【サステナブルな働き方＃04】テレワークで発生したコミュニケーション問題の解決策を模索、実行してみた
こんにちは。
&donutsプロジェクトの広報担当、柳尾です。
「仕事の集まるところに人を集める」のではなく「人が集まるところに仕事を移す」ことで、生活圏を拠点とした職住近接の働き方を実践している、株式会社イノベーター・ジャパン発のプロジェクトチームです（詳細はこちら）。
ライフスタイルに変化があっても実現させたいキャリアプランを持った人、Wワークや時短勤務のような柔軟な働き方をしたい人、生活する地域に貢献したいと考えている人、…さまざまなメンバーがサステナブルに働きたいと集まってきています。
当プロジェクトでは平時から、本社や拠点（東京・福岡・千葉・神奈川）間でコミュニケーションを図りながら仕事を進めています。東京・福岡オフィスではテレワークが可能で、ITの活用は日常茶飯事です。そのため、新型コロナの影響による完全在宅勤務制へ切り替えは容易に行えました。
ITの活用に加えて完全在宅勤務制へのスムーズな移行を手助けしてくれたのは、変化を受容し、柔軟に対応する力を有するメンバーたちの存在です。当社のバリューである「CHAOS（カオス）」を 「 ENJOY（楽しむ）」ことを体現し、今置かれている状況下でベストを尽くしてくれているからです。
とはいえ、全員が長期にわたり在宅勤務をするのは初めての経験です。そこで、現行の在宅勤務体制の改善とアフター・コロナの働く環境に役立てるべく、メンバーにアンケートを実施したことを前回綴りました（記事はこちら）。
その中で、多く聞こえてきたのは、テレワーク中のコミュニケーションの壁でした。ひとつは、相手の状況が把握しにくいがため、コミュニケーションに消極的になりがちなこと。もうひとつは、「雑談がなくて寂しい」「家族以外と話さなくなった」といった、雑談がなくなったことでストレスを感じていること。
どちらも業務効率やチーム力に影響する大切なことです。「このまま放っておけない！」ということで早速、課題と向き合うことにしました。
在宅勤務でのコミュニケーションに何が起きたのか
まずは、メンバーから聞いた話をもとに状況を整理してみました。
課題（1）チーム内のコミュニケーションが薄まった
在宅勤務でパーソナルスペースが確保されたことで、各々の業務に集中できるという一面もありました。しかし、当プロジェクトではチームで仕事をしています。Wワークや子育て等の理由で、働く時間に制限があるメンバーが多く在籍しており、安定した業務を行うためには業務の属人性を排したり、バックアップの確保が不可欠だからです。
ですから、チーム内のコミュニケーションと個人が集中できる環境のどちらも大切にしたいと考えています。既存のテキストコミュニケーションやオンライン会議だけでは、気軽に相談できる空気感をつくったり、タスクの調整やスピーディなやりとりへのやりにくさを感じていたようでした。
課題（2）オフィス勤務時に自然に生まれる雑談がなくなってしまった
「雑談は潤滑油」と言われます。雑談をすることで職場の雰囲気が明るくなったり、相手の人間性や状況をつかむことができる、というのが理由のようです。調べてみたら、雑談が業務効率向上やストレス軽減になっているという調査結果も公表されており、雑談のチカラは偉大だと改めて認識しました。
今までのオフィス勤務でも集中モードでシーンとしている時もありましたが、自然に生まれる会話やランチでのおしゃべりはストレス発散に効果的だったようです。また、チーム以外のメンバーとのコミュニケーションはより減ってしまい、プロジェクトとしてのつながりが薄くなってしまったことも改善したいと思っていました。
3つの解決策の実施と効果
メンバーからの提案や本社メンバーでうまく行った事例など、3つのアイディアを試してみましたのでご紹介します。
（1）毎朝、朝礼でつながる
伝達すべきトピックスがない時はスキップする運用となっていた&donuts朝礼を、毎朝開催に変更しました。コミュニケーションを目的としているので、ビデオはONで参加。発信者の声をクリアにするため、それ以外のメンバーはマイクは「ミュート」で参加し、ジェスチャーを使ってリアクションしていました。
日直は輪番制となっています。メンバー全員に一巡したところで「一方発信では孤独感がある」という多くの声があり、マイクをONにして合いの手を入れる進行に変更しました。今後もコミュニケーションとして有効な時間となるよう、工夫を重ねていきたいと思っています。
（2）Discordでチーム内コミュニケーションを活性化
オフィスに居ると自然にできることが、在宅勤務では難しい点は数々あります。例えば、聞こえてくる会話で情報を得ること。また、気軽に話しかけて確認をとること。
そこで、本社で導入していたコミュニケーションツール「Discord」を導入してみました。もともとはゲーマー向けに開発された無料音声チャットアプリで、チャットと通話がブラウザ上で利用できるのが特徴です。チームごとにチャンネルを用意してメンバーがオンラインになっておくと、オフィスでの会話に近い形で業務をしながらコミュニケーションが取れます。
オンライン会議よりも手間が少なく、「今、話せる？」と声をかけやすいので、手軽なコミュニケーションが取りやすくなりました。音声チャットでは、相手は作業を中断せずに返事が可能なので、話しかけやすく感じるようです。
（3）slackに雑談チャンネルを設置
チーム内でDiscordを利用することでコミュニケーションが活性化し、毎朝の朝礼で全メンバーの顔を見て話せる機会ができたことで、コミュニケーションの壁が少しずつ低くなってきているように感じます。それでも、なんだか物足りない。欲しいのは「雑談」の、あの感じ。
ランチの時間にオンラインで繋がるアイディアもありましたが、家族が家に居る状況だと昼食の準備があって難しいメンバーも多いので叶わず…。そこで、slackに#oshaberiチャンネルを設置して、つぶやける場をつくりました。
ちょっとした気づきの共有やペットの写真、誕生日のお祝いメッセージなど、ほどほどに使われている様子。雑談と全く同じとはいかないけれど、「話したい」「意見を聞きたい」と思ったらここに来ればいい、という場所となってきています。
日常に潜む「当たり前」の大切さに気付かせてくれた
「メンバーとの何気ない会話の大切さを実感した」「集まって仕事をすることのメリットを再確認できた」と語るメンバーたち。
入社時は新鮮に感じたことも、日常化して当たり前になると、感謝の気持ちを忘れがちなのはよくあること。病気になって健康のありがたみを感じるように、痛みを伴うからこそ真に大切なことに気付けたということもあると思います。
当たり前が当たり前じゃなかったんだ──新型コロナが与えるインパクトは不安や我慢だけではありませんでした。思いを共有する仲間、集まって仕事ができるオフィス、対話の中で生まれるより高いゴール、…。また、オフィスに集まって仕事ができる日々が楽しみです。
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