メールのレスポンス時間

先日、仕事中に「メールにレスポンスする時間って本当に大切だな〜」とあらためて感じた。

あるお客様とのやりとりで思ったこと

先日、あるお客様に、こちらから答えないといけないことがあったので、夜にメールを出した。
そのあと、他のメールをチェックしている間に、そのお客様からのメールの返信がすぐに届いた。
22時過ぎだったかと思うけど、そんな早く返信頂けたことが、嬉しくて、その仕事のモチベがめちゃあがった。

ちなみに、そのお客様はビジネスでかなりやり手の方で、メールのレスポンスは以前からすごく早い。

あらためて思ったことだが、仕事ができると感じる方ほど、メールのレス時間が早いということ。
忙しいはずだし、いつもメールチェックばかりしているわけではないだろうけど、大抵の場合、タイミングよくレスポンスがすごく早いと感じることがほとんどだ。
しかも、内容はすごくシンプルでわかりやすい。最後に追伸的な軽いメッセージなどもいれてあったり、思わず真似をしたくなるほど。

逆に、一緒に仕事をしていて、「なかなかスムーズに進まないなぁ・・」と思う時、その相手はメールのレスポンスがめちゃくちゃ遅いひとがほとんどのような気がする。
また、その手の人は、クソ丁寧な表現の定型文のオンパレードで、要件やら何を考えているのやら全然わからないメールになっている。

自分もメールのレス時間と内容をなるべくシンプルにすることは心がけているが、この日は半日ほど経ってからの返信だったから、少し遅かったな〜と反省。

メールのレス時間の賞味期限は？

１０年ほど前の話になるが、法人営業のメールのやり取りで、大手外資系の購買担当のマネージャーに「メールのレスポンス時間」で電話で叱責されたことを思い出した。

「こちらはお昼にメールを出しているのに、もう１５時です。いつになったら返信がいただけるのか？うちの会社ではメールを３時間ねかしたら賞味期限切れですよ！」

この時からなんとなく、「メールを３時間ねかしたら賞味期限切れ」という定説があたまにある。
３時間というと、午前が午後になったり、午後が夜になったりするから、たしかに仰るとおりの感覚なのかも・・・。

最近リモート社会になって、めっきり音声電話も減ってきた。
ビジネスマナー的にも、メールのレスポンス時間をタイムリーにすることの重要性があがってきているように思う。
やはり目標にしたいのは１時間、遅くとも２時間以内というところかな〜。

効果的に指示メールを送る時間帯

メールに関連して、お客様マネージャーが実践していた”効果的な指示メールの時間帯”の話を思い出した。

そのマネージャーは、決まって日曜日の夜23時あたり、翌週の部下への指示であったり、仕事の用件のメールをまとめて送るとのこと。

そうすることで、週の仕事始めの月曜日が相手に仕事を投げた状態からスタートするため、自分の仕事のペースをキープしてスタートできるとのこと。

「なるほど〜さすが！○○部長ですね〜！」と当時は営業トークをかましていたけれど、それはそれで、部下にとっては前日の夜遅くに上司からメールがいっぱい届いているとプレッシャー以外なにものでもないだろうなぁと思った（笑）

メールを送る時も、やはり相手の立場・気持ちになって送ることが重要だということで・・。

非同期のコミュニケーションが増えた昨今ですが、気持ちが同期しないとビジネスはうまくいかんもんですよね〜。

あ・・・一通、返信忘れてるのを思い出した・・ｗ
すぐ送ろう（汗）

©Mahalopine