私がしてる仕事の工夫
こんばんは。ご覧いただきありがとうございます。
障がい者雇用の現場に15年働いている経験からこの記事を書いています。
今回は仕事の工夫について書いていきたいと思います。よかったら、好き、フォロー、コメントなどしていただけると励みになります。よろしくお願いいたします。
１．マニュアルの作り方
私は障がい者雇用の現場に15年いますが、マニュアルを作るときに作っているのは最初に社会人になったSEの仕事の経験がそのまま生きています。難しいことは何もなくて、1ページに1操作、1画面のスクリーンショットという風に作っています。最近は動画であったり、Google Meetsで画面の動きを説明しながらやることも追加してやっています。膨大な量になるんじゃないかと思われるかもしれませんが過去最高で120ページくらいで、なにかの通常の日々にやるようなことだと60ページもあれば大丈夫です。これをまとめて書くと混乱の原因になります。60操作を順番にやればだれがやっても同じ結果が得られる。こういうマニュアルを書くと利点としては、エンジニアにすかれます。業務のIT化、いまでいうとDXですね。AIに仕事を投げるとしたらこうしないとできません。
２．判断の基準は明確にする
例えば何かの書類のチェック作業をするとします。あっている、間違っているの判断はどこでするのかは明確にします。徹底的にロジカルに組むし、ロジカルに説明します。判断に迷ったときは質問してもらうようにしています。これもできない人多いですね。とくに仕事を投げる側の人のほうがおおいですね。どっちでもいいが一番こまるんですよね。判断の言語化は必須です。仕事を教える場合。判断について聞く場合はこの場合は私はこう思ったけど、こうかなと思ったので迷ったんですがどうしたらよいですかと聞ける人は良い質問です。そうでなくても判断に迷ったら聞くのが良いです。一番困るのはこうで大丈夫だと思いましたとなることです。迷ったら聞いたほうがいいです。
３．自分なりのマニュアルの必要性
その人が何の障害を持っていて、得意不得意って結局人によって変わるんです。これはIQが頭の良さで知的障害かどうかわけるとしても、関係はないです。自分の中でよく間違える場面はこうだなとか、こういうところが良く忘れるなとか、この操作は忘れがちになるなとかを自分の中で整理するのが大事です。これはこのマニュアルで書けない部分です。自分の苦手があって、得意があって個性だと思っています。これは私は○○だからできないといわれるとちょっと待てと言いたくなることです。じゃあどうすればできるかを一緒に考えようよってなります。
４．正確性より速度
これは私の個人的な見解です。なぜ速度重視かというと、早く終わって稼いだ時間でミスを直せばよいと考えているからです。これもどちらかといえばエンジニアリング発想です。PDCAというよりトライアンドエラーの回す速度が速い人ほど良いと思っています。例えば、ある程度進んで、もしかしてこれってこうだったかも？みたいなことってないですか？全部やり直さないかもしれない。そうなったときを想像してみればよいと思います。それだとこれで大丈夫かなと聞いたほうが良いです。私は大体前のミスは良いから先にやってくれと言います。
５．口伝
これはチームで何かの仕事をするときに必要なことです。私はわからないことは大体すぐ聞きます。これはオフィス環境だと簡単なんですが、テレワーク環境だとなかなか難しいです。ですがチーム内でこれ聞いても大丈夫かなということはなくします。しかし、外資系の会社で発注書を作る仕事をしてたときはこれが行き過ぎて全部口伝になってしまいました。理由はどう処理するかのアップデートが早いことと、組織のルールが大幅に変わって作業工程の変更が突然入るためにマニュアルを作ってると、完成したときにはそのやり方は古いとなってしまっていたからです。新しい人が入ってくると誰かが付きっ切りで教えます。仕事量が多すぎて残業が常態化した結果、どうすれば早く終わるのかをチームで追及した結果、全部口伝ということになりました。シンガポールでも同じようなチームを作るからマニュアルをくれといわれたときにそんなものはないといったときに驚かれました。チームコミュニケーションがうまくいってるとマニュアル入りませんが、コミュニケーションをとるのが難しい方が入ってくると難しかった反省もあります。
結論
マニュアルは、だれがやっても同じ結果が得られるように作る。1操作1行書いていくと良いです。与えられたマニュアル通りにやってもミスはあるし、ミスはする。自分なりのマニュアルの整備が必要。正確性よりスピード。早く終わればそれはミスがあったときの挽回できる保険になる。曖昧な判断はしない。わからないことは聞く。常に聞ける環境を整備しておくことも重要です。
とはいえ
理論的に正しい説明をずっとしていると、人は動いてくれないんですよね。
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