【サステナブルな働き方＃01】新型コロナ対策に必要なリモートコミュニケーションのコツ
こんにちは。
&donutsプロジェクトの広報担当です。
当プロジェクトは、柏の葉キャンパス（千葉県柏市）と湘南（神奈川県茅ヶ崎市）にオフィスを構えて活動しています。今まではオフィスにメンバーが集まり、思いや熱量を共有しながら生まれる一体感を大切にしながら仕事をしてきました。
ところが。。。
先日の緊急事態宣言の発令をきっかけに、当プロジェクトは全メンバー在宅勤務体制に切り替えました。普段からオンラインで拠点間コミュニケーションをとっていたことから、切り替えはスムーズに行えました。今回は、私たちが培ってきたリモートコミュニケーションのコツをお伝えしたいと思います。
&donutsプロジェクトの誕生の背景
まずは、改めてプロジェクトの紹介をさせてください。&donutsプロジェクトは、株式会社イノベーター・ジャパンが社会課題を解決するための試みとして誕生しました。代表の渡辺が着目した課題とは…
1. 都心に仕事と人が集中しすぎる
都心に人や雇用が集中。住みやすさを求めて郊外に住まうファミリー世代の中には、往復2時間以上を満員電車で過ごす日々に疲弊したり、時間の使い方に悩む層がいる。
2. 子どもを見るのに、保育園以外の選択肢もあるのではないか
10年ほど前から保活で悩む社員や友人を見ては、保育園に入れないと仕事ができない状況に歯がゆさを覚えた。社会で子どもを見守る仕組みができないかと思索してきた。
3. 育児や通勤が壁となり、キャリアが分断されるのはもったいない
積み上げてきたキャリアや高いポテンシャルを持つ方々が活かされない状況は、日本の未来や経済にとって損失である。
これらの課題を解決すべく2017年1月に柏の葉キャンパスにオフィスを設立しました。つくばエクスプレスで40分以内で東京や銀座にアクセスできる高い利便性がありながら、豊かな自然も残る街です。そこには、キャリアを積み上げてきた人材も多く住んでいます。
仕事のあるところに人が移動するのではなく、
人がいるところに仕事を移動する。
こうして、「職住近接を実現したい」「働く時間は限られているけれど、積み上げてきたキャリアを活かした仕事がしたい」メンバーが集まってきました。2019年3月には二拠点目となる湘南オフィスを設立し、現時点では両拠点で27名のメンバーが在籍しています。
表参道や福岡オフィスのメンバーとも共に仕事をするため、オンラインコミュニケーションは日常茶飯事です。都心へは公共交通機関で1時間程度でアクセス可能なことから、拠点間を移動するリアルコミュニケーションも有効に活用しながらチームをつくってきました。
円滑なリモートコミュニケーションのコツ
&donutsでは、どの職種にもコミュニケーション力が求められています。それは、環境の変化の度合いが高い業界であり、メンバーの高度な連携が必要な仕事ばかりだから。日進月歩のIT業界は変化が早いですし、複数のバックアップを持ってチーム力で業務を進めていく体制では、効率的なコミュニケーションスキルや情報収集能力は必須となります。
働く時間に制限のある人が多いので、コミュニケーションコストが低くなるようにツールを駆使したり、ルールを設定するなど工夫してきました。その一部をご紹介します。
（1）情報はなるべくオープンにする
私たちのコミュニケーションで大きな割合を占めるのは、「slack」でのやりとり。プライベートな1対1のチャットも可能ですが、業務に関してはオープンなチャンネルで行って情報を共有することを原則としている。また、毎朝行う朝礼でもトピックスの共有を図っている。
（2）コミュニケーションツールを臨機応変に使い分ける
テキストコミュニケーション「slack」：
スピーディなコミュニケーションがとりやすく、ログとして残したり、複数人で情報共有ができて便利。一方、伝え方次第では捉え方に違いが出たり、言葉の解釈が統一されておらず認識が変わることもあり万能ではない。解釈の相違が出そうな話題を扱う時には、他ツールでコミュニケーションをとり、議事録をslackで共有している。
slack call：
気軽に顔を見ながら話をすることができて便利。画面共有する際に、双方で書き込めるのでマニュアルを見ながらレクチャーする時によく使われる。
電話：
シンプルなコミュニケーションがとれ、言葉以外に声色や間という情報があるのが魅力。テキストコミュニケーションで解釈に違いが出そうな事案や双方の認識を合わせる時に利用する。クライントワークでも、営業の方への連絡は電話がスムーズなことも多い。
オンライン会議：
通信環境やデバイスとの相性を考慮しながら、Zoomやwherebyを利用。レコーディング機能や参加人数によってツールを使い分けている。画面共有も使えて便利。毎朝実施している朝礼はZoomを活用中。
なお、使用ツールは特定しておらず、課題が出ればそれを解決するツールを探します。コミュニケーションの効果性が高まるものであれば、メンバーみんなに共有しています。
（3）コミュニケーションはシンプルに
slackはスピーディに会話ができることが利点なので、「お忙しい中失礼します」のような枕詞は省略。回答を集計したい時は、テキスト返信よりも、以下のようなリアクションを活用する。
（4）オンラインMTGは30分以内に
MTGが長引くと業務時間の見込みが乱れて残業に繋がってしまうという過去の失敗を活かし、30分を基本とする。
【MTGルール】
・googleカレンダーで空いていたら招待OK
・カレンダーに利用したいツールのURLとアジェンダを記載しておく
・MTGは30分以内に終わらせる
・議事録は必ず残して不参加の人にも情報を共有する
（5）仕事の状況を知らせるチャンネルを用意
・手伝いが欲しい業務がある時に助けを求めるslackチャンネル
・手が空きそうな時にタスクを募るslackチャンネル
メンバーやチーム間の業務の調整を図るためのひとつの手段となっている。
（6）空気を読みすぎない
空気を読んで気配りしたのに、相手に喜ばれなかった経験はありませんか？&donutsでは相手をおもんばかり言葉を飲み込むことを美徳とせず、相手を尊重しながらストレートなコミュニケーションを推奨している。
ウィズコロナの状況を仲間と切り抜けたい
&donutsで勤務するメンバーの誰もが入社時からITリテラシーが高かったわけではありません。問題点や課題があれば、それを解決するトライをしてみる。うまくいけば定着するようにルール化し、うまくいかなければ他のトライを探る。その繰り返しの中で、上記のようなコツを蓄積してきました。円滑なリモートコミュニケーションを探求している方々の参考になれば幸いです。
新型コロナの影響で私たちの暮らしは、大きく変わることになります。アフターコロナ、もしくはコロナと共存するウィズコロナの世界は、より自然を尊重したサステナブルな世界に変化していくと考えています。&donutsが重視するワーク・ライフ・インテグレーションに価値を置いた働き方は、その変化に柔軟に対応していけると確信しています。
この状況下、私たちの働き方に関する取り組みが誰かの助けになるかもしれない。だから、今まで取り組みや今後の様子を綴っていきます。次回もお付き合いいただけますと嬉しいです。
【業務拡大につき、仲間を募集中】
生活圏を拠点とした職住近接の働き方を実践している&donutsプロジェクト。子育て、ダブルワーク、介護、…働き方に制限があっても、積み上げてきたキャリアを活かせる。そんな柔軟な働き方を創出する場です。
詳細情報は、こちらをご覧ください。