ワークフローシステムの選び方と、導入を成功させるためのポイント

こんにちは。
日本とフィリピンの2拠点で活動しているソフトウェア開発会社のYNSです。
前回はワークフローの概要や、システム化におけるメリット・デメリットをご紹介しました。今回は、システムの選び方や気を付けたいポイントをご紹介します。

多様にあるワークフローシステム

ワークフローシステムと一口に言っても、あらゆる企業から多種多様なシステムが販売されています。

▼ワークフローシステムの分類
①機能面
シンプルなものから、大人数や複雑なフローに対応できる高機能なものまで存在する。
➁導入形態
クラウドかパッケージかに大別される。
ノーコード・ローコードツールという選択肢もある。
③料金体系
買い切りか、サブスクか。
サブスクにはユーザー数に応じた課金など、企業によってプランが異なる。

選定時のポイント

ここからは、自社に合ったシステムを選定するポイントをご紹介します。

①必要な機能が備わっているか？

　自社のワークフローと照らし合わせて、導入後も問題なく運用できる機能がシステムに備わっていることが大前提です。特に承認ルートが複雑かつ大規模である場合は、システムの標準機能で対応できるか、カスタマイズが必要かなどの確認が必要です。外国籍の従業員が多く多言語対応が必要な場合も、予め対応言語を確認しておきましょう。

➁使いやすいか？

せっかく導入しても利用が進まないというケースを招かないように、デモ画面やトライアル利用時に、画面の見やすさや操作性を確認しておくとよいでしょう。

③利用開始がスムーズか？

システムの中には、現在運用中のワードやエクセルデータを取り込み、今と変わらない見た目で利用できるものがあります。従業員のITリテラシーに不安がある方や、導入後の社内浸透を円滑に行いたい方は、エクセル取り込み型を選択肢に入れるとよさそうです。

④運用しやすいか？

導入後に承認ルートや利用者の変更が生じた際に、総務や経理といったバックオフィスの従業員でも設定変更ができるのか、あるいは情報システム室などITの知識をもつスタッフでないと変更できないのか、はたまたシステム会社への依頼が必要なのか。運用方法が自社に合っているかもポイントです。

⑤コストが見合っているか？

初期費用や月額利用料、保守費用などシステム導入により発生する費用が、導入によって削減できる用紙代や郵送代、人件費などのコストを考慮して妥当か、自社の予算感に合うか、検討しましょう。

⑥外部システムと連携できるか？

既存のシステムやコミュニケーションツールと連携したい場合、それらが可能かを確認します。
　

システム化を成功させるために

ここまで、自社に合ったシステムの選び方をご紹介しました。ここからは、システム導入を成功させるために気を付けたいポイントをご紹介します。

①目的を明確にする

システム導入によって得たい効果を明確にし、社内で共通認識を持つことが大切です。目的が明確だからこそ、システム化の範囲や必要な機能を正しく設定できるため、オーバースペックなものを導入して費用が高額になる事態や、機能が足らずに使われなくなるリスクを避けることができます。

➁自社のワークフローを整理しておく

自社にどのような業務があって、それぞれどのようなフローで行われているのかを事前に洗い出しておくことで、システムに必要な機能を精査する精度が向上します。

③従業員へのケアを忘れない

ワークフローのシステム化にあたり、これまで慣れ親しんできた業務から大きく変わることに不安を感じる従業員もいるでしょう。
そのような従業員への説明や教育といったケアを行うことが、社内の利用促進につながります。
　

まとめ：自社に合ったワークフローシステムを選ぼう

ワークフローシステムを導入し、業務効率化や生産性向上、意思決定のスピード向上を実現するために、本日ご紹介したポイントが参考になれば幸いです。
「業務フローの洗い出しが大変」
「導入を機に業務フローを見直したい」
「システム化の範囲が適切か不安」という方は、専門家の力を頼るのも一手です。
弊社YNSでも、導入サポートを行っています。丁寧なヒアリングでお客様がシステムに求めるものを明確にし、最適なシステムの選定からワークフロー設計、運用支援まで一気通貫でお任せいただけます。
ぜひ一度お気軽にお声がけください。

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