渉外担当者になったあなたが、まずやるべきこと｜１年目のあなたへ
この記事では、あなたが渉外担当者になったら何をやればいいのか、どこから手をつければいいのか、いやそもそも渉外担当の役割って何？どこまでがカバー範囲？
といった話を、なるべく網羅的にお伝えします。主に法人向けの内容ですが、富裕層向け営業も基本は同じですので、参考にしてみてくださいね。
この記事は、こちらの無料マガジンに収録されています。
01｜渉外担当の役割とは？
企業に対して貸金やその他の金融商品・サービスの提供を行い、業務粗利益を稼ぐこと
です。
もっと取引先目線な話をした方が、とも思いましたが、変な誤解を与えるのは良くないのでハッキリ書いておきます。
もちろん、提供する資金や商品・サービスを通じて、取引先の利益につながりますので、そうした意識はとても重要です。
ただし、残念ながら渉外担当はボランティアではありません。
いくら取引先のためになる提案でも、銀行の利益にもつながらなければWin-Winではありませんよね？
また、ほとんどの銀行は上場しているか上場ホールディングスの傘下だと思いますので、四半期ごとに株主に決算を開示しなければなりません。
02｜渉外担当の仕事の範囲とは？
そんな渉外担当の仕事の範囲はどういったものでしょうか？
取引先から発生する案件や問合せ・苦情その他に関する全ての窓口
です。各論を書くと本当に多いので、ざっくりこのように表記しておきます。
つまり「何でも屋」です。
また、貸金やちょっとした定型プロダクト以外は、ソリューション提案自体は本部の所管部署がすることが多いです。もちろん、任せきりにはしませんが。
ですので、渉外担当者に求められるのは、そうした提案ができる土壌を整えておくこと。そして、取引先の社長から課題や不満を収集して、銀行が提供できるサービスに結びつける、という動きです。
取引先の事業に対する理解はもちろん、人間力や課題発見能力が必要です。平たく言うと「社長に可愛がられて、たまに鋭い意見も言う、行内を仕切れる」人物です。
03｜業績の評価項目を把握しよう
銀行内での評価項目は多岐に亘ると思います。
基本的には、それぞれに目標とする数値があり、それを月ごとにクリアしていくことが求められるはずです。
いわばスポーツのルールともいえる、それらのカウント方法(計上基準)はしっかり把握しておきましょう。
04｜分からない事を聞く相手を把握しよう
業務範囲も、評価内容も多岐に亘ることから、全てを把握することは現実的ではありません。
これ系のことが分からない時はこの人に聞く、という相手をつくっておくことがとても重要です。
かといって、事務規程などは、ある程度、業務の内容が分かってこないと、読みこなせないことも多いでしょう。
気立てがよく、余裕のある先輩が支店にいて、何でも教えてくれる、という場合はとてもラッキーです。だいたいの場合、彼らも忙しく仕事をしているはずです。
また、規程にないイレギュラー対応の場合は本部に照会をして、「〇〇部〇〇様ご確認済み」といった形で記録を残す必要もあります。
分からないことへの対処は、渉外担当者にとってはキーとなる能力のひとつです。
05｜期日管理をしよう
銀行員にとって、期日は絶対です。
取引先の返済が１日遅れたら許しますか？
延滞になり、履歴がしっかり残ってしまいます。今後の取引上も「ルーズな会社」として与信判断が厳しくなりますよね？
期日管理については、「管理表を毎日にらめっこ」が最もいい手段と言えます。最初のうちは特に。
１件１件、これは間に合うか、段取りにもれがないかを考えることを習慣づけていきましょう。
06｜目標に対して自己ＫＰＩを設定しよう
目標とは、ＳＭＡＲＴに設定しましょう、というのが世の中の定義。
しかし、みなさんに割り振られているのは、そうしたものからは程遠いような目標になっていることでしょう。
取引先の一覧から見込みをカウントしてみて足りなければ、新規顧客しかありませんが、新規顧客獲得のハードルは決して低くはありません。
しかし、期中にはいろいろなドラマがあって、達成できてしまったりするのもこの仕事の妙。期初から諦めてはいけません。
どうするか？
成果はコントロールできない。行動はコントロールできる。
つまり、目標（＝成果）を出すことを中心に置くのではなく、科学的に考えると成果がでるよね、という行動を毎日繰り返していくのです。
成果は出すものではなく、出るものです。
そして、その行動管理として、自分はこの活動数字にはこだわろう、というものを自分のＫＰＩ（Key Performance Indicater)に設定します。
自分との約束と言い換えてもいいでしょう。
例）
・１週間の取引先訪問数
・１週間のニーズヒアリング数
・１週間の商品紹介数 など
これは、形骸化しないように注意しましょう。こなすだけの数字に意味はありません。
07｜訪問計画を立てよう
ＫＰＩを念頭におきつつ、訪問計画を立てます。
当然のことながら、何かしら獲得が見えている取引先を優先的に回ります。次いで、見ている案件はないが、メインで取引振りがいい取引先、そして、メインではないが攻めどころがある取引先です。
また、取引先の訪問ばかりやっている訳にはいきません。
仕事の優先順位のつけ方については、こちらの動画もご参照ください。
＜動画準備中＞
08｜アポイントを入れよう
電話でアポイントを入れますが、最近の方は電話が苦手な方が多いのでカンタンなポイントをいくつか挙げておきます。
✓ 電話でセールスをしない ＝ アポを取ることだけを第一目的とする
✓ 下を向いて話さない ＝ 声がくぐもる／周囲からあやしまれる
✓ 最後は２択で終わる ＝ アポイントは前提として聞く
既存先へのトークスクリプトとしてはこのような形です。
〇〇銀行の〇〇でございます。△△社長いらっしゃいますか？
△△社長、お世話になっております。
実は－－－－に関しまして、ぜひお耳に入れておきたいお話がございまして。実際に、御社のように－－－－な企業様にお伝えしたところ、大変ご興味を持たれているようでございます。
もちろん、社長がどうご判断されるかは分かりませんので、まずは情報提供だけ、という形にはなりますが、〇月〇日の〇時か、〇月〇日の〇時で３０分ほどご都合いかがでしょうか？
09｜折衝のストーリーを考えよう
行き当たりばったりで取引先と話し、流れで商品提案をしていませんか？
それでは、よっぽどあなたの事を気に入っている取引先で、やっと決まるかどうかです。
今日のアポイントはどのくらい時間が取れているのか、今日はどこまでの話をするのか、最初のアイスブレイクでは何を話すのか？
戦略をしっかり考えましょう。
また、必ず伝えなければならない事は何で、聞かなければならないことは何でしょうか？
それらについては、あなたの腹に落ちていますか？「伝書鳩」のようになってしまっては、あなたの存在意義がありません。しっかり腹に落として、自分の言葉で話せるようにする必要があります。
10｜取引先を訪問しよう
さて、アポイントが取れたら、実際に取引先へ訪問します。
ここについては、ポイントが多いので、以下の動画で解説しています。
＜動画準備中＞
11｜事務処理をしよう
渉外担当の力量は、まず交渉能力、次いで事務能力というくらい重要なポイントになります。
事務ができない担当は、時間のロスも大きく、支店内での評判も悪い傾向にあります。
最初のうちは訂正印の嵐になると思いますが、ひとつひとつ丁寧にクリアして、しっかりレベルアップしましょう。
ポイントは以下の通りです。
✓ 備忘録をしっかりつくる
✓ 指さし確認か定規を当てて確認する
✓ あいまいなまま手続きしない
✓ 常に事務職とのリレーションを維持する（←最重要）
12｜日報を書こう・帰店報告をまとめよう
金融機関では、記録が大変重要になります。
営業という側面では、頻繁に異動や担当替えがあることが一般的なので、取引先とのやり取りに連続性を持たせておくことで、信頼感を保つため。
守りの側面では、顧客トラブルになったときには必ず、言った・言わないの水掛け論になりますので、自分の身を守るために必要です。
日報の書き方は色々ルールがあるかと思いますが、効率的に書くポイントとしては以下の通りです。
✓ 帰店して思い出して書くのはＮＧ
→客先を出たら、すぐにポイントをまとめる
✓ 事実と意見は分けて書く
→ 事実を明確に記載し、必要であれば、文末に＜所見＞として分かるように意見を書く
✓ 悪いことを隠さない
→ 提案が断られたなら理由も含めて「案件見送り」
→ 提案自体できなかったのなら、そう書く
13｜営業会議で進捗を報告しよう
月曜の朝は憂鬱。そうした方も多いのでは？
数字の詰めがなければいいかもしれませんが、そういう訳にはいきません。
営業会議での進捗報告は、簡潔明瞭に終わらせたいもの。ところどころ詰まりながらだと、ツッコミどころを自らつくっているようなものです。
以下のような形でテンプレをつくって、下線部はあなたが手書きで入れるようにするといいです。これを使うだけで、作業効率は格段にUPすると思いますよ。
〇〇(自分の名前)申し上げます。
まず貸金ですが、今月の目標＿＿＿に対し、現状確度の高いもので＿＿＿です。先週の動きとしては＿＿社＿＿社が新たに応諾。逆に＿＿社＿＿社は見送りとなっております。足らずまいの＿＿＿については、今週＿＿社・＿＿社・＿＿社への提案がございます。特に＿＿社につきましては＿＿＿＿＿＿＿＿です。
続いて＿＿ですが、今月の目標＿＿＿に対し、現状確度の高いもので＿＿＿です。先週の動きとしては＿＿社＿＿社が新たに応諾。逆に＿＿社＿＿社は見送りとなっております。足らずまいの＿＿＿については、今週＿＿社・＿＿社・＿＿社への提案がございます。特に＿＿社につきましては＿＿＿＿＿＿＿＿です。
以下繰り返し
以上です。
14｜貸金稟議を書こう
渉外担当の仕事の中でも重たいものが、稟議ではないでしょうか？
最初のうちは重箱の隅をつつくようにチェックされ、枝葉末節・てにをはにこだわられ、何度も差戻を受けます。
なんでマル保でこんなにこだわるんだ…。
時間がかかると取引先を不安にさせるなどいい影響はありません。
稟議の書き方については、動画で解説をしていますので、ご覧ください。
＜動画準備中＞
番外編：支店内コミュニケーションを円滑にしよう
渉外担当の仕事で、見落としがちなポイントが、支店内のコミュニケーションです。
上司や先輩の言うことにばかり気を遣い、事務職の同僚や後輩をないがしろにしていませんか？
渉外担当の仕事は、バックオフィスなくては成り立ちません。
「〇〇さんの書類は適当でいいや。自分で責任とってね。」と思われるのと、「〇〇さん、たまにミスするからしっかりフォローしてあげないとね。」と思われるのは雲泥の差です。
いかがでしょうか？渉外担当は、仕事を回せるようになると面白さが見えてきますが、それまではなかなか苦しいかもしれません。
基礎的なことをしっかりおさえてレベルアップしていきたいですね。
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