業務改善に取り組むモチベーション②

こんにちは、Ayano@業務改善を愛する人です。
前回「業務改善に取り組むモチベーション①」では、業務改善が心のモヤモヤをなくすことにつながるというお話をしました。今回は、もう一つのモチベーションについてお伝えしたいと思います。

サステナブルな働き方をしたい

皆さんの会社では、業務上のミス・トラブルを起こしてしまった場合、どのような対応フローが定められていますか？
私が以前勤めていた会社では、ミス・トラブルが発覚次第すぐに関係各所への報告と、遅くとも翌営業日までに経緯・原因・対策をまとめたレポートの提出が義務付けられていました。
つまり、ミス・トラブルを起こすと、発覚から数時間～数日はその対応を最優先で行わなければいけません。一方で、その間にもさまざまな業務の締め切りが迫ってきます。通常業務のうえに、イレギュラー業務が乗っかってくる形になるので、その分残業をして対応しなければなりませんでした。

ミス・トラブルを起しただけでも精神的に疲労するのに、そのうえ突発的な残業をするなんて、心身共に疲労してしまいます。もしミス・トラブルが続けば、連日残業をする羽目になり、睡眠時間が削られて集中力が落ち、またミス・トラブルを起こす…という悪循環に陥ってしまうこともありえます。なるべく想定外の突発対応を排除して、心身健康でサステナブルな働き方をするために、ミス・トラブルが起きにくい仕組みをつくろう！という気持ちが、業務改善に取り組むモチベーションとなっています。

業務改善は怠惰な人こそやるべき

私はとても面倒くさがりで怠惰な人間です。プライベートでも、朝の身支度をいかに少ない動きで効率的にこなせるか（それによっていかにギリギリまで寝ていられるか）を考えて、家財をレイアウトしています。

これまでの担当業務では、WEBページをアップしたり、メールを配信したり、SNSを投稿したりしてきましたが、それらの公開前に行うチェック作業では、私は必ずチェック項目をまとめたチェックシートを使っていました。

チェックシートは、注意して視るべき項目を過不足なく網羅するよう作成しなくてはいけないので、作成には多少労力がかかるのですが、一度作ってしまえば、次からチェックするときに「何に気をつけて見ればいいんだっけ？」とこれまでの記憶を辿る労力が不要になります。要は「何に気をつけなくてはいけないかを毎回考えるのが面倒くさい」という理由でチェックシートを作成していたのです。（ちなみに、チェックシートがあれば、記憶を呼び起こす時間分、時間短縮にもなります）

チェック作業というのは業務によってかかる時間は異なりますが、毎週数十分かかっているのであれば、チェックシート作成に数時間かかったとしても、数週間でかけた時間は取り戻せるので、長い目で見れば時短になります。私はとても面倒くさがりで怠惰な人間なので、明日の私に楽をさせてあげるために、業務改善をしているともいえます。

【余談】断捨離が大好き

同様の理由（自分の労力削減）で、私は断捨離が大好きです。クローゼットの中に服がぎゅうぎゅうに詰まっていると、クローゼットの奥や引き出しの中に収納してある服までパッと見渡すことができません。そのため「あの服どこにあったっけ…」と探す手間や、「このトップスに合いそうなスカートを持っていた気がする…」と自分の記憶を辿る労力が発生してしまいます。それが面倒だったので、衣替えの度に服を処分し、今ではシーズンごとにパッと見渡せる量の服に減らしたことで、いちいち自分の記憶を辿らなくて済むようになりました。 Appleの共同創業者スティーブ・ジョブズが、毎日黒のタートルネックとジーンズを着ることをルーティンにして「今日何を着るか」という選択に時間をかけることを避けていた話は有名ですね。私にはまだそこまでの覚悟はありませんが、そうしたくなる気持ちはわかります。

パッと見渡せるクローゼット（イメージ）

次回からは業務改善の具体的な話に入っていきたいと思います。

ご覧いただきありがとうございました。
Ayano@業務改善を愛する人