新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症については、必ず1次情報として 厚生労働省 首相官邸 のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
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今こそ始めて明日からできる!会社説明会や社員座談会をZoomで開催する方法

先日こんなニュースがありました。
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO55644960U0A210C2EA5000/

今日に関してはこんなニュースも。
https://www.nikkei.com/article/DGXMZO55701430W0A210C2MM8000/各方面で対応をする会社が増えてきています。

国内での感染者数が増えるニュースが毎日続く中で、企業の採用活動ではセミナーや選考をどうするか。頭を悩ます状況が続いています。

採用事情に詳しくない方に向けての情報ですが、今就職活動はピークの時期です。
経団連加盟企業の多くは3月1日の大手ナビサイトスタートを皮切りに、説明会開催が慌ただしくなる時期。
昨年の夏からインターンシップを実施していた外資企業やベンチャー企業はすでに内定出しなどもある中で、日系大手の採用活動が本格化する中でフォローが慌ただしくなる時期です。

その中で1つの解決策としてオンライン活用ある訳ですが、この記事にもあるように面接や面談は比較的容易に対応ができます。

https://www.businessinsider.jp/post-206775

では、説明会やセミナー、社員との座談会などはどうするのか。
そんな時にオススメしたいのがZoomの活用です。現に先週木曜あたりから毎日のように私のところにも直接だったり人伝いで相談が来ています。

ただ、Zoomは良い気がしているが、どのように活用すれば良いのか。
リハーサルなども含めて十分な期間がない中で、失敗をすると困るというのが多い印象です。

そこで今回は、私自身にも対応しきれるキャパに限りがあるため、Zoomの活用ノウハウを知りうる限り公開しようと思い、記事を書きました。

Zoomのオペレーションは知れば知るほど奥深いものですし、私よりもプロフェッショナルの方は世の中多いですので、ぜひとももし記事を拝見した方の中でもっと良い活用があればコメントやSNSでメッセージをいただければと思います。

私としては、採用活動の中でZoomをどう活用するか。
また、あまりアプリや機械慣れをしていない方でもすぐに活用しやすいことを想定してお届けしたいと思います。

1. Zoomとは

Zoomとは何か。についてはその専門の方がいらっしゃるので記事をご紹介しつつ、なぜ私が採用活動でのZoom活用プロセスを簡単に紹介します。
https://zoom.nissho-ele.co.jp/blog/practice/zoom-meeting.html

私は、就職活動と採用活動の支援をするジョブウェブで二代目として代表を勤めていました。二代目として様々なことに取り組みましたが、その中の1つがZoomを活用したオンラインでの就職支援講座の実施や企業の採用活動のオンライン活用支援でした。

そこには2つの問題意識がありました。

・情報格差を増やすビジネスモデル
ジョブウェブは今となっては当たり前となったインターンシップや40人程度での膝をつけあわせた合同企業説明会などを広めにいった会社です。
しかし、実施回数や企業を広げることができたのは東京:8割、大阪:1割、その他地域:1割と地方。誰かが無理をしないとさらなる地方では開催できないという状況をなんとかできないかと感じていました。

・余幅がない採用活動
1シーズンの採用活動期間は、学生が大学3年6月頭〜大学4年6月末までという今シーズンの最後の締めくくりをしながら来シーズンの初動が始まる形で2つのシーズンが重なっています。しかも後半はイベントやセミナーが土日に入り連勤状態。
その間に、新入社員の受け入れや内定式などもあります。(ちなみに過去、リーマンショック以前では、大学3年10月頭〜大学4年4月末。)

これを1、2人などの少ない人数で回していくため、どうしても活動が前年踏襲となる結果、活動がルーティンになる。
その影響から考える時間が取りづらい、できれば早く引き継ぎたい業務になる、とにかく忙しく休みがない。
この状態を変えてから出ないと新しいチャレンジができないと感じていました。

その中で、Zoomを知ったのが2017年のはじめ。ジョブウェブの創業者である孝治さんが、シェイク創業者の森田英一さん教えていただいたのが始まりだった気がします。
これまでSkypeやHangoutの他にもappearin、Ustreamなどを触ってきましたが、結局はリアルには叶わないと感じてましたが、Zoomには決定的な違いがありました。それは何かというと、

双方向性です。

Zoomには回線が不安定でもなんとか音声は聞こえる事や、多人数開催がしやすいなど様々な効果があるのですが、私が最も可能性を感じたのは双方向性です。双方向性といってもチャットではなく、

・画面越しに対話ができる。
・それを多人数でもできる。
・なんなら参加者をいくつかの部屋に分けて話もできる。

「これでオンラインでもリアル同様に“参加型の機会”を作ることができる」

そこから自社主催で学生向けの就職支援講座や人事の方向けの勉強会をZoomで開催。
そこで蓄積したノウハウを元に富士フイルムさん、トヨタ自動車さん、コニカミノルタさんなどの製造業の方達。BCGさん、Takramさん、IDEOさん、アクセンチュアさん、アビームコンサルティングさんなどのコンサルティングファームの方達。など多くの方達とZoomを活用した施策を展開することができ、これまでは提供しづらかった地域の人たちにも難なく機会を提供できることに感動をしていました。

これらの経験から具体的にどのような形で開催できるのかをこれからお伝えしていこうと思います。

2. 具体的なZoom活用方法

現時点で多くの手法はZoomの機能でカバーでき、更には外部ツールを利用することでより充実した運営ができるようになっています。

例えば、様々な形式で考えたときにオンラインでできること、できないことは以下のような状況です。

(Zoomご紹介資料)アクセスさん同席用_190904

特に注目は、グループディスカッションやグループ別の質問会は問題なくできるという点です。

Zoomには、リアル開催の6人1グループに分かれて議論と同じく、参加者をメインルームに集めつつ、その中でサブルームをつくって議論するという運営ができるブレイクアウトルーム機能があります。

Zoom_ミーティング_ID__936-997-928_と_ミーティングを立ち上げる_-_Zoom

「え?ホストなのにそんな表示は画面に出てないんだけど。」という方は設定がオフになってますのでブラウザからZoomに入り設定から変更をしてください。

ブレイクアウトルームがあることでリアルと遜色ない参加型のプログラムの運営が可能です。私は参加型のプログラムとして、こちらをベースにプログラムを設計してます。

(Zoomご紹介資料)アクセスさん同席用_200217

グループ別質問会をブレイクアウトルームを活用する形です。
できれば導入時に参加者同士の交流も踏まえてブレイクアウトルームを実施しておくと、グループ別質問会の際には慣れることができますのでオススメです。

上記プログラムでは2時間あれば難なく実施できますが、なんとしても90分にしたいということであれば、以下のようなやり方で参加型にすることもできます。

(Zoomご紹介資料)アクセスさん同席用_200217

これはグループ別質問会を開催せず、全体での質疑応答の形式です。

参加型になっているポイントは「シェア」の時間です。
ここでは、参加者同士で印象に残っていることを共有したり、この後に質問したいことを共有する時間です。
同じテーマに関心を持ってきた人たちが同じ話を聞いたのに印象に残っていることが異なったりする。また他の人たちの気づきによって自分では気づけなかったことに気づける。そんな理解の幅を広げる時間を作ることができます。また、Q&Aセッションではその感想を聞きながら質問も聞くことができるためQ&Aのオペレーションもしやすくなります。

上記の基本パターンから自社で開催したいプログラムに置き換えていただくと運営のイメージも湧いてくるかと思います。

何度か開催をしていく中で、音にこだわりたい 、映像にもっとこだわりたいなども出てくるはずです。そうなってきたときに、マイクやスピーカー、カメラなどを購入されても良いかなと思います。

ちなみに私が家や会議室で実施する時の機材はこちら。

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これだけでいけます。

様々な企業 の方とやらせていただくときのグッズはこちらです。

・カメラ:ロジクール C922n Pro Stream Webcam 
・マイク:サンワサプライ 400-MC015PRO
・スピーカー:JBL Flip4

私はやりたいけれどもまだ開催できていないのは、オフィス見学ですね。
DJI OSMOなどがあればカメラとタブレットで繋いでオフィスツアーなんてことも問題なく開催できると思います。(もっと良いやり方があるよという方はぜひ教えてください。)

私からの共有は一旦以上です。

こういう場合はどうする?などのご質問あれば今後追記していきたいと思います。

今回の投稿が一人でも多くの方のWebセミナー開催の後押しや改善のヒントになれば幸いです。

もし開催にあたりなにかご相談やご質問あればSNS上でご連絡いただければと思います。当日の運営サポートも私はできないかもですが、最適な方をおつなぎいたします。

FB : https://www.facebook.com/shinjpapa
TW : https://twitter.com/shinjpp

この難局を乗り切りましょう!
最後までお読みいただき、ありがとうございました。

追記

20.2.28
大学のキャリアセンターの方から参加者側が準備する点や注意点があれば教えて欲しいと相談をいただきましたので、整理してみました。

20.2.25
記事をご覧いただいた方から直接や間接で以下のようなご相談をいただきました。

・実際にやる上で何名必要で、どのような役割分担なのか。
・参加者の出席確認はどうしたら良いか。

おそらく現時点で同じ悩みを持つ方もいれば、考えてなかったけれども今後同様の悩みを持つ方もいると思いますので、そんな方に向けて以下の記事を投稿しました。


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【Mission:仕事も楽しめる社会の実現/Vision:個人と組織にとって良い組織を増やす】新卒入社の会社で創業者の後を継ぎ二代目社長へ。6年務めた後、独立。現在は、シンガポール発のスタートアップに参画し人事全般を管掌。息子3人。趣味はキャンプとアルティメットと釣り。
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