ワークフローとは？システム化のメリット・デメリット
こんにちは。
日本とフィリピンの2拠点で活動しているソフトウェア開発会社のYNSです。
本日はワークフローの概要や、システム化におけるメリット・デメリットをご紹介します。
円滑な業務遂行に不可欠なワークフロー
ワークフロー（Work Flow）とは直訳すると「業務の流れ」で、業務で発生する一連の作業の流れや、流れを図式化したものを意味します。
どのような業界や業種であっても、一企業内に複数のワークフローが存在します。例えば、経費精算であれば「精算書の記入⇒上司の承認⇒経理部の承認⇒支払い手続き」といったフローに沿って処理されますし、有給休暇など人事に関する諸手続きにも、「申請書の記入⇒上司の承認⇒人事部の承認⇒手続き」とった一連の流れが存在します。
上記例のように、業務ごとに適切なワークフローを設定し運営することによって、業務を円滑に進めることができます。
ワークフローのシステム化とは
ワークフローシステムとは、これまで紙ベースやメールで運用していた社内稟議や各種申請などのワークフローを、システム導入により電子化・効率化することを指します。
紙ベースのワークフローが抱える問題点
・手間がかかる
「書類の保管場所探し ⇒ 記入・捺印 ⇒ 回覧・承認 ⇒ ファイリング」と、一連の業務に時間と手間がかかります。決裁者が回覧するために、書類を郵送しているケースではさらなる労力が発生しています。
・進捗が見づらい
申請した稟議がどこまで進んでいるのか、いつ決裁が下りるのかが分からないまま待つのは、申請者の不安を招く要因にもなります。
・履歴が見づらい
過去の履歴を確認したくても、書類を探し出すのに時間がかかるだけでなく、書類の保管にまとまったスペースが必要になります。
・出社が必要
営業職など、外出の多い従業員が申請のために会社に戻ならければならないケースもあるのではないでしょうか。出社しないとできない業務が存在することは、今後、コロナ禍で起きたように急遽リモートワークに対応せざるを得なくなった際のボトルネックになり得ます。
システム化のメリット３つ
まずはメリットを見ていきましょう。
①生産性向上
これまで人の手がかかっていた印刷や回覧、郵送や保管などの業務を削減でき、従業員がコア業務に一層専念できる環境が整います。
またシステムが申請時の記入漏れなどを自動で検出するため、ミスによる回覧後の差し戻しといった無駄を省くことができます。
➁意思決定のスピード向上
システムでは、申請内容や金額などの諸条件に応じて、適切な承認ルートを判別します。これまで１件１件行っていた承認ルートの設定が不要になるほか、次の決裁者に回覧する手間もなくなり、意思決定のスピードと精度が向上します。
③多様な働き方への対応
申請から決裁までオンラインで完結するため、リモートワークや直行直帰など、多様な働き方に対応することができます。
デメリットは、従業員へのケアコスト
ワークフローに限らず「システム化を検討しているけど導入に踏み切れない」という場合、従業員のITリテラシーに差があることが理由の一つかもしれません。システム導入が業務効率化につながるとはいえ、これまで慣れ親しんできた手法から大きく変わることからも不安や不満を感じ、反対派の声が強くなる場合があります。
そのような従業員にも利用を促進し、システム化のメリットを感じてもらうための社内浸透施策や教育の実施コストが、デメリットと言えます。
他にも、システム障害が起きた際に一時利用ができなくなる可能性や、データが消えるリスクがあります。そのため、データのバックアップ体制や災害・セキュリティ対策について確認しておきましょう。
まとめ
本日はワークフローの概要や、システム化におけるメリット・デメリットをご紹介しました。
「導入を検討したいけど、どのシステムを選べばいいか分からない」
「導入を機に業務フローを見直したい」という方は、専門家の力を頼るのも一手です。
弊社YNSでも、導入サポートを行っています。丁寧なヒアリングでお客様がシステムに求めるものを明確にし、最適なシステムの選定からワークフロー設計、運用支援まで一気通貫でお任せいただけます。
ぜひ一度お気軽にお声がけください。
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