【ワークスタイル】フルリモートでも失敗しない等身大のコミュニケーション

こんばんは。はじめまして、きくちです。

今回は2019年9月からテレワーク制度ができたうちの会社で実践してるコミュニケーション手法を簡単に紹介できればと思います！

とはいえ、わたしのいる会社は異端児の集まりな気がするので、マスには差しません。（いや、差せません）

以下の前提環境があってこそうまくいっている、という認識で、お隣さんの青い芝だと思って、ご覧いただけますと幸いです。

ちなみにわたしからすると、普通に出社しているほうが青い芝です。

対面もぜんぜん好きだし、なんなら羨ましい。

会社のスペック

・従業員規模：5名前後

・社員の職種：クリエイター、エンジニアなど個性豊かなメンバーたち

・オフィス　：県庁のすぐそば→運転試験場の近くに縮小移転

・男女比　　：半々

・年齢層　　：20代後半〜40代前半

決断が早いので、新しいもので良いと思ったものはすぐ試してみる風土があるのでリテラシーは高いほうだと思います。

ざっくり体制図（雑）

こうしてみるとやりとりが多そうに思えるかもしれませんが、チームで同じ作業をすることがまずないので、1日2日くらい連絡しなくても案外進んでしまうのがうちの会社です。

リモートのコミュニケーションとは

コミュニケーションという言葉ってかなり広いですよね。

広義で便利な言葉ではあるけど、それだけだと普遍的でごくありふれたことしか言えないので、この記事では、2つに区分して定義します。

【1】仕事をチームで遂行するための業務上必要な報連相

【2】メンタルケアの一環としてのコミュニケーション土台

後者は、ストレスを抱えて退職をしてしまう社員が出てしまったり、仕事へのモチベーションをあげるためのものです。

例えば、きくちは1人では集中できない派なので、誰かしらいるオフィスでの仕事のほうが程よい緊張感で仕事が捗るような気がしています。

そんな感じで【1】仕事をするためのコミュニケーションと【2】仕事を円滑にするためのコミュニケーションと切り分けて紹介します！

*余談ですが、集中力がどうにも切れてしまいそうって時は、Stardy河野玄斗さんのStudy with me動画で鼓舞しています。ぜひ一緒に推しましょう。

前置きが長くなってしまいましたが、うちの会社では、前述の2タイプのコミュニケーションに対して工夫・施策を行なっています。

みなさんのオフィスでも使えるソフトやアイデアがあったらぜひ参考にしてみてくださいね！

｜本題｜使っているツール①Zoom（ウェブ会議ツール）

まず初めに紹介したいのが、テレワークと切り離せないのが、ウェブ会議ツール「Zoom」です。

【1】業務上必要な報連相のため、Zoomを活用しております。

ウェブ会議をする目的ですと、他にも「Microsoft Teams」や「cisco webex」や「Google Meets」、「Skype」など選択肢はありますが、コストと利用シーンから、弊社ではZoomを活用しております。

個人的ツール評価

きくちの利用頻度：★★★★★（社員平均：★★☆☆☆）

社内外の会議・サービス提供・セミナー出席・プライベートで、ほぼ毎日使っています。会社全体でいうと、テキストベースでのコミュニケーション(*テキストコミュニケーションについては後述)が多く、社内ミーティングは頻度が少ないです。

きくちの重要度　：★★★★★（社員平均：★☆☆☆☆）

私の事業部では、Zoomを使ったサービスを提供しているため必須といえますが、他部署では必ずしも必要というわけではありません。

・用途がブレークアウトルーム機能を要する

・有料アカウントが１アカウントだけで事足りる

という理由でうちの会社ではZoomを活用しております。

｜本題｜使っているツール②Slack（メッセージアプリ）

①では音声や画面表示によるリアルタイムのコミュニケーションツールとして紹介いたしました。

が、会社ではテキストコミュニケーションを重要視しております。

・会議による時間拘束を軽減

・時系列、業務記録を残す

・社員の業務進行を見える化

以上３点の理由から、Slackというメッセージアプリを活用しております。「LINE」「chatwork」「サイボウズ」「Brabio!」など複数試しましたが、Slackで落ち着いております。

【1】業務上必要な報連相、【2】メンタルケアの一環

双方の側面にSlackを活用しております。

個人的ツール評価

きくちの利用頻度：★★★★★（社員平均：★★★★★）

全員が毎日使っています。始業、離着席、終業にも活用しております。

きくちの重要度　：★★★★★（社員平均：★★★★★）

業務を進めるにあたり、指示書や提案書、相談も全てSlackで全体オープンです。大喜利とは言いませんが、

【ゆるぼ】土日が暇になったのでおすすめ趣味教えてください

とかでも皆さんお優しいので、ハマってるものとか教えてくれます。趣味も増えて、さらにその人のパーソナリティも知れて、こんなひとりごとにも反応ももらえます。

オフィスでしていた「雑談」を発散する場としても活用できるので、メリハリつけてコミュニケーション取るのには最適かもしれませんね。

画像のように、いくつも「チャンネル」や「スレッド」を立てて、同時多発的に複数の会話を繰り広げられるのが特徴です。

▼（左から）チャンネル構図／雑談チャンネルの投稿の様子／猫吸いについて語る雑談スレッド

少人数ながらもサービスが多岐に渡り、ハッキリ業務を分担しているので、メールだと掘るだけでも大変なテキスト情報ですが、きちんとチャンネル・スレッドのルールを徹底すれば、全員が瞬時に欲しい情報を遡ることができます。

ふわっと決めたルール例

・業務に関わる連絡は原則DM使用禁止

・新しくチャンネルを作るときは所属長の管理のもと行う

・チャンネルは業務別＞事業部別＞ステータス別で分ける

・些細なことでも投稿する

・積極的にリアクションする（👀→みました、👍→オーケー、🙇‍♀️→お願いします、♨️→ご自愛ください、💯→完璧！グッジョブ！等）

｜本題｜使っているツール③Googleカレンダー（プロジェクト工数管理）

スケジュール管理の目的（【1】業務上必要な報連相）でGoogleカレンダーを活用しております。

毎日こまめに入力するのなんてふつうに面倒だけど、面倒なぶん効果的であるとは感じております。

個人的ツール評価

きくちの利用頻度：★★★★★（社員平均：★★★★★）

ほぼ全員が毎日使っています。定着するまでは何日か入力をサボって、月末に痛い目をみる社員もいました。わたしもそのひとり。笑

運用開始は2021年1月からなので1年未満ですが、浸透しきっています。

きくちの重要度　：★★★★★（社員平均：★★★☆☆）

後述しますが、プロジェクトの責任者にとってはGoogleカレンダーがプロジェクトの成績表みたいな側面があるので、重要です。

事業部のKPIにかかわる重要事項です。でも現場からしたら面倒だしないほうが気楽。

でも、自分の働いた時間や業務内容の管理、過去の自分の業務を遡れる点では普通にいいことだと思います。自己成長と自分の身を守ることにもなるので。働いた証拠って大事。

画像はとあるきくちの１週間です。

記入のルールは

未来のこと：アポや休みの予定を書く

過去のこと：1日の終わりに業務内容を書く

です。

今日はこれだけ働いた〜！予定外の業務が発生した〜！思ったより資料作成に時間使っちゃったな・・・

など感想は様々生まれます。

（この週はプライベートが立て込んでおり普通に休みだらけ・・・）

｜本題｜使っているソフト④freee（人事労務・業務管理）

勤務開始時刻・終了時刻を記入、またその勤務時間と連動して工数管理を行うことができます。

個人的ツール評価

きくちの利用頻度：★★★★★（社員平均：★★★★★）

1日の終わりに必ず記録をつけることが義務になっています。

慣れれば1分で終わります。

きくちの重要度　：★★★★★（社員平均：★★★☆☆）

このプロジェクトに誰がどれくらいの時間を割いたのか？ということがわかるので、人件費も含めた収支をみることができます。

社員全員が複数プロジェクトをまたいで担当していることもあり、プロジェクトごとの人件費がみえるのはありがたいです。

先程の④で紹介したGoogleカレンダーと連動することで、

27日（月）にやった30分の英語MTGが◯◯案件の社内ミーティングである

と入力できて、さらに、

◯◯案件の月間の工数が50時間で、その内訳が「社内ミーティング5時間」「商談10時間」「資料作成10時間」「その他事務作業」・・・

と、勝手にサイト側で計算してグラフ化してくれます。

業務にかかる人的コストや改善点が見えるようになるので、Googleカレンダーとfreeeの連携はマストかつ全社員の義務になっています。

｜おまけ｜使わなくなったツール⑤Discord（ボイスチャット）

最後に、おまけとして、試しにやってみたけど形骸化してしまい終わってしまったDiscordについて紹介します！

Discordとはボイスチャットをメインとしたコミュニケーションアプリです。

テレワーク制度の開始から半年後に試しに導入したものの徐々に全員のログインが減り、導入から1年後に正式に廃止になりました。

個人的ツール評価

きくちの利用頻度：★★★☆☆（社員平均：？？？？？）

導入直後は毎日使っていたこともあり、プライベートでは週１くらいで使っています。

広義のゲーマー界隈には便利で有名なアプリです。

他の人もプライベートでは使っている？かもしれない。

きくちの重要度　：★★★☆☆（社員平均：？？？？？）

プライベートでは複数人で会話しながらゲームをする機会もあるので、ないと困るなと思っています。会社で使っていたときは、気晴らしになっていました。

画像の通り、UIはSlackと似ています。

会社ルール

・毎日ログインして、自分のチャンネルにミュートで入室する。

・なにかその人に用事があればその人のチャンネルに入室してミュート解除して話しかける。

・毎日15時に「お茶会」チャンネルに集合して、15分みんなでお茶しながら会話する。

・・・なので続きませんでした。笑

だって毎日15時に集合できるとは限らないし、毎日強制的に会話してくださいって言われても、ネタも尽きる。今考えたらそれはそうですね。笑

自然発生的に雑談するからこそ、意味があって気晴らしになるんだなとおもいました。

でもやってるときはなんて前衛的で社員なかよしなんだろう！って本気で思ってました。

これはこれでうまく続けられる未来もあったんじゃないかなとは思っています。

まとめ

少し長くなってしまいましたが、いかがだったでしょうか？

・コミュニケーションは必要最低限の報連相と雑談ベースでモヤモヤ解消
・基本はテキストコミュニケーションでログを残す
・アプリ同士の連携をすることで業務管理もできる
・時間的拘束がないほうが続けやすい

新しいものを使ってはやめ、、、というのを行った結果、無理せず続けられるものが洗練されて残った！というのが結論です。

もちろんワークスタイルや事業規模に応じて必要なツールは変わってくると思いますので、そのときはぜひ導入目的から逆算してツールを選ぶといいかと思います！

使っているツールと使わなかったツールの差については、別の記事で紹介する予定ですので、気になった方はご覧いただけると幸いです！