能動的に時間を使うためには？〜頼まれごとの奴隷にならない〜

｢人に仕事の時間を使われるのではなく、自分で時間を使え！｣

・上記はコーポレート部門へ異動して1年目、上司から言われた言葉。当時、私たちは今日が何日かを忘れるほど忙しかった。分刻みでスケジュールが埋まっていた。

・そんな中、他部署の人が隙間を縫って、OUTLOOKで15分の打合せを飛ばしてくる。タイトルを見ても内容が理解できない。確か｢○○請負契約についての確認｣みたいなアバウトなものだったと思う。
・15分だからと思って出席すると、話の趣旨の確認から、延々と悩み相談が始まり、1時間が立ち、ようやく終わった。席に戻ると、上司に叱られた。

・要は、自分で自分のやるべきことを考え、上司に確認し、自分から関係者へアクティブなコミュニケーションを取らないと成果に繋がらないということ。自分が知らず知らずのうちに｢受動的｣になっていたことを初めて知った。得体の知れない打合せは、別件があると断り、まずメールで内容を文章化してもらうということ。全く頭が回ってなかった。｢人の悩みを解決すること｣に真面目になりすぎていたのである。

・事前に内容の分からない打合せは、他人の時間泥棒でしかない。

・また、誰かの悩み相談を受けると、承認欲求が満たされ、｢仕事している気｣になるが、これは自分が本当にやるべき事(会社全体で優先順位の高い事項)ではないのだ。

・当時の上司から、有限な時間を自分で決めて使うことの大切さを学んだ。

・では、実際にどうやって、能動的に時間を使うか？

①自らの担当分野で、会社への貢献度の高い順にやるべきことを書き出す。どれほど時間を要するか記載する。
②上司に相談し、１ヶ月でやることと優先順位を決める。やるべき仕事のリストを作る。
③必要な関係者にコミュニケーションをとるための時間を確保する。
④お願いや相談を受けた際には、内容を文面でまとめたメールをもらう。
⑤自分がやるべき事か、優先順位リストの中ではどこにつくかを考える。
⑥自分だけで抱えず、適切な担当者を探し、紹介する。(自分の得意分野以外は、自分でやらない)
⑦人の悩みを解決した際は結果的に記録に残し、次に生かす。(何時間かけて、何を生んだか)

・まとめると、｢誰かに頼まれたから時間を使う｣のではなく、｢自分が最も時間を使うべきは何なのか？｣を常に頭にとめておくことが大事だと思う。テレワーク中は、人とのコミュニケーションが減るため、これがやりやすいが、オフィスでも喧騒に流されることなく、徹底していきたい。