③ファシリテーションや会議の冒頭でやるべき4つとやってはいけない1つのこと
株式会社東風社 https://www.tofusha.co.jp/ 代表取締役 幸本陽平
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ファシリテーションとは
ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。 集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。 その役割を担う人がファシリテーター（facilitator）であり、会議で言えば進行役にあたります。（日本ファシリテーション協会より）
ファシリテーションという言葉はかなり浸透してきました。
簡単にいえば「会議などをうまく進行すること」で、学ぶための書籍や講座なども多数存在します。
しかし、浸透してきたがゆえに、安易にファシリテーションを行って失敗してしまうこともしばしば。書籍や講座で「なんとなくできそう」と思ってしまい、安易に実践することで「生兵法は大怪我のもと」になり、会議などがかえってぎくしゃくしてしまうことも。
そこで、本格的なファシリテーションを学んだり挑戦したりする前に、ファシリテーションの場面の冒頭、開始時に「やるべき4つのこと」と「やってはいけない1つのこと」をご紹介します。
私、幸本陽平は研修講師として研修を行ったり、企業のコンサルタントとして会議を行う上で、必ず最初に行う4つのことがあります。それによって、研修や会議が円滑に行われます。
この4つをやっておき、さらに「やりがちだがやってはいけない1つのこと」を回避すれば、よいファシリテーターとなり、円滑な会議となることでしょう。
冒頭でやるべきこと その③
ゴールを設定する
その会議や話し合いのゴール、すなわち「どこに向かって話し合うのか」「どんな状態になれば、この話し合いは終わるのか」を設定またはを確認します。
こちらは前回の「②目的を明確にし、共有する」と少し似ているかもしれません。
前回の「②目的を明確にし、共有する」は、「何のために」を明確にし、揃えることです。
「いいイベントを考えよう」と言っても、「いいイベント」の定義は人によって異なります。盛り上がる、参加者が多い、準備の手間が少ない、など。
そこで「この話し合いはどこに向かうのか？」を決めるのが前回の「②目的を明確にし、共有する」です。
今回の「ゴールを設定する」は、話し合いの終了、着地点と言ってもよいでしょう。
「話し合いで決めること」が決まれば、必然的に「それが決まったら、話し合いは終わり」と明確になります。
それが決まっていないまま話し合いを始めると、参加者は不安を抱えたまま話し合いを始めることになります。
・この話し合いで何を決めるんだろう？
・この話し合いで何かを決めるのかな、それとも意見交換や情報共有が目的なのかな？
・いつまで続くんだろう？この後に予定があるんだけど…
特に「決める」意識でいる人と、「意見交換、情報共有」の意識でいる人が混在していると、話は噛み合いません。
そうならないように、ファシリテーター（進行役）が最初にすべきは「ゴールの設定」です。
ファシリテーター、進行役自身が
「この話し合いで得たい結論は何か、どうなったら終了なのか」
を確認するのです。
具体例
話し合いのテーマが「イベント」ならば、
・イベントで「やること」を決める。
・イベントで「やること」と「予算」を決める。
・イベントで「やること」と「予算」と「役割分担」を決める。
…など、「話し合いで決めること」を決めるのです。
また、意見交換や情報共有が目的ならば、最初に
「この話し合いは意見交換が目的です。決める必要はありません」
と最初に宣言します。
この場合、「意見交換」がゴールだからです。
「ゴールの無いマラソンは走れない」
と私はよく言います。
さあ、走ってください！と言われて、それが100メートルなのか、10kmなのか、1,000kmなのかわからなければ、走っていて不安で仕方ないはずです。
野球は9回、サッカーは90分、と終わりが決まっているからこそプレーできます。
いつ終わるかわからないスポーツはプレーできません。
それなのにビジネスになるといつの間にか「終わり=ゴール」を決めておく感覚が薄れ、「可能な限り、精一杯がんばる」ことが良いかのように思われがちです。
人が「がんばる」ためには、終わりが見えていることが必要です。
人は、結論が予測できると安心します。
いつまでがんばればいいのか、わからなかったらがんばれません。
ファシリテーションや会議の冒頭でやるべき4つのこと、三つ目は
「目的を明確にし、共有する」
です。
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