リモートワークで部下のモチベーションをあげる６つのポイント|朝礼と夕礼を効果的に実施する。全員の意識を揃える。

1. 上司は現状を受け止め安心安全な場をつくる
2. 朝礼と夕礼を効果的に実施する。全員の意識を揃える
3. 仕事の締め切りを設け部下に緊張感を持たせる
4. 部下と言葉のキャッチボールをする
5. 不定期なコンタクトで部下に緊張感とブレイクタイムを与える
6. 部下の１日をリセットする

朝礼と夕礼を効果的に実施する。全員の意識を揃える
部下のタイムマネジメントを支援する

もし、あなたがリモートワークで仕事をしていたら、どんな仕事のはじめ方をしますか。
オフィスに集まり仕事をはじめることや終えることに慣れてしまった私たちは、リモートワークになると、どうしても仕事の始まりと終わりの時間が疎かになってしまいます。

オフィスにいれば、例えば、仕事の開始と終わりはチャイムやまわりの状況ですぐにわかります。
ところが自宅や会社以外のところでは気づかせてくれるものがなく、自分の意思に頼ることになり時間通り動けない場合もあります。

そこで、リモートワークでも会社にいるときと同じように例えば、仕事の開始から１５分、仕事の終わりの前に１５分というように朝礼と夕礼を実施します。
オフィスにいるときと近いリズムを作って、仕事のオンオフの機会を提供してください。

情報を共有し仕事の見える化をする

朝礼ではチームの情報を共有します。
例えば、上司のあなたからチームの目標の発表と目標を達成するために今週行うこと、今日行うことを決めていきましょう。
部下からは支援して欲しいことや困っていることなどを発表してもらい誰が何をするのかはっきり決めていきます。

部下からも一週間の予定や今日の予定を発表してもらいますが、時間がないときはチャット上にコメントしてもらいます。
１週間と毎日の目標ややることを「見える化」しておくことで、上司も部下も意思が統一できます。

また、質問なども受け付けて全員で共有します。
部下の困っていることは、共通することが多くあります。
「あの人も同じことで困っていたんだ。自分だけでなかったんだな」というように部下は安心します。決められた１５分で終わらせ、問題がある場合は個別にミーティングを行い解決していきましょう。

夕礼では、本日の仕事の進捗を発表してもらい、一日やってみて処理できなかったことがあれば、
上司が預かる課題なのか部下が実施する課題なのかを振り分けて明日に臨みます。
解決できない課題は、緊急でなければ、翌日に処理します。

朝礼と夕礼で、情報共有と仕事の明確化をしてあげましょう。

チームメンバー全員の意識を揃える！

部下が、これから会社はどうなっていくのか不安になっていませんか。
リモートワークでは会社の状況がわからないので部下は不安になります。
リモートワークでは上司からの情報だけが部下の情報源になります。

メンバー同士の情報はうわさ話になり確かな情報ではないので、
部下は何が正しいのか、どうなっているのかと疑心暗鬼になり不安になります。

だから、上司のあなたは、できるだけ会社の状況やこれからの展望と部下にどうして欲しいのかを伝えてください。

例えば、朝礼で「コロナ禍の影響によりリモートワークでの業務をしばらくは続ける方針です。
〇〇プロジェクトについては、予定通り進めるので準備や計画は進めてください。
会社としては皆さんにできるだけのサポートや改善策を立ていくつもりです。

ただ、状況が変わればすぐに対応してもらうこともあります」と伝えてメンバー全員の意識を統一します。こうすることで部下も安心します。

一方、一人ひとりのやっている仕事は、部下にとって個人の仕事のように感じるときがあります。
それぞれ個人の仕事が終わらなければ、チーム全体の仕事は終えることはできません。

個人の仕事が連携できて、はじめてチームの目標が達成できます。

チームの目標を達成するためには、部下それぞれの仕事が大切であることを伝えてあげましょう。
部下は自分の仕事がチームの役に立っていると感じることができ元気になります。

そして、朝礼と夕礼の終わりは、合言葉やガッツポーズなどのジェスチャーで締めるとチームの一体感が高まります。

朝礼夕礼でのコミュニケーションを工夫する

一方、オンラインでは情報をただ伝えるだけでは部下には伝わりません。
なぜなら、挨拶もしない仏頂面をした上司から言われても部下は聞くになれません。
でも、ご安心ください。

情報が伝わる上司のコミュニケーションのポイントがあります。

例えば、「〇〇さん、おはよう！」と爽やかな笑顔で挨拶をします。
部下は、笑顔の上司に自分の名前を呼ばれることで自分の存在感を感じて安心することができます。この人の話を聴いてもいいかなという気持ちになれます。

一人一人の名前を爽やかな笑顔で呼びましょう。

部下の立場にたった仕組み作りをする

ある製造メーカーのＹ課長の朝礼と夕礼を工夫している話を紹介します。
「朝礼は、9時ピッタリか１分ぐらい遅れて参加するようにしています。
以前は８時５５分に入っていたのですが、私が参加すると同時に部下同士の雑談がピタリと止まってしまうのです。

いい雰囲気で部下たちが雑談しているのに私が参加すると、その雑談が止まってしまうのはもったいないと感じました。
もう一つ私が早く参加することで、あとから参加する部下が“すみません”と私に謝るのです。
9時前は就業時間前なので別に謝る必要もありません。

部下にいらない気を遣わせてしまっているなと感じました。
だから、朝礼は終業時間以降に入るようにしています。
ただし、あまり遅くなるとだらしない上司だと思われるので遅くても1分遅れぐらいがいいと思います。

夕礼は逆に５分前に参加するようにしています。
「お疲れさま、調子はどう？」というように「ねぎらい」の言葉を掛けます。
この時間の中では全体の夕礼では聞けない話を引き出します。

部下も気軽に仕事の進捗状況や問題点を話してくれるようになりました。
ただ、上司が早く参加しすぎると部下も気にして上司よりも早く参加しようとエスカレートしてしまうので、上司は５分前に参加するようにしています。

また、個々に相談に乗った方がいい部下は、個別に夕礼後にミーティングを行うようにしています。」

Ｙ課長のように、朝礼と夕礼の参加するタイミングをちょっと工夫するだけで、全体のミーティングの中では得られない部下同士のコミュニケーションが図れたり、部下とのコミュニケーションができたりします。

今回のポイント
① 朝礼夕礼で部下のタイムマネジメントの支援する
② 情報を共有し仕事の見える化をする
③ チームメンバー全員の意識を揃える！
④ 朝礼夕礼でのコミュニケーションを工夫する
⑤ 部下の立場にたった仕組み作りをする

今回の質問です。
「上司のあなたは、朝礼や夕礼でどんな工夫をしますか？」
次回に続けます！お楽しみに！(^o^)ｖ

拙著「部下が変わる本当の叱り方」明日香出版社から引用しています。

部下が変わる本当の叱り方 (アスカビジネス)

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バックナンバー

1. 上司は現状を受け止め安心安全な場をつくる（その１）

上司は現状を受け止め安心安全な場をつくる（その２）