全社員500名が参加！初のハイブリッド「Tsuki-Ichi」開催～準備から当日までの裏側大公開～
皆さま、初めまして！
カルチャー推進室 2グループ EXCEL女子事業本部担当の柳谷 夏紀（ヤナギヤ ナツキ）です。
「みえる！コクー」初登場ということですが、私についてはまたの機会に。
（ちなみにあだ名は”なっちゃん”です。）
今回は、全社会議「Tsuki-Ichi」を初めてリアル（会場）とオンラインのハイブリッドで開催した、その裏側を運営メンバーとしてご紹介します！
そもそも「Tsuki-Ichi」とは
コクー文化の1つである「Tsuki-Ichi」とは、月に一度、各部門毎で業務報告や技術報告、連絡など様々なコンテンツを通してコミュニケーションをとり、交流する場のことです。
「月一」で「Tsuki-Ichi」そのままですね。
更に「Tsuki-Ichi」には2種類あります。
①全体Tsuki-Ichi
4月、10月、1月と四半期に一度全社で開催するTsuki-Ichiです。
7月は期初で「経営方針発表会議」と題されます。
②部門Tsuki-Ichi
全体Tsuki-Ichi実施月以外の月に各部門毎に開催するTsuki-Ichi。
私はカルチャー推進室（CPO）のEXCEL女子事業本部担当として、年8回、EXCEL女子事業本部の「部門Tsuki-Ichi」を運営をしています。
プログラムとしては、各組織からのお知らせ、Zoomブレイクアウトルーム機能を活用した勉強会や、部門独自のアワード表彰等、メンバーに楽しんで参加してもらえるように工夫しています。
今回は2023年1月に開催した①全体Tsuki-Ichiのお話しです！
ハイブリッド開催に向けて
コロナ禍以前は、「全体Tsuki-Ichi」は1つの会場に全社員が集まって、会議やその後の懇親会を楽しんでいました。
最後のリアル開催は2020年1月。緊急事態宣言の発令以降は、社員の安全を最優先し、オンラインにて配信形式での開催としてきました。
オンラインでのTsuki-Ichiは様々な環境にある社員が参加しやすいというメリットはあるものの、コクーのビジネスモデルとして、普段お客様先に従事しているからこそ、このTsuki-Ichiの機会を通して体温あるコミュニケーションを取ってほしい、という想いが根底にあるので、いまひとつ物足りなさも感じていました。
それでも運営側は創意工夫を凝らして、社員満足の維持に務めてくれていました。
ハイブリッド開催の決定打は社員の声！
しかし！やはり対面でのコミュニケーションに勝るものはない！
そんな想いを抱いてきた社員は少なくないと思います。
そしてあっという間に時は経ち、約3年...
開催前に事前アンケートを実施し、対面参加希望者が全社員の3割を越えたことにより、ハイブリッドでの開催が決定しました。
アフターコロナとして共存に向けて前進してきている世情の中で、対面でのコミュニケーションを希望してくれている社員が多くいるということがわかり、嬉しい瞬間でもありました。
第一回のTsuki-Ichi参加者はなんとたった3名でしたが、コクーも大きくなり、今では社員数が500名を超えました。（2023年2月現在）
そのうち対面でのTsuki-Ichi参加未経験者は、なんと、約7割！！
１つの会場に集まって開催される対面でのTsuki-Ichiを初めて体験する社員が大勢いるとのことで、私自身とてもワクワクしていました！
準備期間
開催に向けての準備で苦労した点は、リアル参加を任意にしたので、参加者の人数把握と会場選定に悩みました。
また、初のハイブリッドということで、リアルでもオンライン参加でも同じように参加感の高いプログラムにするにはどうしたら良いかということを、入江CEO含めて検討しました。
リアルの熱を、画面の向こうまで届けていくにはどうすればいいか。
リアルでもオンライン参加でも差異なく体感してもらうために、構成に関しても何度も検証を重ねていきました。
私が運営に参加したのは会場リハーサルから。
全体Tsuki-Ichiの運営に加わるのは今回が初めてでしたが、運営メンバーが持参した機材が本格的で驚きました！
すごいんです、スイッチとコードの数が！！
セッティングだけでも時間がかかってしまうほどで、今回の全体Tsuki-Ichiへの気合が伝わってきます。
事前リハーサルでは照明、椅子やステージの位置、カメラの映り方等を確認しました。
会場の参加者だけでなく、リモート参加者へも声が届くか、リモート側の音声も会場に届けられるかも重要な点となるので、入念にチェックが行われました。
今回は久しぶりに社員の前に経営陣が揃う場でもあるため、司会や役員の登場シーンにもこだわりが詰まっています。
社員がどんな反応をしてくれるか、準備段階から楽しみでした。
いざ、本番当日
あっという間に本番当日を迎え、運営メンバーも集合しました！
会議全体はカルチャー推進室と有志の方で運営し、受付は人財開発本部のメンバーが担ってくれました。
私は主に会場の照明を担当。
各自の担当やタイムテーブルを確認して、本番に挑みます。
会議は、カルチャー推進室メンバー渾身の動画からスタート。
映画の予告のようにカッコ良い映像に、この3年の想いが詰め込まれていました。こだわりが感じられます。
その動画の一部を少しだけご紹介。
会場全員の気持ちが一つになり、熱い想いに胸が高鳴りました！
メインプログラム
メインプログラムは毎回社員のアンケートを元に決定しますが、
今回は「リアルゲツレポ」！
コクーには、会社や財務状況について月に一度動画配信をしている「ゲツレポ」というコンテンツがあります。
「月次レポート」から「ゲツレポ」と呼んでいます。
経営層からの重要事項の発信や、社員からの疑問に答えるものですが、
通常は収録で編集した動画を配信しているところを、
今回は会議の中でリアルタイムで実施！
社員から事前アンケートやその場でも質問を受け付け、経営層が様々な質問にその場で回答する、インタラクティブな内容となりました。
普段の配信動画も隙間時間に視聴しやすいコンテンツですが、やはり、リアルタイムの言葉は力強いものがあると感じました。
文章や資料で伝えるだけではなく、直接言葉で想いを聞けたことで、
社員一人ひとりが経営層の想いをしっかりと受け止めてくれたと思います。
想定よりも沢山の質問が届いたため、時間の関係で紹介しきれなかった質問に関しては後日「ゲツレポ」にて回答となりました。
いつでも当事者意識をもって参加してくれている社員が多いことが嬉しいですね！
その他のプログラム
リアルゲツレポ以外にも、「入社者紹介」や四半期に一度の「全社アワード表彰式」も行われました。
入社者も全事業部でたくさん！新しい仲間を全員で迎えました。
アワード表彰者に、上長から直接表彰状を手渡せるのも、対面だからこその醍醐味ですね。私も照明担当として、皆さんが少しでも輝くように務めました。
最後は当日の参加者で集合写真を撮影。
想定よりも多くの社員約160名が会場に集まり、集合すると圧巻でした！
会議が盛り上がり過ぎて時間が押していましたが、その後の懇親会までしっかりと楽しむことが出来ました。
初めての運営を終えて
当日は本当に一瞬で終わってしまいましたね。
受付時間になり、社員が会場に集まってきた際に、久々に対面でお会いできた方や、リモートではよく顔を見ていたけれど、初めて対面する方など、様々なメンバーと会うことができて嬉しかったです。
『やっぱり対面て、良いね！』と心から思いました。
参加してくれた方からも「社員の方の生の声を聞くことが出来て、画面越しで参加をするよりも、熱量が伝わった。」、「アワード受賞者に直接おめでとうと言いに行けて嬉しかった！」「リモートでも、挨拶ややり取りができて臨場感を感じられた！」など嬉しいお声をいただきました。
もちろん、オンライン会議も日頃から取り入れていますし、情報共有のみや遠隔地からの参加にはオンラインの方が便利に感じる場合もあります。
でも、「Tsuki-Ichi」は対面のほうが、より体温あるコミュニケーションを取ることができ、相互の想いが伝わりやすいと感じました。
今回気になったのは、”オンライン参加者も楽しんでくれていたか”どうか。
配慮を詰め込んだつもりでも、対面の温度感とリモート状況だと、多少伝わり方が異なってくると思うので、双方で良いものと感じてもらえるものに出来ていたら大成功だと思います。
これまで参加者として視聴していた会議も、運営側に立つと、通信状況やカメラのスイッチング、タイムマネジメントや登壇者への配慮等、見えていなかった部分にも多くの方が関わり、気を配りながら進行されているということがよくわかりました。
今回初めて会議運営をするメンバーも多かったですが、カルチャー推進室メンバーを中心に、全員が能動的になってくれていたことも、とても良かったです。
がむしゃらに動いて気づいた点を活かして、今後の「全体Tsuki-Ichi」や急成長する「部門Tsuki-Ichi」をブラッシュアップしていきたいです。
普段離れて働いているからこそ、「Tsuki-Ichi」はコクーの中心として欠かせない存在。
社員ひとり一人が全力で、ひとり一人を大切に想う。そんなコクーの仲間達と働けていることを、誇りに思います。
これからも、「Tsuki-Ichi」はコクーに集合！
▼カルチャー推進室（CPO）については、こちらの記事もあわせてご覧ください！
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