働き方改革の第一歩！「テレワークの申請・報告」にかかる時間を今の半分の5分以下にするまでの奮闘記（1週目）
現在、小売業の人事で勤務しています。私は人事の中でも「社内教育・採用」のマネージャーとして13名のメンバーと一緒に仕事をしており、その内11名が頻度の差はありますがテレワークを行っています。
前回自分の力で改善したいこととして挙げた取り組みの「テレワークの申請から報告までにかかる時間を現在の半分の5分で完結させる」について、毎週の取り組みの記録を残していきます。
期間中の自分に対するルール
毎日何か1つは前進出来るように取り組んでみる。（意識する）
社内共有や発信がきちんと出来ていないことが反省点としてあるので、最低、毎週月曜日に上司・同僚とのミーティングの時間に必ず進捗報告する。
1日1ツイートは進捗報告をして、モーメントにまとめる。
⚡️「進捗管理用。」（作成者: @_a_risa123さん） https://t.co/dLTnykf7AQ
— ありさ (@_a_risa123) February 9, 2022
取り組みの理由・目標
【理由】
アンケートの結果、下記が分かったため。
①テレワークを週2回以上する方が、回答者の約60％いる。
②1回のテレワークの「申請＋報告」で10分くらい使っている方が半数以上。
実施頻度が高く、対象者の多い業務から改善方法を考える方が良いと思い、まずは早いテレワークから手を付けることにしました。
【目標】
使用者（メンバー）
・1回のテレワークの「申請＋報告」にかかる時間を半分（目標5分）以下にして負担を減らしたい。
・報告忘れがないように、当日の開始直前でも思い出してパッと報告出来るぐらいの使用感にしたい。
承認者（私）
・誰がいつテレワークの申請・報告をしたか（結果）を一元管理したい。
・メールが沢山来るので、もらった報告が埋もれていることが時々あるのをなくしたい。
今回作成するものについて
テレワークの申請～報告までに関する下記課題を解決する画面（アプリ）を作成します。
【今まで】
テレワークをする際は、Excelファイルの申請書・報告書を事前事後にメールで1日2～4回やり取りをする。時間単位で実施した業務の詳細を報告するフォーマットになっている。
【変更案】
Power Apps＋Power Automateで作成した画面上で必要事項を申請。完了報告ののち、承認者（＝私）へ通知が来て、内容を確認の上、承認。申請・承認されたデータはSharePoint上にて保存。実施した業務は「当日したこと」のみとし、所要時間などは問わない形とする。
スケジュール（制作予定）
2/9（水）
制作物の決定を報告。SharePointの確認をしたり、この記事やTwitterのモーメントなどを用意しました。
2/10（木）
Power Appsの自動保存が何故かされておらず、数時間分のデータが消えてしまい、リカバリーで終わりました。
2/11（金）
メンバー1名へ「テレワークでやる業務はどんな名前が汎用的か」という表現方法に関して相談しました。
その時点で出来ている画面をチラ見せしたら「すご…」と言ってくれたので、いいメンバーに恵まれてるなと思いました。何でチラ見せかというと、この時点では申請しっぱなしで報告・承認が出来ない状態だったからです。
スケジュール遅延が脳裏をよぎり、焦り始めました。
2/12（土）
チューターの方に一旦作ったものを見てもらいつつ、自分がやりたいことの情報整理をお手伝いいただきました。
社内ルールなど本来先に確認すべきことの裏取りが甘かったことに気づき、テレワークに関する社内連絡文書や発信を探しながら、懸念事項や週明けに担当者へ確認したいことを整理しました。
また、日付変更ギリギリでVer①の大枠が出来ました。スタートラインにやっと立てたと思い、かなりホッとしました。
【2/12したこと】
— ありさ (@_a_risa123) February 13, 2022
実施者：テレワークの新規申請・完了報告
承認者：報告の通知・承認
ぼんやり想定していた手順の動作が確認出来た！やっとスタートライン！
・会社のルールの裏を取る必要があると教えていただいたハッとしたので、思いつくものとやることを予定に書き足した。#protoout pic.twitter.com/JrFfEdX2zk
2/13（日）
昨日チューターの方へ相談したことの整理と、Ver①の修正を行いました。
2/12（土）に撮った動画を2/10（金）とは別なメンバーに送り、「2/14（月）に相談させてください」とセルフ焚き付けをしました。退路は己から絶ちます。
2/14（月）
出勤していたメンバー3名に声を掛け、Ver①の申請から報告までの一連の動きを何度か試してもらいました。
【Ver①への反応】
・ちゃんと出来たんだ！
・前もって申請している人は自分の申請が埋もれて探すの大変かも
・画面の配置、文字の大きさに関する改善提案
・前より楽だから良い
・自分の申請が探しやすい方法（検索、昇順降順設定など）が欲しい
2/15（火）
チームのオンラインミーティングがあったため、改めてメンバーへ前回アンケートの御礼とVer①のテスト協力をお願いし、予定より1日前倒しでメンバー＋αへアンケートを発信しました。金曜日〆なので、それまでに出来ることから進めようと思います。
前日にもらった意見の一部は取り急ぎ解決しました。出来ない部分は、仮置きで一旦乗り切ります。
スケジュール（実績）
1週目をやってみた所感
思ったより予定通りに進まない。かなり焦る。
出来たものが動くと嬉しい。動作が地味なので見せ方が困る。
「社内のルール的に作成物は使用出来るか？」という根本的な部分の確認が甘かったので反省した。
明日からは社内のルール再確認と関係者への根回しに重きを置きつつ、アンケート結果をもとに作成物の修正を進め、次週までにVer②の完成を目指します。
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