中小企業経営者が考える、会議の効果を飛躍的に上げる5つのポイント

稲垣です。

早速で恐縮ですが、8月25日発売の雑誌「anan」にて、弊社の「Be シャンプー」および「Be トリートメント」が賞をいただきました。
その名も「髪だけでなく地球の健康にも役立つ賞」という、少し個性的な名前の賞です。

弊社の理念である「地球環境を美しく健康に保つ」を形にした商品を評価いただいたことで、会議や話し合いなどを一緒にしながら頑張ってきたスタッフにとっても一層励みになる受賞となりました。

なお、「Be シャンプー」および「Be トリートメント」は両方エコサートコスモスオーガニック認証を取得していますが、オーガニックとは思えないほどの使用感を体感できます。
まだ使ったことの無い方は、是非一度体感してみてください。

さて、今回はそんな会社運営には欠かせない「会議」についての話です。

このnoteでは、私が会議で大切にしている５つのポイントと、その理由や経緯を書いていきたいと思います。

目次：
◆　1、リアクションをすること
◆　2、前提を合わせること
◆　3、キーマンの意見に重点を置く
◆　4、声のトーンをコントロールする
◆　5、最後に振り返りの時間を作ること
◆　まとめ
◆　備考

こちらでは私が「会議で大切にしているポイント」、について書いていくのですが、元から会議が得意だったわけではありません。

未熟ながらも、参加者・リーダー・経営者など様々な立場で、参加する・ファシリテーションするなど役割も様々経験するなかで、少しずつ効果的にするノウハウを貯めてこれたと思っています。

また、この後取り上げる事例については、以下の前提でご確認いただけますと幸いです。

＜前提＞
・一般的に誰でも参考になる部分と、私自身でしか役立たない部分があると思います。適宜取捨選択の上取り入れていただきたいです。

・弊社はまだ規模が大きくなく、フットワークを軽く取り組むためにも、社長である私自ら会議を取り仕切り、かつ自らアイデアを出していく必要があるため、「参加者」「ファシリテーター」の両面のポイントが（良くも悪くも）混ざっています。

・会議形態は対面とオンラインどちらの場合も想定しています。

◆　1、リアクションをすること（どのような立場でも）

大学を卒業し、働き始めてかれこれ20年弱になります。

学生時代と大きく違うと感じるのは、会議の機会が増えることです。
これは社員として企業に勤務する場合も、自分で会社を経営する場合も同様でした。
そして、社員としても、経営者としても大事にしてきたことが「リアクション」です。

会議の質を向上させるためにもリアクションが一番大事だと考えているからです。
一口にリアクションと言っても色々なリアクションがあります。
それは姿勢、動き、声、表情、視線など、すべてがリアクションにあたるからです。

とりわけ、報告の場であれ、議論の場であれ、すべての場で意識すべきことは以下です。
①自分の体を話している人の方向に向けて、しっかりと相手を見る
②発言に対して相槌や頷きをする

こういったリアクションをすることで、話し手に対してしっかりと聞いていることが伝わり、話し手も発言がしやすくなります。

また、できる限り笑顔でいることも心掛けています。
何事もできる前提で考え、楽しんでいるからこそ、必要なアイデアが出てくるからです。

「仕事は真剣にやるが深刻にはならない」ということを常に意識しています。

◆　2、前提を合わせること

これについては、起業をしてから特に必要なことだと感じています。

私は元々自動車メーカーのエンジニアをしていたのですが、社内はもちろん、社外での会議でも自分と同様の知識を持っている方が多く、特に前提を合わせる必要がありませんでした。
自分の知識が未熟だと感じた場合、「自分で勉強する」というのが当たり前の文化です。

しかし、起業をしてから、自分とは経験も知識も異なる方々と会議をすることが多くなりました。
そのため、会議の目的、開催した背景、この会議で決めるべきことなど、全員が共通認識や知識を持つ必要があることを、会議の最初に最低限共有するようにしています。

例えば、アイデアをブレストする会議をする場合を考えます。
もし参加者の前提が実現可否を検討する考えになっていると、出てきたアイデアの可能性を潰してしまうリスクがあります。

それを避けるために「出てきた意見は否定しないこと」「数多く意見をだしていくこと」「どうしても否定的なことを言いたくなったらメモしておいて、まとめの時間に共有すること」などの前提・ルールを会議が始まる前に共有しておくと効果的です。

このように「前提を合わせる」を意識することで、会議で参加者の間に齟齬がなくなり、全員が同じ目的に向かった話し合いができるため、スムーズに会議が進むようになります。

◆　3、キーマンの意見に重点を置く

仕事を前進させる・方向性を決める「キーマン」が誰であるかを意識すること、そしてそのキーマンの意見を尊重し重点を置くことがとても大切です。
これは、特に「意思決定」をするときに効果を発揮します。

私が自動車メーカーのエンジニアとして働いていた時、仕事のアウトプット先は上司や取引先など専門家でした。
そんな専門家達に対してアウトプットする時は、理論や計算結果の正しさに重点を置いていました。

一方で弊社の仕事のアウトプット先は、商品をご購入いただくお客様や、扱っていただく卸先様となります。
お客様や卸先様に対して理論を伝えることも重要ですが、専門家にするようなレベルで行う必要性は少ないでしょう。
それ以上に、感覚的に受け入れられるアウトプットをすることに重点を置くことが非常に重要になります。

仕事をする上でのキーマンが誰であるかを意識すること。そしてそのキーマン意見、視点に重点を置いて会議を運営すると、納得感が強くなり、かつ意思決定までのスピードが早くなるなどのメリットがあると考えています。

◆　4、声のトーンをコントロールする
会議の際、特に自分がファシリテーターをする場合には、声のトーンにも気を付けています。

具体的には、議論した内容を整理するときは、声のトーンを下げてゆっくり喋ります。
これは参加者が、現在話し合っている内容を頭の中で、しっかり整理できるようにするためです。

早口でまくしたてられると頭が追い付かないことがあったので、自分が思っている以上にゆっくり話した方がいいです。

◆　5、最後に振り返りの時間を作ること
会議の最後には必ず、全体を振り返って参加者の認識にズレが無いかを確認します。

例えばブレストをした場合には、出たアイデアをまとめること、一つ一つアイデアに対して、今後どのように検討を進めていくかを明確にします。
そして、報告や議論をした場合には、議論した結論の確認と、今後のTODOの担当者と期限を明確にします。

こうすることにより、行った会議の成果がはっきりし、全員が次に行うべきことが明確になり、迷いなく素早く行動に移せます。

◆まとめ

私は一つ一つの会議の場がとても大切だと思っています。
参加者は会議に参加するために、時間を調整したり、予定を変更したりしています。
みんなが貴重な時間を割いて集まるからには、仕事の成果に繋げることが必須です！

もし会議をしても話し合いが進まない、結局なんのために集まったかわからないと感じたことがある人は、今回伝えたポイントを一つでも意識してみることをオススメします。
とても有意義な会議になります。

◆備考
また、冒頭で「元から会議が得意だったわけではありません。」と話していることについて補足します。

というのも、私が会議に参加したりファシリテーションしたりといった経験を積んだのはすべて社会人になってからそのように思っているのです。

中学・高校で生徒会に所属したり、大学で議論が活発なゼミや研究室にいた人はそうでもないとは思うのですが、私の場合は研究室でも先輩方から直接手取り足取り教わって研究をするなどしたためです。

なので、社会人になって会議をすることが増えてきた時に、「社会人らしい」と誇らしい気持ちになったものです。

現在も社内、社外含めたくさんの会議に参加します。
そんな中で、あのころ会議が増えた時に自分が感じた「カッコいい社会人」であるためにも、参加する会議をいかに仕事の成果に繋げるかをとても大事にしていきます。

■公式プロフィール
稲垣大輔（いながき・だいすけ）
株式会社Be 代表取締役
北海道出身
2002年、北海道大学工学部を卒業し、国内大手自動車会社に就職。
ブレーキ部品の設計および最先端エンジンの研究に携わる。
2012年にイベント会社を創業。
2017年に株式会社Beを創業し、現在に至る。

■関連メディア
◆アクティブオーガニックブランド「Be」公式HP
https://be-beauty.jp/

◆「Be」オンラインストア
https://be-store.jp/

◆「Be」公式インスタグラム
https://www.instagram.com/be_activeorganic/?hl=ja

◆「Be」公式Youtube
https://www.youtube.com/channel/UCtEhEgJPGJQ9IX4y5vbmESw

◆「Be」公式Note
https://note.com/beofficial

◆「Be Organic（ビーオーガニック）丸の内本店」
https://be-beauty.jp/be_organic/

◆株式会社Be社長 稲垣大輔のブログ
https://ameblo.jp/not-biz-but-love