LINEWORKSのノート機能を使って 「事前共有」すると会議が捗る 。

介護施設の情報共有をLINEWORKSを使用し、
業務効率がどれだけできるかをnoteに書きます。

こんな人に読んでもらいたい

・介護施設で情報共有ツールを探してる人
・介護施設の情報共有をなんとかしたいと思ってる人
・LINE WORKS 導入検討してる人
・LINE WORKS 導入してる人


結論

情報共有はオンラインが良い→紙媒体に比べ手間がなくて済む

理由

紙媒体の場合
共有しようとすると手書きが大変、時間がない、→結果ギリギリになる。
紙もらったけど会社に忘れて来た、カバンに閉まって見ない、→結果見ない。

オンラインの場合
コピペが効く、一斉送信ができる→手間が少ない。
なくすことがない、リマインドできる→見る機会を故意的に増やせる。
紙で見るより、スマホ上なら場所や時間を気にしない。
※回覧資料は1人が見ていると見れない→結果明日見よう、見なくなる。

実例

当施設の会議のひとつ業務改善会議で事前共有した結果をこちらに
一部抜粋、個人情報などを伏せてます。

業務改善会議　LINEWROKSノートを使用し作成
【日勤】担当A
①早番の休憩時間について
前から話あったんですが皆さんの意見ききたくて…今の現状、昼食時間が変わり配膳開始時に早番がホールに戻ってくると人数が多く、食べ終わるまでの時間ができて言葉悪いですが暇な時間が増えると思います。なので、早番の休憩時間を12時やその時の状況に合わせ変えたりしてみたらいいと思います。13時にホールに戻ればそのまま臥床介助に入れるので効率いいと思いました。
②夕食後の靴下回収について最近、夕食後の靴下回収が疎かになっているとおもいます。水虫などの感染症もある方もいます。ずっと同じ靴下を履き続けるのは衛生的にも悪いのでしっかり回収するようにお願いします。
③排泄表について
最近、排便の日数がずれている時があります。
しっかり日勤の排便状況を確認した書くようにお願いします。
【夜勤】担当B
①夕食の点眼について…医務より夕方の点眼を夜勤でお願いできないか。と話がありました。理由として、１４時に点眼し、夕方の点眼時間は１７時。夕食の時間と被ってししまう為。１４〜１７時の三時間の時間は早い…。医務二人の時は医務でやってもいいと話ありましたが、点眼したかしてないかわからなくなる事もあると思うので統一してやったほうがいいと思っています。意見お願いします。
②夜間の洗濯物について…フェイスタオルや靴下等乾いていれば必ず畳んでください。洗濯物の利用者の名前が薄れている物には書きたすようにお願いします。
③朝８時半の体位交換について…体位交換は８時に夜勤①番休憩後に行ってください。８時半だと、臥床も重なりバタバタしているため。
【リーダー】
利用者からの苦情について

メリット　/    デメリット

メリット：
1〜10まで説明しなくても良い
→各担当からの「説明」する時間が減った。要点を話すことから始まった。
知っている内容だからスラスラ進める
→「理解」している前提で進めるので話したい内容に時間をおける。
時間の割合が変わった
→説明に割いていた時間を「決める」時間に充てることができた。

デメリット：
丁寧に書きすぎて文字が多い（上記の通り）
いらない言葉が多く見づらい（上記の通り）
→改善する

改善

事前共有の簡素化

1.条件をつける
「報告」「提案」「その他」とタイトルをつけて入力する。
→「言わない分書かないと！」と情報量を多く書いてしまう傾向があった。
この文章は何の文章なのか、タイトルをつけることによって見やすく、わかりやすくする
2.形式言葉は省く
お願いします/よろしくお願いします/お疲れ様ですなどの言葉をつけない
「お願いします」だけで上記に5つ存在する。結びの言葉になってしまい文字数を圧迫している。前置きなどもつけない。
見やすく、わかりやすくするため、必要最低限の言葉で伝える。
お願いします→なくすだけで7文字の省略になる。

事前共有しての感想・・・

他職員：
「事前に知れるのは嬉しい」
「いつもその場で決めて！と言われるので考える時間が少なかった」
「ちょっと文字が多い」
「読みづらい」
「意味がわからない」実習生より

個人的な感想：
会議における事前共有は必須。加えて、運用方法を考える。
「言わない分書かないと！」問題は初めに出てくる課題。
ケース記録や会議録を作るときも同じ傾向になりやすい。
「言われたこと、全部書き出さないと」
それだと伝えたいことが伝わりずらくなる。
自分も含めて「文章力」をつけること。
「伝わりやすいってなんだろう？」と日々考え、
改善しながら業務にあたる必要がある。

LINEWROKSで会議の効率は上がる。だたそれだけやっていてもダメだ。
文章力「伝わりやすいってなんだろう？」を考えて自分自身を成長させる。
その先により良い（オンライン）会議がある。

トライ&エラーで今後も介護施設の会議を上書きしていきます。


最後まで読んで頂きありがとうございました。
次回はトークルーム使い方について書く予定です。
またLINEWROKSの詳細説明はお手数ですが「LINE WORKS」を検索しご確認下さい。