2022年施行の電子帳簿保存法改正をできるだけ楽に乗り切る

電子帳簿保存法（正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます）が改正され、2022年1月1日から施行されます。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/12.htm

詳しい変更内容はこちらのPDFで確認してください。今回の改正で最も多くの人に影響をもたらす箇所がこちらです。

申告所得税及び法人税における電子取引の取引情報に係る電磁的記録について、その電磁的記録の出力書面等の保存をもってその電磁的記録の保存に代えることができる措置は、廃止されました。

例えば電子メールに添付されて送られてきたPDFの請求書があったとします。2021年12月31日までは、このPDFを紙に印刷して紙の方を保存しておけば、原本のPDFファイルを破棄しても問題ありませんでした。2022年1月1日からはPDFを紙に印刷して保存することができなくなります。原本のPDFファイルの方を電子取引の保存要件にもとづいて適切に管理することが求められます。

つまり、「帳簿類は全部紙に印刷して保存しているから電子帳簿保存法なんて関係ない」と思っていると、足元をすくわれることになるのです。

では、「電子取引の保存要件にもとづいて適切に管理」するには具体的にどうすればよいでしょうか？方法はたくさんありますが、ここではなるべく手間やお金をかけず、楽にできる方法をひとつご紹介します。

電子取引の保存要件

具体的な手順を説明する前に、電子取引の保存要件とはどんなものか確認しておきましょう。

電子取引の保存要件は「真実性の要件」と「可視性の要件」に分かれています。真実性の要件の内容は以下のとおりです。

以下の措置のいずれかを行うこと
① タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
② 取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すととともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
③ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

①から④のいずれかひとつを実施すればよいわけですが、タイムスタンプを導入するにはかなりの費用がかかるため、まず①と②は除外します。④は費用はかかりませんが、事務処理に頼ったやり方は人的ミスや担当者による不正に弱いです。そこでこの記事では③を選択します。

もうひとつの要件である可視性の要件とは次のようなものになります。

・ 保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に生前とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・ 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・ 検索機能（※）を確保すること
　 ※ 帳簿の検索要件①〜③に相当する要件（ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要）
　　保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要

マニュアルと概要書はWordなどで作成しておけばよいでしょう。
問題は検索機能です。「帳簿の検索要件①〜③」の内容は以下のとおりです。

① 取引年月日、勘定科目、取引金額そのたのその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
　改正後、記録項目は取引年月日、取引金額、取引先に限定
② 日付又は金額の範囲指定により検索できること
③ 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること

この記事でご紹介する方法では「ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合」に該当するので検索要件の②と③は不要になります。また、改正後をターゲットにしているため、検索対象の記録項目は取引年月日、取引金額、取引先の三つになります。

具体的な手順（事前準備）

事前準備として以下の作業を行いましょう。

・ Googleアカウントを持っていなければ作成する
・ Googleドライブに電子帳簿保存用のフォルダを作成する

Googleドライブでフォルダを作成するには、まず左上にある「新規」をクリックします。

次に「フォルダ」をクリックします。

年ごとのフォルダの下に月ごとのフォルダを作成しておくと整理しやすいです。

具体的な手順（帳簿ファイルの保存）

電子メール等で電子帳簿保存法の対象となるファイルが送られてきたら、以下の作業を行いましょう。

・ ファイル名を取引年月日 ＋ 取引先名称 ＋  取引金額に変更する
　 （例：「20220101_株式会社〇〇_19800円.pdf」
・ 事前に準備したGoogleドライブ上のフォルダにファイルをアップロードする

たったこれだけです。簡単ですね。

Googleドライブにファイルをアップロードするには、格納したいフォルダを開いてからファイルをドラッグアンドドロップします。

アップロードされました。

真実性の要件を満たしているか

それでは電子取引の保存要件を本当に満たしているのか確認してみましょう。まずは真実性の要件から行きます。

真実性の要件は以下の内容でしたね。

記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う

Googleドライブに格納したファイルにはこのように履歴が残ります。

試しにこのファイルを削除してみます。するとフォルダには削除した履歴が残ります。

「記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できる」という要件を満たしていることが確認できました。

可視性の要件を満たしているか

次は可視性の要件です。可視性の要件は以下の条件をどちらも実現できれば満たすことができます。

・ 取引年月日、取引金額、取引先で検索できること
・ ダウンロードできること

検索は「ドライブで検索」にキーワードを入れればできます。

こちらが日付で検索した例です。ちゃんと検索できていますね。

Googleドライブの検索能力は優秀なので、ファイルの中身まで検索できます。画像形式のファイルでも、OCRで文字を解析して検索対象にしたりもします。しかし完璧ではないので、ファイル名はきちんと「取引年月日 ＋ 取引先名称 ＋  取引金額」の形式にしておきましょう。これなら確実に検索することができます。

次はダウンロードできることを確認します。ファイルを右クリックしてメニューからダウンロードを選択するとダウンロードすることができます。

複数のファイルやフォルダをまとめてダウンロードする場合は、自動的にZIP形式で圧縮されてひとつのファイルとしてダウンロードされます。

もう少し堅牢なシステムにするためのヒント

電子取引の保存要件は満たすだけなら上記の手順で問題ありませんが、下記のような工夫をするとさらに人的ミスや不正に強いシステムになります。

・ （システム管理者と経理担当者が別れている場合）その月のフォルダだけを経理担当者に共有し、締め処理が完了した月のフォルダは共有を外す
・ ローカルファイルシステムや別のクラウドストレージ上にバックアップを作成する
・ ファイル名の変更やアップロードを自動化する

まとめ

2022年から施行される改正電子帳簿保存法に向けて、できるだけ手間とお金をかけずに電子取引の保存要件を満たすためのアイディアをお届けしました。これまでは紙で保存しておけばよかったのに、移行期間もなしに突然紙での保存が禁止になるので、準備しておかないと混乱は必至です。早めに方針を決めて対策しておきましょう。

追記）
もっとお手軽に対応する方法もあります。国税庁の用意したWordテンプレートを修正するだけです。中長期的にはおすすめしませんが、準備期間が足りない場合は役に立つかもしれません。詳しくは下記の記事をご覧ください。