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運営タイムテーブルを公開!Webセミナー運営は何名必要?必要な役割は?

先日、以下の記事を投稿したところ、想像以上の方達に見ていただき、今多くの方がWebセミナーの開催を検討されていると実感しました。ご覧いただいた方、ありがとうございました。

記事をご覧いただいた方から直接や間接で以下のようなご相談をいただきました。

・実際にやる上で何名必要で、どのような役割分担なのか。
・参加者の出席確認はどうしたら良いか。

おそらく現時点で同じ悩みを持つ方もいれば、考えてなかったけれども今後同様の悩みを持つ方もいると思いますので、そんな方に向けてこの記事を投稿します。

ここで公開するノウハウは、私だけでなくJobweb時代からZoom開催を一緒に進めてきた新田卓と共に試行錯誤を重ねた産物です。

できるようになってしまえばなんとでもないことですが、知っているかどうかで運営のスマートさは変わってくる点かと思います。ご参考になれば幸いです。

運営人数と役割分担

会社説明をして、参加者からの質問を受け付けるやり方であれば運営は1名で問題なくいけます。ただ、Zoomの魅力は双方向性だと感じていますので、ブレイクアウトルーム(以下、BO)の実施がオススメです。

BOを実施する場合、慣れないうちは司会ともう1名の合計2名だとスムーズに進めることができて安心です。

どのような役割分担なのかをイメージしやすいよう、「現場社員が3名登壇し、パネルディスカッション実施。その後、座談会形式の質問会」という2部構成のプログラムを想定したタイムテーブルを公開します。

遠慮なくコピー、ダウンロードいただき、適宜自社用に編集してください。もし役に立つことがあれば事後報告でも構いませんので共有いただいたり、この記事をシェアいただければ有難いです。

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BO実施プログラムを設計する上でのポイントは、始まった時のZoomの使い方の説明です。
このタイミングで一度参加者同士の自己紹介や交流を踏まえて一度BOを短くても良いので実施することで後で本格的に使う際の練習ができます。

BOを実施する際に、参加者が抱きがちな感想は「参加者にとってBOの終わり方がわからない」です。

BO終了時、ホストから終了の案内を送ると参加者には1分前のアナウンスが送られます。初めての場合、このアナウンスが届いた時にすぐに戻ってきてしまう人が一定割合でいらっしゃいます。
慌てて戻ってきてしまうと座談会が中途半端になりますので、終了時には1分前のアナウンスが届く認識を持つためにも一度BOの実施がオススメです。

これはBOに限らずプログラム上、初めてやると戸惑いかねないことをZoomの使い方説明も兼ねて最初にやっておくと考えるとZoomの使い方説明で自社がやるべきことも考えやすいかと思います。

参加者の出席確認

ZoomでWebセミナーを実施する場合、受付を設けることができないため、出席者を管理するにはリアル開催とは違った工夫が必要です。
参加者が少なければ目視でいけますが、10人以上になると目視では厳しくなります。その時に参加者の出欠を正確に管理するやり方を3つご紹介します。

1.チャット欄で名前などの必要事項を投稿(運営事務局宛にプライベートチャットで)
参加時にズームのチャット欄で名前などの必要事項を投稿いただくやり方です。このやり方で実施できるの運営人数は2人以上いて、参加者が2回目以上の接触でフォロー施策、参加人数が少ないなどなら有りだと思います。
初期接触で実施する場合は、あまりオススメできません。全員に向けたオープンなチャットで自己紹介は抵抗ある人もいますし、プライベートチャットはZoomの操作になれていない方には説明が必要になるためです。

2.アンケート回答を持って参加とするやり方
プログラムの最後のアンケート回答を持って参加にするやり方です。
この場合の注意点は回答しない方と途中で退室された方の取り扱いです。開催中に十分なアンケート回答時間を設けることやアンケート回答で出席扱いと説明を強調する必要があります。また、途中退室の方は参加とみなさないなどの割りきりも求められます。

3.出席登録用のWebフォームで回答を促す
会のスタート後にZoomのチャット欄にWebフォームのURLを投稿し、回答を促すやり方です。
アンケートではなく、名前と所属のみの1、2分で回答できるものを用意。場合によっては「なにか一言!」とチェックインの扱いでも良いです。
このやり方の注意点は、フォームの投稿タイミングです。WebフォームのURL をZoomのチャット欄で送る場合、 参加者は過去のチャット欄の投稿が見えません。そのため、Webフォームの投稿タイミングは、スタートしてから一定以上の時間が経過した後、遅刻者はいないであろう時間帯で投稿しWebフォームの回答を促すのがベストです。


私は基本的に3つ目の「出席登録用のWebフォームで回答を促す」やり方で実施しています。

Zoomの法人契約であれば後で参加者の名前を確認するやり方でもあると思いますが、Webフォームの場合集計も自動ですので楽ではと感じます。


今回は実践的なTipsをまとめました。
できるようになってしまえばなんとでもないことですが、知っているか知らないかで運営のスムーズさは変わる点です。

是非実践いただき、スマートな運営の参考にしていただければ幸いです。

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【Mission:仕事も楽しめる社会の実現/Vision:個人と組織にとって良い組織を増やす】新卒入社の会社で創業者の後を継ぎ二代目社長へ。6年務めた後、独立。現在は、シンガポール発のスタートアップに参画し人事全般を管掌。息子3人。趣味はキャンプとアルティメットと釣り。