新人PMが入社して最初の仕事が議事録作成の理由
こんにちは。サイバーコネクトツーの山岡です。
皆さん、ミーティングの際の議事録ってどうされてます？
「動画を取っているから必要無い」「自分に関わるところだけメモを取っている」「正直面倒くさい…」という方も多いと思います。
サイバーコネクトツーでは新人のPMや制作進行、PMのインターンシップなど管理業務で新しく入ったスタッフには最初に議事録作成を行ってもらうようにしています。
今回は議事録って面倒だけど、めちゃくちゃメリットがあってスキルアップに繋がるんだよ！ というお話です。
理由①：インプットが多い
新人スタッフにとってゲーム開発の用語や制作工程、登場人物など、わからないことだらけ。開発で実施されているミーティングでは、それらがわんさか出現します。
議事録の目的は、ミーティングの決定事項や経過、出席者や発言者を記録し、出席していない関係者に正確に情報を伝えることだ。
なので、ミーティングで出現する用語や内容を正しく理解しないと伝わる文章にならない。良くわからない状態で記録しちゃうと、矛盾があったり支離滅裂な文章、文言になっちゃう。なので、わからないことがあれば調べたり聞いたりしないといけないのだ。
結果、知らないインプットがめちゃくちゃ多い ⇒ （正しい）議事録作るために分からないことを調べたり聞いたりする ⇒ 知識が付いて成長できる。
理由②：アウトプットがうまくなる
当たり前だけど、議事録は「伝える」のではなく「伝わる」ものでないといけない。ミーティングに参加していない人は何がどのような理由でどう決まったのかを知るには議事録が頼りです。
発言内容を追っかけてしまってるような議事録だと、何が決定されて何が重要なのかが良くわからなくなってしまうし、誰も読んでくれない議事録になってしまう。
作成した議事録が、要点を抑えられているか、わかりやすい文章かつ無駄な文言が無いか、情報の抜け漏れが無いか、などを何度も何度も見直したり、先輩や上司に添削してもらったりすることで「正しく伝わる議事録」作成が身についてきます。
それを繰り返していると、要点や重要なポイントを抽出するコツがわかるようになって、話の内容を効率よく整理できるスキルが身についてきます。
結果、報告連絡相談の質が向上し評価に繋がったりします。
ミーティングを録画して動画を共有という方法もありますが、安易に共有できない事項があるときは共有できないし、受け取り手によって解釈が違ってしまう場合もあります。また、情報共有の為に閲覧30分×閲覧人数だと効率が非常に悪い。テキストだと要点のみなら３分で伝わる。
理由③：頼りにされるようになる
議事録は決定事項や課題、検討事項など、プロジェクトやチームの次の一手が集約されている。議事録を清書していると、決定までの時系列やリーダーの方が何を重要視しているのかなど、自身の頭の中が整理されて理解が深まるし、状態も把握できる。
なので、スタッフもリーダーの人も管理職の人も、自然と議事録担当者に「あれどうなってましたっけ？」「いつまでにやんないといけないんだっけ？」など頼られるケースが多くなる。
それだけ議事録ってチームやプロジェクトの次の行動を支えている重要な仕事なんだと気づくことができる。
まとめ
以上、新人PMの最初の仕事が議事録作成の理由でした。
私自身、現在も議事メモを自分で記録することが多いです。
立場上、上下への報告連絡相談が多いので、事前に情報を整理して簡潔にまとめるのに非常に役に立ちます。
皆さんも議事録係、やってみませんか？
参考：議事録作成のコツをわかりやすく解説されています。
山岡 寛典