【大学生向け】そのメール不親切

はじめまして！　Yutoです。
初投稿にしてはいきなり過激なタイトルにしちゃったんですが、
皆様のお役に立てるような記事を配信していきたいと思っています！
よろしくお願いします！

1. はじめに

私は大学2年生なんですが、
周りの学生に比べたら割と丁寧なふるまいができるんじゃないかって思うんです。
まあ、自称ですけどね😊

で、表題のメールの件。
マナーに関してとやかく言う気はないのですが、
とにかく私の周りの人たちのメールがあまりにも身勝手というか、
メールを受け取る側の気持ちを考えていない

不親切なメールだな……

と感じてしまうことが多々あるので、この記事で少し修正をしようじゃないか、と思ったわけです。

2. タイトル

まず、ダメなメールはタイトルからよくないんです。
たとえば課題提出のメールでこんな感じのタイトル…

提出

2文字…たったの2文字…
トゥーレターズ……

2文字だからわかりやすくっていいじゃないか……
って思ってるでしょう？
あまい、あまいぞ！
そのメールを受け取った側の視点に立って考えてみようぜ！

「提出？　なんの提出かな？？」
「この授業課題か、それともあの授業の課題か……」
「いや、まてよ。履修者の課題提出メールじゃなくて、自分の論文の第2稿の提出か……？」

「提出」の文字のタイトルを見たときに、こんな思考回路がコンマ5秒の間に頭を駆け巡るんです。
冷や汗ものだぜ……

確かに短いタイトルは見やすくっていいんです。
Yahoo! ニュースの見出しが最大15.5文字なのには理由があるんです！
でも短すぎるのは短すぎるで良くないんです！　ビシッ！
できるだけタイトルは短く、かつ内容が伝わるタイトルを考えるんです！
たとえばこんなタイトルだったらどうですか？

【月3経済学1】 第5回課題提出 [商学部1年山田]

「なるほど、月曜3限の経済学1の授業の5回目の課題の提出だな」
「山田さんの提出か」
あまり長くならないし、パッと見て誰が何を連絡してきているのかわかるタイトルになっていますよね。
ということで含めるべき内容は

• 授業名と時限

• 内容 (第5回課題提出、現状維持バイアスに関する質問、etc.)

• 氏(名)

これは必須と考えていいでしょう。
さらにそれぞれの授業に応じて
・学籍番号
・所属学部
・学年
などは臨機応変に対応していきましょう。
いろんな学部・学年の学生が同時に受講する授業ならばこれらを加えたほうがいいかもしれません。
ちなみに今回例にあげた経済学の授業は、たぶん商学部の学生向けの授業なのでわざわざ商学部と書かなくてもいいかもしれませんね。
学籍番号はタイトルがやたらと長くなってしまうので、必要なければ書かなくてもいいと思います。

3. 本文

3-1. 文頭

まずはテンプレート。
まず「佐藤先生」と宛先を書きます。
ちなみに大学の先生は「教授」とか「准教授」とかいろいろ呼び方がありますけど、「先生」は誰に対しても使えるから先生呼び統一でいいと思います。
あいさつは無難なのは「お世話になっております」から始めることです。
「おはようございます」とかポジティブな言葉で始めてもいいかもしれません。

3-2. 自分が何者か名乗る

金曜3限の心理学を受講しております、
経済学部2年(、学籍番号123456789)の山田太郎です。

3-3. 要件を簡潔に

第4回目の授業で先生がおっしゃっていた認知的不協和に関しまして2つ質問がございます。

3-4. 本題

(1) 発生タイミング
授業内では[授業内で先生が話していた内容]とおっしゃっていましたが、
[参考文献]によると[参考文献に書かれている内容]であるとの記述がありました。
これは[自分の考え]との解釈でよろしいでしょうか。

(2) 対処法
[質問内容]

たとえばこんな感じです。
項目ごとに分けるとわかりやすいかもしれませんね。
「発生タイミング」みたいに項目の小見出しも簡潔にするとわかりやすいです。これ大事。
こんな小見出しはどうでしょうか？

認知的不協和が発生するタイミングについて

必要のない言い回しをしているのに気づきますか？

「認知的不協和が」←3-3で既に認知的不協和の話をしていることが明示されている！　余計！
「発生するタイミング」←「する」みたいな補助動詞は省略可！
「について」←いらなくない？

反論は受け付けます。
でもこれでいいと思います。

3-5. 結び

これは定型文なのでコピペでもいいです。

ご多忙の中恐縮ではございますが、ご回答いただけると幸いに存じます。
よろしくお願いします。

より丁寧に言いたいならば、

難しいようでしたら、ご放念ください。

って言ってもいいです。
これは課題を遅れて提出するときに書いたらいいかも。

4. 署名

最後に自分の署名を作っておきましょう。
できれば、送信相手に応じて複数の署名を作っておくのがベストです。
テンプレートを示しておきますね！

先生宛

[氏名]
[大学名][学部名][学科名][学年][クラス]
学籍番号：[学籍番号]
メール：[大学から付与されたメールアドレス]

大学外宛
大学外の相手にクラスや学籍番号は不要だと思うので、削ってみました。

[氏名]
[大学名][学部名][学科名][学年]
メール：[大学から付与されたメールアドレス]

ちなみに、私の場合は日本語と英語で併記しています。
もちろん、日本語版と英語版で署名を分けておくのもありです(むしろ分けたほうがいいかも……笑)。

山田 ゆうと / Yuto YAMADA
ノート大学商学部2年
Sophomore, Faculty of Commerce
Note University
Student ID: 123456789
Email: abcdefg@abc.ac.jp

この署名に載せた情報は全部嘘なんですけどね。
私の大学の商学部には商学科しかないので、学科は省略しました。

5. おまけ：課題を遅れて提出する場合

基本的に締め切りに間に合わない課題は採点対象外になると考えておいたほうがいいのですが、遅れても採点してくださる先生もいらっしゃるとのことで、その時のテンプレートを書いておきます。
あくまでも遅延は認められるものではないということをしっかりと認識したうえでメールを書いてまいりましょう。

佐藤先生、
[1行空ける]
お世話になっております。
木曜3限の私法1を履修しております、
文学部2年、学籍番号123456789の山田太郎です。
[1行空ける]
第5回課題の提出遅延につきまして、[改行]
私の自己管理不足のため想定より時間を要してしまい、期限内の提出ができませんでした。
先生にご迷惑をおかけいたしますことを心よりお詫び申し上げます。
このような状況において大変恐縮ですが、遅延課題につきましてもご受理いただくことは可能でしょうか。
ご多忙中と存じますので、誠に勝手ではございますが本メールに課題を添付させていただきます。
ご採点いただけるようでしたら、添付データをご参照いただけますでしょうか。
難しいようでしたら、ご放念ください。
[1行空ける]
今後は期限内の提出のため細心の注意を払ってまいります。
また、お手数をおかけいたしますことを重ねてお詫び申し上げます。
何卒、よろしくお願いいたします。
[1行空ける]
[署名]

6. リクエスト募集中

何か気になること、知りたいことがあったらコメントでお知らせください！
大学のこと、入試のこと、その他私が普段考えていることなど、いろいろシェアしていきます！

※本記事に含まれる情報は最終更新(2024年5月27日)時点のものであり、最新の情報とは異なる場合があります。