共有してもらえれば、安心してもらえるはずです!

クラウド会計ソフトにまつわる審問に答えているイラスト


1. 会計ソフトをクラウドにする意味はあるの?


もっともよくある質問No1がこれですが、皆さんは何と答えますか?

「どこでも使える」「いつでも見れる」「デバイスに依存しない」など、色々あると思いますが、ズバリ「業務効率化ができるから!」ではないでしょうか?

そうです。クラウドにすることの最大のメリットが、「業務効率化につながる」です。

従来のインストール型ソフトでは、インストールしたPCでしか会計業務を行えませんでした。つまり、物理的にそこにいなければならなかったんです。

今はコロナ禍でリモートワークが浸透していますが、クラウドであれば場所の制約から開放されます。スマホでもPCでもタブレットでも、自分のスタイルに適した記帳ができるのも特徴です。

たとえば、移動中の隙間時間でレシート撮影して登録したり、ササッと経営状況を確認もできます。口座の同期やレポート機能など、いまどうなっているのかを数値やグラフでリアルタイムで確認できます。

日々の経理も隙間時間にサクッとかんたんにできます

クラウドでない場合、以下のような制約があります。

・時間:夜間の使用不可
・場所:オフィスでのみ利用可能
・利用者:使える人はごく少数
・デバイス:インストールされたPCのみ
・アップデート:セキュリティや機能追加も都度対応
・使用料:固定費負担(使っていない分も支払う)


そして、クラウドを使うことで、上記の縛りから解放されます。

・時間:昼夜問わず24時間365日利用可能
・場所:オフィスでも、自宅でも、移動中でも、海外でも
・利用者:権限に応じてみんなで活用
・デバイス:PCだけでなくスマートフォンやタブレットからでも
・アップデート:常に最新のセキュリティとテクノロジーを利用可能
・使用料:必要に応じて支払い
・会計事務所との共有:ソフト内のデータを抽出して会計事務所に共有する


つまり、クラウドを利用することで、いつでも、どこでも、誰とでも、どんなデバイスからでも、常に最新のシステムを必要に応じて使えるんです。

ちなみに、クラウドの有効性は、総務省が出しているテレワークセキュリティガイドラインにも記載されています。

次に、解析や推測のおかげで「入力の手間を省ける」のもポイント。

自動で経理やファイルボックスなどが、これまで手動でやっていた作業を省いてくれますし、決済や入金ステータスでの管理でアラートもしてくれるのでやり忘れがありません。未入金や未決済の取引は、忙しい業務に追われるとつい忘れがちになるのですが、アラートがリマインドしてくれるので安心です。

👆👆freeeからの補足👆👆
自動で経理とは、同期された銀行口座やクレジットカードから取り込んだ利用履歴を下に、自動で勘定科目を推測し、仕訳を作成する機能です。あらかじめ「こういう内容の明細は、このような取引を登録する」というルールも作成できるので、取引登録を自動化できます。
ファイルボックスとは、freee会計で利用できるファイル管理機能です。領収書や請求書の画像、CSVやPDFなどのデータを取り込むことで、書類の管理と記帳を効率化できます。書類の写真やメモから自動で取引内容を補完するので、効率よく帳簿付けできます。


もうひとつ、セキュリティ観点でも「自身で管理するより、専門家に任せるほうが安全」です。

紙の管理やローカル環境でのエクセル管理だと、データの紛失や破壊の可能性があります。でも、クラウドならその心配がありません。ハードディスクでデータ管理すると、どれに何のデータが入っていたか混乱し、探す羽目になった…という経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか?クラウドにするとそれらの手間が一気に省けますね。



2. クラウドの会計ソフトを使う事で、逆に作業が増えたり、デメリットはないの?


クラウドでの作業にデメリットはないの?疑問を持つイラスト

当然ながら、インターネットがないとクラウドは使えません…が、それはさておき、クラウドは基本的にはメリットがほとんどですよね?

インストール型の会計ソフトと比較すると、クラウド型は「データ入力→表示」までに一瞬のラグが生じてしまうこともあります。freeeのユーザーさんであれば、「たしかにそういうこともある」と感じる部分かもしれません。

数件の入力であれば気にならないでしょうが、一度に大量の仕訳を「手入力」する方にとっては、ストレスに感じることがあるのも事実です。

とはいえ、データ連携機能を活用し、そもそもの手入力をなくすアプローチをとれば、インストール型と比較してデメリットはほぼ無いと言って差し支えないでしょう。

さらに、freeeを用いて効率化を目指す場合、紙をなくして電子に寄せるオペレーションを構築することがカギです。

・紙の通帳を廃止し、インターネットバンキングに切り替える
・現金での購買は避けて、クレジットカードをメインにする
・公私混同のネットバンキングやクレジットカードは廃止し、事業用特化のものを新たに作る

こうすることで、入力がほとんどない効率的な運用ができます。

事業用のネットバンキングとクレジットカードを用意した時の効率化の概念図

プライベートと事業用を兼用したカードを同期すると、事業用に使用するもののチェック作業が発生し手間になってしまいます。


3. 簿記が分からなくても、freee会計を使って大丈夫なの?

前提として、会社の経営状況を把握するために、最低限の会計知識は必要になります。しかし、これはクラウド会計を使うか否かに関係なく、経営には必要なことではありますね。

知識がない故に「不安がある」のでしたら、freee認定アドバイザーの会計事務所にご相談いただくことをオススメします。

ただ、「税理士さんや会計士さんレベルの知識がないと、freee を使い始められない」わけではないので安心してください。

初期ユーザー向けの画面を設計するデザイナーとして、freeeを使い始めるときは、会計知識がなくても始めやすいようにフォローしつつ、使っていく中で経営者・個人事業主として知っておくべき会計知識の概念が理解していけるように設計してあります。

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freee は「収支(収入・支出)」「決済(未決済・完了)」「勘定科目」を選択するだけで、副次的に正しい仕訳が生成される仕組みを作っており、借方・貸方と仕訳を入力せずとも帳簿付けができます。

また、勘定科目に迷ったときは、取引入力ナビという会計処理についての解説サイトもあります。



4. 専門家じゃないけど、経理をやっても大丈夫なの?


知識がなくても一人で行えるイラスト

基本的には、お一人でおこなって大丈夫です。

freeeは、コスト等の事情で「自力で会計業務をしなければならない」方々でも困らないように設計されています。税理士の資格を持つプロダクトマネージャーから、税務の複雑な仕様に関する説明を受け、知識がなくても分かりやすいインターフェースの設計に落とし込んでいます。

また、何十人もの経営者や個人事業主のユーザーさんにヒアリングを重ねることで、最初につまづきやすいポイントを特定し、分かりやすい設計に改修したり、時にはガイドを用意して丁寧に説明するようにしています。

「じゃあ、freee があれば税理士さんは不要なの?」と思うかもしれませんが、そこはケース・バイ・ケースです。税務や経営のプロである「税理士さん」のサポートが必要な企業はたくさんありますし、スモールビジネスにとって税理士さんの役割はとても大きいです。

一方で、自分自身で会計業務を行って理解を深め、より良い経営を実践したいと考える経営者の方もいらっしゃいます。そういう人たちでも、freeeを使えば、決算・申告が自力でできて、ビジネスを継続できるという選択肢を作りたいのです。

ただし、税務的に判断が迷う箇所があるとか、下記に当てはまる方は、freee認定アドバイザーのサポートを受けた方がよいでしょう。

・法人の設立をしたが、法人税の知識に自信がない&自力で調べられない企業様
・一人でやる規模ではない企業様
・過去に税務署から指摘を受けたことがある方&企業様


日々の簡単な記帳(売掛帳や少額の経費など)については、勘定科目が分からない、高額な買い物(例:固定資産登録が必要な10万円以上のPCなど)、税区分が不明といったような自身で判断しかねる事項が出た場合は、専門家のサポートを受けるのが好ましいです。

なお、freeeでは、認定アドバイザー制度を専門家に対して作っており、認定を受けた専門家をご自身のニーズに合わせて検索できる『freee税理士検索』というプラットフォームをご提供しています。会計・税務はもちろん、freeeについても豊富な知識でサポートしてくれる専門家が顧問になってくれたら心強いですよね!


5. 自分達だけでやっても、後で専門家にチェックしてもらうことになって、結局二度手間にならない?


専門家のチェックは二度手間ではなく精度向上のイラスト

freeeを使い始めて間もない頃は、「自分で記帳するのは面倒だ」と思った方もいらっしゃるかもしれません。が、ほどなくして、最大のメリットである「経営状況をリアルタイムに把握できる」ことにお気づきいただけたのではないでしょうか?

入力に多少のミスがあったとしても、自身で記帳→すぐに経営状況を把握することは大きなメリットです。

経営状況の把握を専門家にサポートしてもらうことを、将来への投資として考えている方もいらっしゃいます。

例えばfreeeが過去にインタビューしたユーザーさんの中で、税理士さんに一度依頼することのメリットについて、

「税理士さんにチェックしてもらうことで、ミスしやすい箇所を把握でき、翌年以降は一人で確定申告できるようになりました。一度だけの確定申告でしか使わないのであれば、確かに二度手間になるかもしれないですが、経営状況の把握や将来的な完全自計化を考えると、確定申告直前に専門家チェックを挟むのは賢明だと思います」

と、語っていらっしゃったのが印象的でした。

freee会計では、税理士さん(認定アドバイザーでなくても利用可能)を招待してアカウント追加できるので、非対面でネット越しに同じ画面を見ながら相談もできます。

専門家のチェックを二度手間と考えるよりも、資料の精度を上げ、翌年以降の学びへとつなげる、と捉えてはいかがでしょうか。


6. freee会計になじめなかったら、元のやり方に戻すのって可能なの?


freeeに登録したデータは他社会計ソフトの形式で仕訳を出力できるので、元の会計ソフトに戻ることは可能です。

もし、freeeの独自機能(口座同期や取引の仕組みなど)を長期間使ってから従来の貸方・借方形式に戻すとなると、手間はかかるかもしれません。

まずは一度試してみて、ご自身に合った方法を選択してくださいね。


不安が解消されていくイラスト


以上、クラウド会計ソフトの「あるある質問」へのアンサー記事でした。これで「ほぼ不安がなくなった!」と安心していただけたと思います。

ぜひ、周りの方にfreee会計について聞かれたときに、この記事をお勧めしてください。



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マジ価値!
freeeマジ価値デザイン研究所の研究員。freeeのプロダクト(サービス)を、より使いやすくするためにはどうしたらよいのかを、日々研究しています。