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オンラインでサマーインターンを開催する方法

ニュースを見ていると、新型コロナウイルスの話で持ちきりですね。特に最近よく目にするのが「新型コロナウイルスの感染はいつまで続くのか」というもの。最近では様々なニュース、記事で「1年以上かかる」という記載も・・・

真実はその時が来るまで分かりませんが、数ヶ月前は全く信じていなかった感染拡大が、すでに起こっていること考えると、あり得そうだなと思って日々を過ごしております。そんな中、採用担当である僕はふと思いました。

「今年サマー(短期)インターンの開催、やばくね?」と。

でも同時にこんなことを思いました。

「ツールをちゃんと使えばオンラインでいけそうだな」と。

ということで、これまで行ってきたオンラインで会社説明会やグループディスカション、日々のリモートワークを振り返り、どのツールを使えばうまくいきそうかと考えました。

そして自社、学生時代に参加した他社の短期インターンを頭の中でツールを使いながら運営シミュレーションをした結果(精度は保証できませんがw)。3つのツールにたどり着きました。今回はその3つをご紹介したいと思います。

(ちなみに、ここでいう短期インターンは2~5日程度で、新規事業立案等のテーマに沿って参加学生がグループディスカション+発表をするコンテンツを指しています。)

Zoom

用途:会議、ミーティング、発表

このツールを一言で言うと、「部屋分けもできるWeb会議ツール」

数多くのWeb会議ツールがある中で、これをおすすめする理由は「ブレイクアウトルーム(セッション)」という機能にあります。

ブレイクアウトルーム機能は、その会議に参加している人を複数の部屋に分けることができる機能です。会議の管理者(Zoom上ではホスト)は分けた部屋を自由に出入りすることができます。

実際にこちらの機能を使ってグループディスカッションを行ったことがありますが、リアルと大きな差を感じませんでした。むしろ、議論している皆の顔が正面から見えるので、より見やすいという印象でした。

また、個人的にはあらゆるWeb会議ツールの中で最も接続が安定していると思ってるので、安心して複数人での会議を行うことができます。50人で8時間繋いだこともありますが、問題はありませんでした。

google ドライブ

用途:表計算、資料作成、サイト制作

このツールを一言で言うと、「皆で同時に操作できるワード、エクセル、パワーポイントがまとまっているツール」です。

・google ドキュメント ≒ ワード
・google スプレッドシート ≒ エクセル
・google スライド ≒ パワーポイント
なっており、google ドライブにアクセスすることで全て使うことができます。

細かい数字を関数を組んで計算することやプレゼンテーション資料の作成など、グループワークで行うことを効率的に進めることができます。

また、google サイトというものも使うことができ、簡単にサイトの作成を行うこともできます。

miro

用途:アイデアの発散・収束、タスク整理、スケジュール管理

このツールを一言で言うと、「皆で同時に操作できるオンラインホワイトボード」です。

中にはマインドマップの等のビジネステンプレートや付箋機能があり、同データにアクセスしている人が同時に編集をすることができるので、Zoomを繋ぎながら操作をすると皆でホワイトボードの前に立って議論している感覚が得られます。

日本語対応していないというのが唯一感じる難点ですが、難しい英語は使用されていないので。

例えば定員20名の新規事業立案型インターンの場合はこうなる

以下のようにインターンを進めることができます。

選考:Zoomを使いオンライン面接。録画機能を使い、後から面接を振り返ることも可能。

インターン前:参加学生への事前課題や確認資料はgoogle ドライブにて参加者に共有。自己紹介スライドなどを作ってもらえば参加者同士の理解が深まる。また、事前に使用ツールについては告知をし、自分で触るように参加学生に伝える。

インターン開始:Zoomにて全体アナウンス、テーマの発表、参加学生のグループ分けを行った後にブレイクアウトルームで参加者を各グループに分ける。メンターも担当グループの部屋に入る。

グループワーク:会話はZoomにて行い、miroを使ってアイデアの発散や収束、スケジュールやタスクの管理を行う。また、二次情報の蓄積やP/L、B/Sの作成はgoogle ドライブのスプレッドシートを使用する。

プレゼン前:発表用スライドをgoogleドライブ内のスライドを使用して作成。google ドライブ内のサイトを使えば簡単サービスサイトを作成することも可能。

最終プレゼン:審査員にも会議にアクセスしてもらい、参加学生にはZoomの画面共有機能を使い、スライドを共有して発表してもらう。審査はブレイクアウトルームにて行い、優勝チームの発表は画面共有で行う。

座談会、懇親会:Zoomを繋いだまま懇親会へ。人数によっては話す人が固定化されるので、ブレイクアウトルームで少人数に分ける。最後の集合写真はスクリーンショットで行う。(最大49人まで同時に写すことができます。)

多くの出会いが生まれて欲しい

オンラインで短期インターンを開催する場合のツールについてここまで書いてきましたが、実際に会わないとその人のことがわからない、対面じゃないと難しい、というのは僕もなんとなくは感じております。

ですが、この状況で対面で行うのはかなり厳しいと思っていますし、その中で「どのようにすればいいのか」と考えると、オンラインで開催するという結論になるのかなと思います。

オンラインでの開催を検討する際に、こちらの記事が参考になれば幸いです。また、少しでも多くの企業が、短期インターンを開催し、学生さんと良い出会いが生まれればいいなと思っております。

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株式会社ベーシック広報←新卒採用、リファラル採用←就活支援←人材派遣事業←塾講師←ボウリングで世界大会出場|自分の考えを言語化し、誰かのお役に立てればと思っております。