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4年間タスク管理を研究してわかった「本当に役立つ優先順位の付け方」

りんのすけ｜タスク管理の処方箋📝

このnoteでは99%の人が陥る「優先順位のワナ」と「たった1つの解決策」を紹介します。

最も一般的なやり方は、タスクを表にして、優先順位を割り当てる方法ではないでしょうか

ありがちな優先順位づけ

ただ、このやり方で上手く行く人は少ないです。

😩 優先度"高"だらけになる
😩 全てに優先度をつけるのが面倒でタスク管理に挫折する

私も含め、あまりにも多くの人が同じ落とし穴にハマっているのを見て、「もっといいやり方を見つけたい..！」と考えるようになりました。


"優先度"が機能しない理由

4年間、理想のタスク管理を追求して明らかになったことがあります。

それは、上記の方法では「実は優先順位がつけられていない」ということです。

「優先順位」という言葉を、一度冷静に観察してみると、「順位」という言葉が入っています。つまり、

「"高・中・低"はただの"優先度"であり、"優先順位"ではない。」
「"絶対に今日やること"を1位〜3位まで決めるのが"本当の優先順位"」

ということです。いきなりですが、ここが今回のnoteの結論になります。



「タスクの優先順位」を変えるたった1つのコツ

それは、「今日のタスクを決めて、3つだけ重要なタスクを選ぶ」です。




この方法でタスクが捗る理由

この方法でタスクが捗るのには、3つ理由があります。

①「やらないこと」が決まる

「優先順位が大事だ」と散々言われている理由は、「本当に重要なことに時間を使って、目的を達成するため」だと思います。

人の時間は限られています。名だたる大富豪も、夏休みの宿題に取り組む小学生も、使える時間は24時間だけです。つまり「やらないこと」を決める必要があります。

「低〜高」のタスク管理だとこれができません。「優先度"高"」を10個作っても問題ないからです。

果たしてこの状態で「優先順位がつけられている」と言えるでしょうか？


一方、1〜3まで順番を決める方法だと、どうしたってタスクに優劣が付きます。「優先順位"１"」を10個つくるわけにはいかないからです。



②手間がかからない

手間がかかるタスク管理は続きません。そしてタスクに優先順位をつけようとすると、それだけで手間が増えます。

「メールチェック」というタスクに、いちいち「優先度"低"」とつけるのはかなり面倒ですよね？

だからと言って優先順位をつけることをやめると、それはそれでタスク管理が崩壊してしまう可能性があります。


そこで役に立つのが今回紹介している、上位3つだけ決める優先順位づけです。

優先順位が低いタスクには、そもそもタグづけをする必要がないので、一気に手間が省けます。



③「できたこと」に目がいく

優先順位"高"のタスクがまだ4つも残ってる….

「低〜高」で管理している人は、誰しも一度、経験したことがあるのではないでしょうか？

「低〜高」の管理では、幾つでも「高」を作れるので、必然的に「高」のタスクが残りやすくなってしまい、「終わってないタスクに目が行きがち」です。

その結果、"自己嫌悪に陥って余計にタスクが進まなくなる"という悪循環に….

一方、3つまでしか決めないタスク管理の場合。

3つであれば、ほぼ確実に1日で完了できるので、「今日も大事なことをやり遂げた！」と感じやすくなります。

タスクが進む人と進まない人の違いは「自分は順調にタスクを進められている」という自己認知だと言われています。騙されたと思って、ぜひ一度試してみてください。



おすすめのツールはNotion

今日紹介した方法は、手書きでもデジタルでも、どんなツールを使っても実践できる方法です。そのため、今日紹介した方法を日々のツールに取り入れるだけで、タスク管理が大きく改善するはずです。

ただ、ツールによって「やりやすいかどうか」には差があります。

私は4年間「Notion」というツールでタスク管理をしていて、その使いやすさに毎日感動しているので、少しだけおすすめポイントを紹介させてください。

＜Notion公式サイト＞


①勝手に順番を変えてくれる

Notionには「並べ替え」という機能があって、優先順位のタグをつけると、勝手に並べ替えてくれます。超便利です。

noteの仕様で画質が荒くすみません💦



②Todoとメモが一体化している

例えば「資料作成」というTodoがあった場合、

タスクを進めようと「Todoリスト」を開いて、そのために必要な参考情報の「メモ」を取り出して….

というふうに「Todo」と「メモ」を別々で管理している人も多いのではないでしょうか？

その結果、「メモ」を探すのに時間を取られて「Todo」が進まなかった..という経験がある方も多いはずです。

Notionであれば、この問題を一撃で解決してくれます。理由は「Todoとメモを一体化できる」からです。



③繰り返しタスクは勝手に作ってくれる

毎日、毎週行うようなタスクをいちいちリストに追加するのは面倒ですよね…

Notionは、「繰り返し機能」がついているので、その手間を完璧に省くことができるんです！「毎日」という設定はもちろん「毎週火・木曜だけ」ということもできるので、タスクの抜け漏れが劇的に少なくなりますよ！



ということで、今回は「タスクの優先順位づけ」を劇的に変えるたった1つのコツを紹介しました！

タスク管理は非常に奥が深くて、他にも「相手から頼まれたタスク」や「"イベントの企画"など粒度が大きいタスクの細分化」など、書きたいテーマがたくさんあるので、気になる方は私のnoteをフォローして、次回の記事をお待ちください！

また、私は普段、Notionを使ってタスク管理を仕組み化するパーソナルトレーニングも行っています。以下のURLから無料面談も実施しているので、気になる方はお申し込みお待ちしております！


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