【コドモンの導入】保育現場のあらゆる業務をICT化して、円滑化を図る

こんにちは。YOKOです。
関東地方もついに梅雨入りしましたね。戸外にでることができず、室内遊びの日々が続く、保育現場で働く方にとって工夫が必要な時期でもありますよね(わたしは苦手な時期でした・・・笑)。

私が以前在籍していた保育園では、雨の日や雪の日でも、子どもの要望があれば外にでる日もありました。毎回外に出るのはそれなりの計画や準備が大変かもしれませんが、たまには長靴やレインコートを着て雨を楽しむのもいいかもしれませんね(#^^#)

さて。そんな元保育士の私が考える保育現場の問題点を、３回に分けて投稿しています。第1回はこちら↓

【保育現場の課題】
①業務負担の差(フリー保育士の役割分担)
②ICT化の遅れ
③サービス残業(時間外、休憩中、休日)

今回は②ICT化の遅れについてです。

前回同様、
✔担任の業務を効率よく進めたい
✔園全体として業務を管理する仕組みを作りたい
という方への参考になったらうれしいです。

【保育現場の課題②ICT化の遅れ】

私は担任保育士、フリー保育士(以下フリー)として複数の職場を経験しています。
保育士の業務の中で最も多くの時間を費やすのが、書類作成という方がほとんどなのではないでしょうか。
それもそのはず、クラスを運営するうえで書類作成が最も重要でもあるからです。

◎どのような書類があるのか

①年間指導計画(年間カリキュラム、略して年カリ)
②月案
③週案
④日誌
⑤児童票
⑥連絡帳

これに加えて、障害児のいるクラスは支援児用の毎日の記録(行った保育の内容/反省)を書くことになります。

◎いつ書くか
基本的に子どもの午睡中。
午睡チェックもあるので、休憩を回しながら複数の保育士で交代で午睡をみています。

◎どのように書くのか
紙ベースorデータベース

と、ざっくりまとめてみましたが、改めてクラス運営において書類の記録の重要性を確認したいと思います。
私が考える理由は主に２つあります。

①日々変化する子どもの成長を保育の計画に活かすため
・・・子どもの理解を深めることで保育の内容の充実につながる
②保育士自身のフィードバックをするため
・・・保育士自身の振り返りや反省が保育の質の向上につながっていく

＜現状＞
毎日書類にたくさんの時間を充てていますが、勤務時間内に終わらず残業もしくはサービス残業につながってしまう傾向が多いように思います。

午睡中に子どもの体調不良があったり、会議があったりと物理的に時間が確保できない場合。
午睡の約2時間は、連絡帳・日誌・午睡チェック・製作活動等の準備(＋週末や月末は週案月案の反省や作成)を行うことになります。

そのため、休憩時間中に行っていたり、人手不足等で休憩すら回せずご飯を食べながら作業したりする園があるのも現状。

また、書類以外にも特に乳児の担任は連絡帳(最優先)、製作など日常的な保育の活動の準備や、行事前はたくさんの計画や準備もありますよね。

前回の記事でもフリーと業務分担をする提案がありますが、フリーが賄えない業務が多いのも事実としてあります。

表題に『ICT化の遅れ』と入れているのは、まだまだ紙ベースで書類作成をしている現場が多いため。
保育士時代、紙で管理することがリスクを生んでいること、効率化の妨げになっていることを実感しました。

【改善案】

◎コドモンの導入

CoDMON（コドモン）｜業界シェアNO.1 保育・教育施設向けICTシステム

コドモンというツールをご存知でしょうか？
保育・教育現場で行っているさまざまな書類の管理をICT化し、業務の円滑化を図れるシステムです。

公式ホームページによると、2021年6月現在で全国で8178施設で導入されているとのこと。ご存じの方も実際に使用されている方も多そうですね。
ホームページを見たらびっくり、公立施設でも導入され始めているようです。勢いが止まらないですね！

私自身も保育現場で使用した経験があり、効率化が大いに期待できるのが印象的でした。
コドモンを活用することで想定できることをまとめてみます。

＜コドモンでできること＞
①職員の勤怠管理/子どもの入退室(登降園)管理
②書類作成/管理
③シフト管理/請求事務(スポットや延長保育代など)

①タイムカードでの管理ができる点が便利です。打刻漏れは手動入力が必要ですが、残業申請や延長保育の管理がしやすいです。

また、子どもの遅刻や欠席の連絡もコドモンで行うことができるので、急な欠席連絡等も担任がすぐに対応することができます。

②保育所においてはほとんどの書類作成、管理がコドモンで可能です。

③①に共通しています。

＜メリット＞
①書類の管理、共有の円滑化(保育者間)がしやすい
②連絡帳、伝達事項、お便り配布(伝達漏れやお便りの配り忘れの防止)の確実化

①書類がクラウド上で管理されているので、自分自身だけでなく保育者間でもフィードバックがしやすい。パラパラと書類を探したり揃えたりする手間もなく、失くしてしまうリスクもなくなります(←ここ超重要)。

個人的に便利なのは写真の共有ができること。
園用のiPhoneも常備していれば、散歩や活動のときに撮った写真をタブレットにも共有できるので、連絡帳で保護者にも共有できるのがとても便利。

感染症対策でコミュニケーションに十分な時間を確保できないいまの状況においても、視覚的な情報を共有できるのは保護者にとって安心材料のひとつになり得るのではないでしょうか。

②コドモンにはお知らせ配信という機能があります。

全家庭への一斉配信やクラスごと、指定した家庭、さまざまなシチュエーションに対応でき(既読機能付き)、おたよりもコドモンで配信ができるので配り忘れ、伝達漏れのリスクがなくなります。
私の経験談として、おたよりを折って連絡帳に挟む作業が地味に手間でしたし、休みの子どもの分の管理とか、挟んだはずが落ちてしまっているときには、、あーーー！ってなっていました・・・（笑）

保育士間だけでなく、保育士⇔保護者間での情報共有もスムーズになるのは信頼関係を気づいていくうえでも心強い存在ですね。

＜デメリット＞
・パソコンの操作に慣れる必要がある
・機能改善が必要な部分がある

コドモンで作成できる書類とそうでない書類がある場合、管理がしづらい面もあります。

ただカスタマーサポート体制がしっかりしているので、「ここが使いづらい・・・」という点もテンポよく改善されている印象です。

最後に

いかがでしたでしょうか。
私も新卒から4年間の保育士時代、ICT化されていたのは入退室/勤怠管理のみで、書類はすべて手書きでした。入退室/勤怠管理も当時は改善点が多かったですが、アップデートのスピードが速かったのも、現在の業界シェアでトップを誇っている一つの要素だと感じています。

書類もICT化されてからは、管理や共有がしやすいし、個人的に修正のハードルが下がったのがうれしいポイントでした（笑）
(訂正印を押す手間がなく、考えながら書類作成ができるからありがたい)

次回は③サービス残業(時間外、休憩中、休日)について考えていきたいと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました！
保育や教育現場で日々頑張っている方々に何かしら届くものがあったらうれしいです。

個人のnoteにも保育士時代のことを記録しているのでよければ見てみてくださいね。