プロジェクトあるある（１０３）

今回のプロジェクトあるある：

定常業務部門はプロジェクトによるイレギュラーな対応をネガティブに受けとめ、積極的には協力しないことが多い

定常業務というのは、通常時、繰り返し行われる業務をいいます。

部署の単位でいえば、営業部、経理部、運用を行う技術部門などの業務が該当すると思います。

一方、プロジェクトはご承知のとおり、定常業務とは異なる「1回きり」の特別な対応です。

なので、定常業務を行う部門からすると、プロジェクトというのはルール化もプロセス化もされていない、突然発生した例外的な活動と受け取られ、あまり協力的ではなかったりします。

これはある意味当然のことかもしれません。

なぜなら、定常業務部門の責任者が注視するのは、いかに効率よく、効果的に定常業務を回していけるかといだからです。イレギュラーな事は極力省いていこうとするのです。

だからこそ、プロジェクト活動に定常業務部門の人達の協力が必要なときには、丁寧な説明が必要となります。

そうしないと、「そんなの聞いてない」とか「やったことがないから対応できない」という反応が返ってきてしまい、うまくプロジェクトを進めることができなかったりするのです。

一番よくもめるのが、プロジェクトで構築したシステムの詳細を事前に聞いていなかったことから運用部門が受け入れを拒否する、といったような例です。

プロジェクトは言ってしまえば自由です。どんなシステムであろうと、やろうと思えば構築できてしまうのです。

問題は、それを定常業務に落としこむためのプロセスです。

プロジェクトが終了する間際になってから「あとよろしく」と放り投げられても、全く聞いたことのないようなシステムだと困ってしまうのです。

なので、あらかじめ運用部門へ丁寧に説明し、受け入れてもらうための下地を作っておかないと、絶対にトラブルが生じます。

他には、定常業務のプロセスそのものを改善するようなプロジェクトの場合ですね。

実際業務に関わっているキーマンをきちんとまきこんで進めないと、ただの絵に描いた餅となってしまい。絶対にうまくいきません。

結局のところは、コミュニケーションを丁寧におこなっていことが大事にになるんですね。

それではまた！

日々感謝 m(_ _)m