「働き方改革が出来ていない人事」にいる私が、2つの業務に対して対応時間・方法を短縮するために考えた改善策
現在、小売業の人事で勤務しています。当社の人事は「給与・勤怠」「制度」「社内教育・採用」とチームが分かれており、私は「社内教育・採用」のマネージャーとして13名のメンバーと一緒に仕事をしています。
社内の方から人事に対して「アナログ派」「理由は分からないけどいつも夜遅くまで誰かいるから、人事が一番働き方改革が出来ていない」と言われることが度々あります。
まずは日常的によく発生する「報告」に関する業務からデジタルの力を使って改善・効率化をすることで部内の働き方を変えられないかと思ったため、Power AppsやPower Automate Desktopを使用して私が解決出来る2つの課題に対して改善案を考えました。
課題①テレワークの申請から報告までにかかる時間を現在の半分の5分で完結させる
対象者
自部署のメンバーでテレワークをしている11名（実施者）
私（承認者）
目標
テレワーク1回あたりの申請から報告までにかかる時間を５分以内（現在の半分程度）にする。（前回アンケート（③-2.）より）
選んだ理由
テレワークはメンバーの大多数が週1回以上実施しており、作成後の実装が速やかに行える環境がある。（前回アンケート（③-1.）より）
テレワークの承認者が把握・管理出来るのであれば、現在使用しているExcelファイル以外の対応をしてもいいと担当者へ確認が取れたので、自分のチームに合わせた対応がしやすい。
人事の別チームがテレワーク推進を担当しており、推進部署である人事自らが「こんなことも出来るので、みんなもっとテレワークして！」と言えると、実施率の増加に貢献出来るかもしれないと思った。（＋人事も働き方改革をちゃんとしてます！と言えたら尚良し）
現状と問題点
「テレワーク実施前・終了後」にExcelファイルをメールで送受信している。（1回のテレワークで2～4回のメールのやり取りが発生）
休日を除き、承認者は受信の都度メールの返信をしないといけない。
現在の報告フォーマットはExcelファイルであり、入力箇所が多い。
提出されたExcelファイルはOutlookの受信フォルダに残ったままで、特に人事への報告や集約はしていない。（各チームの承認者で完結してOKとなっている）
時間帯別の詳細な予定・実績の報告を受けているが、成果物で対応状況はある程度把握出来るので、在社している時はそこまで細かい実施内容の確認はしていないのが実情である。
改善案
【仕組み】
Excelファイルのメール送信から、Power Apps上で作成した画面上での申請・報告へと変更。
【実施者】
①テレワーク開始前までに画面上で申請を行う。終了後は、業務内容の変更や残業が発生した時のみ申請内容を呼び出して修正。変更がなければそのまま完了ボタンを押す。
②業務内容は選択式とし、項目にないもののみ入力することで申請・報告時間を短縮する。（例：担当者全員が異なる対象へ業務を行っているが、「説明会」「面接」「研修準備」など大まかかつ共通する名称で業務内容を選択出来るようにする）
【承認者】
完了ボタンが押された段階で修正有無を確認し、承認と勤怠の修正を実施する。
導入までの流れ（スケジュール）
課題②週間報告書のフォーマット追加をRPAで自動化する
対象者
人事の管理職5名（上司1名、同僚3名、私）
目標
管理職が毎週作成している週間報告書のフォーマットの用意を自動化し、私の対応時間を0にする。
選んだ理由
元々は各自がExcelファイルへ入力し上司へメールで提出していたが、21年秋に私が着任した後、OneDriveでの共同編集を提案し、運用方法を変えた。
ファイルを保管しているOneDriveが私のアカウントであるため、気づいたら私が毎週入力フォーマットを用意する空気になっていた。
現状と問題点
更新（シートの追加）をうっかり忘れると入力が出来ず他の4人に迷惑をかける。
1ヵ月分計4シートをまとめて作成しているが、作業自体は特別な知識も技術も必要のない単純なものなので、別に私がしなくてもいい業務だと思っている。
改善案
Power Automate DesktopのWebレコーダー機能を使用する。
記録させる操作内容は、「テンプレートシートのコピー＋追加」「シート内のカレンダーの日付変更」。
導入までの流れ（スケジュール）
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