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【習慣改善】周りの新社会人に差をつける!メール業務の効率化
おはようございます。
6:00起きルーティーンの優一です。
本日のアウトプット、いきましょ~
メール業務を効率化する3つ技
新社会人にも役立つ、
メールの習慣改善です。
メールの処理、大変ですよね。
同じことを繰り返す作業は、
効率のよくこなしましょう。
1.単語登録する
よく使う言葉は、単語登録しましょう。
「 お忙しいところ恐れ入りますが、
よろしくお願いします。」
これを、読み方「おい」で登録すると
「おい」だけ打って変換すれば
↑の文が出てきます。
あらゆる定型文を登録しましょう。
ちなみにこのnoteの冒頭も
この技を使っています。
おは ⇒ おはようございます。
6 ⇒ 6:00起きルーティーンの優一です。
ほん ⇒ 本日のアウトプット、いきましょ~
2.テンプレートを用意する
よく送るメールは、
テンプレート(ひな形)を作って
下書きに保存しておきましょう。
・ 在宅勤務の開始連絡
・ 他部への依頼メール
あとはコピーして、
必要な内容だけ書き添えれば
すぐ送れますね。
3.メールを振り分ける
これは、メールを探す時間を
短縮する方法です。
案件ごと、相手先ごと、など
Boxを作りメールを振り分けます。
メールでのやりとりを
振り返りたいとき、探しやすいです。
コツは2つ。
①細かく分けすぎない。
細分化しすぎると、
どこに入れようか迷います。
結果、やらなくなります(体験談)
研修/人事/メルマガ/…
これは分けすぎです。
その他 でいいです。
②返信したら振り分ける
返信してから振り分けましょう。
このルールなら、返信しない限り
受信boxに残り続けます。
常に受信boxを空にしていれば、
メールが残っている状態が
気持ち悪くなります。
結果、早く返信したくなります。
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仕事の中にも、習慣があります。
プライベートの習慣改善を
仕事にも生かしていきましょう!
今日も素敵な一日になりますように。
へばね~!
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