劇団のGmailアカウントをスムーズに使うちょっとしたコツ

実はこれあんまり知られてないのでは？と思ったので。

しかしまあ制作tip載せてるとなんか検索した時に私の書いた記事がヒットして「これ使ってます！」と言われることが増えてきたのでありがたい限り〜

⭐️こんなことありませんか？

劇団の共有メールアカウントを誰かが1人作成　YouTubeチャンネルとかも使うのでGoogleで作成。
→作成者以外でメールを確認して欲しい人がいるのでIDとパスワードを共有
→ログイン試行するタイミングで「別環境からのログインのため」でショートメッセージでログイン情報を〜と出る
→（ログイン試行者）ログインできない！！見れない！！！作成者が全部チェックしろ！！
→（作成者）こっちだってそんなに暇じゃない！！時間合わせるならちゃんと言え！！！

とまあ「アクセスできないので誰か1人に負荷がかかる」状況とかあったり、外注の制作が劇団の代表しかアクセスできない問い合わせメールに返信できない問題とかあったりする。「え？劇団宛の問い合わせなのにそれ転送して私個人メアドがfromで転送するんですか？？？おかしくない？？？」

と言うわけでこれを提案。

📩他のユーザーに自分の Gmail へのアクセス権を付与する　機能を使おう

他のユーザーに自分の Gmail へのアクセス権を付与する | Gmailの使い方

この機能本当便利です。特に複数人で管理している時とかおすすめ。

💡メリット

• 公演直前、本番のみなど期間限定で外部から参画してもらってるけどメールをチェックしてもらいたい人などにパスワードを教えずに済む。

• メールをチェックしてもらいたい期間が終わったら「閲覧権を取り消す」ことでアクセス不可になる→劇団メンバーなどが退団した時にも使える。

• ログイン試行で時間を合わせる必要がない

まあこちらもね・・・人から教えてもらってベラベラ言うようなものではないですけど、教えてもらう機密事項（パスワード含む）は少ない方がいいですし、うっかりいま関係ないところにアクセスできちゃう！とかおっとー！！？！ってなるのでね・・・。

🙆‍♀️おまけ

途中部分、私が打っていた文章をAIで精製してみたらすごくSEO対策〜〜〜〜みたいな文章が出てきたんだけど、まとまってたからなんとなく載せておく。おまえかしこいな。

• 外注の制作について、代表以外のスタッフにもアクセス可能なシステムやツールの導入を検討することが重要。これにより、問い合わせメールの返信がスピーディーにできるようになり、顧客満足度の向上にもつながる。

• アクセス制限がある場合には、代表以外のスタッフにもアクセス権限を与える方法を模索することが必要である。代表の負荷を軽くすることができるため、問い合わせに返信するスピードが向上するだけでなく、スタッフのモチベーションもアップする。

• 問い合わせメールに転送する際、個人的なメールアドレスを使うことは避けるべきである。代表以外のスタッフにもアクセス権限があるシステムを導入するか、代表が指定したアドレスに転送することが大切である。

• スタッフの作業負荷の軽減については、業務のセグメンテーションが効果的である。代表がすべての仕事を一手に引き受けるのではなく、スタッフごとにタスクを振り分けることで、効率的な業務プロセスが構築できる。

• 劇団への問い合わせは重要なものであるため、スタッフ一人ひとりが責任を持つことが大切である。代表ではなくスタッフが対応することで、問題の早期解決や顧客満足度の向上につながる。