あなたの資料はなぜ人を動かせないのか。

今回ご紹介する本は、清水久三子さんのプロの資料作成力です。

本書は、相手を動かす資料づくりの秘訣がふんだんにまとめられています。


プレゼン資料を作るとき、まずパソコンに向かいなんとなくスライドを作り始めてしまう人いませんか？

本書を読むまでの私もそうでした。。。

これを機に、相手を動かすプレゼン資料の作り方を体系的に学んでみてはいかがでしょうか？

ではさっそく、２点紹介していきます！

１. 「5つのステップにのっとり資料をつくる」

著者の清水久三子さんは、スライドをつくるときは5つのステップをふむことをおすすめししています。

ステップ1. 目的の設定
＞何のためにプレゼンをする？

ステップ2. ターゲットの設定
＞誰に届けたいのか？

ステップ3. メッセージの設定
＞何を伝えたいのか？

ステップ4. どうやって伝えるのか？
＞資料の構成を考える（紙とペンを使って）

ステップ5. ビジュアル化
＞スライドの作成（パソコンに向かって）

パワポやKeynoteでスライドをつくるのは最後の最後なんですね。

もっと早く読んでおけば資料作成にあんなに時間を割かなくてもすんだのにと悔やまれます。。。

実は、本書ではそのステップごとにさらに進んだテクニックが紹介されています。

例えば、ステップ2のターゲットの設定では、聴衆がそのプレゼンになにを望んでいるかを把握するテクニックとしてプロファイルシートの作成が推奨されています。

ステップ3のメッセージの設定では、伝えたいメッセージを整理する手法としてストーリーボードの作成方法が説明されています。

今回は、ステップ1の目的の設定（なんのためにプレゼンを行うのか）について進んだお話をします。

3段階の目的設定

目的は3つの段階をふんで設定しましょう。

段階1
▷プレゼンを行う相手にどんな行動をとってもらいたいか
例：残業を減らす企画案を上司に承認して欲しい

段階2
▷そのために何を理解して欲しいのかを考える
例：社員のほとんどが毎月80時間も残業している（現状の共有）、残業の原因は〇〇にあることがわかっている

段階３
▷段階１の目的（企画案の承認）を達成するために、相手をどのような状態にすべきか
例：快く承認してもらい、改善に向けてともに頑張くれる状態？
しぶしぶでもいいから、とりあえず承認だけもらえればいいのか？

おまけ

本書では、ステップ1の３段階の目的設定のほかにも体系的に資料づくりを学ぶ方法がふんだんに詰まっています。

繰り返しになりますが、ステップ２のプロファイルシートやステップ３のストーリーボードの作成は一読の価値ありと思います！

プロの資料作成力

---------自分用メモ---------
Action
・資料作成の５ステップにのっとってスライドをつくる
・3段階の目的設定をおこなう
・プロファイリングシートをつくる。（ここは書籍を読みながら）
・ストーリーボードをつくる。（ここは書籍を読みながら）

・情報の質を高める。
▷重複語、修飾語（相当な、非常になど）、助長な語尾を削る。
▷修飾語は、具体的な数字に置き換える。
・情報量を適切にする
▷可能な限り文章を減らしシンプルに。
▷一枚のスライドの内で繰り返し出てくるワードは外に出す。（語句の因数分解）

・ターゲットを知る。

▷プレゼンに対する相手の期待値を理解する

▷相手の状態、目的を想像する（そのプレゼンに何を求めているかを考える）
＞急ぎで知りたいのか？時間をかけて情報収集をしたいのか？知ることより意思決定を行いたいのか？

・相手に足りない情報は何かを考える
why(なぜそれをやるべきなのか) & what(何をしようとしているのか) & How (具体的にどのように進めていくのか)・Why, What, Howの理解度合いを把握する
＞どの部分が足りていないのか考える